Lotes de aplicación automática
Cuatro tarjetas hermanas —aplicación automática de recibos de caja, notas de crédito, desembolsos y notas de crédito de proveedor— que vinculan de un día para otro los documentos de liquidación marcados con las facturas abiertas. Un solo manual las cubre todas.
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar estos lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla; el resto solo encuentra las aplicaciones que crea.
Las cuatro tarjetas, una al lado de la otra
| Tarjeta | Aplica | A | Marca de participación en el documento |
|---|---|---|---|
| Lote de aplicación automática de recibos de caja | Recibos de caja | Facturas pendientes del mismo cliente y la misma entidad | Aplicar recibo automáticamente |
| Lote de aplicación automática de notas de crédito | Notas de crédito | Las facturas pendientes del cliente, de la más antigua primero | Aplicar nota automáticamente |
| Lote de aplicación automática de desembolsos | Desembolsos con importes sin aplicar | Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y la misma entidad | Los importes sin aplicar califican en el lado del desembolso |
| Lote de aplicación automática de notas de crédito de proveedor | Notas de crédito de proveedor | Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y la misma entidad | Aplicar nota automáticamente |
Las reglas de vinculación compartidas, explicadas
| Regla | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Participación por documento | Solo se tocan los documentos marcados (o los pagos con importes sin aplicar); la vinculación manual sigue siendo tuya donde la quieras. |
| Misma parte, misma entidad | El dinero nunca se desplaza entre clientes, proveedores ni empresas. |
| Más antigua primero (FIFO) | Las facturas abiertas se saldan en orden de fecha de factura, la norma contable. Las facturas que llevan una Prioridad de aplicación se adelantan en la cola. |
| Sensible a las dimensiones | Con Forzar coincidencia de dimensiones al aplicar marcada, solo califican las facturas con dimensiones de costo coincidentes. |
| Libros cerrados respetados | Ninguna aplicación cae jamás en un período cerrado. |
Cómo programarlo
Los cuatro a diario, de un día para otro, después de la generación de documentos. El orden entre los cuatro rara vez importa; dale a cada uno su propia franja para tener registros más limpios. Ejecutar ahora brilla después de las importaciones masivas (los recibos de un día cargados a las 4 p. m. no deberían esperar hasta la medianoche).
Una noche de ejemplo: los recibos de Meridian
Durante el día, el equipo de cuentas por cobrar de Meridian registra los pagos de clientes de la jornada, y marca cada recibo con Aplicar recibo automáticamente al crearlo (el formulario trae valores predeterminados sensatos). De un día para otro, el lote de recibos de caja toma cada recibo marcado y recorre las facturas abiertas de su cliente en la misma entidad, de la fecha de factura más antigua primero, aplicando hasta agotar el dinero del recibo. Un recibo cuyo cliente tiene una factura con Prioridad de aplicación salda esa antes que el resto de la cola. Un recibo queda sin aplicar: los libros de su entidad están cerrados hasta la fecha relevante, así que el lote lo deja a salvo en su bolsa sin aplicar y anota el motivo en la entrada de auditoría de la ejecución. A la mañana siguiente la tarjeta aparece en verde, el recuento de pendientes está cerca de cero, y la única excepción es una espera deliberada y documentada, no un misterio.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Esperar que el lote vincule documentos que nadie marcó | La aplicación automática es de participación por documento; los recibos y notas sin marcar esperan para siempre | Marca al crear el documento, y vigila la tendencia del recuento de pendientes, no solo los resultados de las ejecuciones |
| Llamar «la factura equivocada» a la elección de FIFO | La más antigua primero es la norma contable y el comportamiento documentado | Define la Prioridad de aplicación en las facturas que realmente merezcan encabezar la cola |
| Corregir una vinculación incorrecta eliminando el pago | El dinero era real; solo su vinculación estaba mal | Elimina la aplicación, aplica manualmente y ajusta las prioridades para la próxima vez |
| Ejecutar los cuatro antes de que se generen los documentos | La pasada no encuentra nada; la vinculación espera un día más | Colócalos después del lote de transacciones recurrentes en el orden nocturno |
| Ignorar la coincidencia de dimensiones cuando está forzada | Facturas perfectamente válidas parecen «omitidas»: simplemente sus dimensiones no coincidieron | Lee los motivos de la ejecución; alinea las dimensiones o aplica manualmente donde corresponda |
Cómo monitorearlo
Verde significa: la tarjeta muestra Programado, la marca de tiempo de la última ejecución corresponde a la franja esperada y el icono de resultado es informativo. Ante cualquier otra cosa, haz clic en Ver registro de auditoría: el registro de la ejecución enumera procesados / correctos / fallidos, con un motivo por cada fallo. Cada tarjeta muestra su recuento de pendientes; un número de pendientes creciente con ejecuciones en verde significa que los documentos no están marcados, no que el lote esté fallando. Esa es una señal de capacitación de usuarios, no de operaciones.
Solución de problemas
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| Un documento marcado quedó sin aplicar | No hay una factura abierta elegible para esa parte/entidad, las dimensiones no coincidieron, la única factura abierta tiene fecha futura (aún sin saldo) o el período está cerrado; el registro indica cuál fue. |
| Se vinculó primero la factura «equivocada» | FIFO funcionó según el diseño. Enseña a usar la Prioridad de aplicación para las facturas que deban adelantarse en la cola. |
Qué sigue
- Lotes de aplicación automática (CR/CM/CD/VM) — qué hace el lote, en profundidad.
- Pestaña Operaciones — la consola.
- Registro de auditoría — cómo leer el historial de ejecuciones.
Preguntas frecuentes
Solo los que tu contabilidad utilice. Cada tarjeta se programa de forma independiente: una organización que nunca emite notas de crédito de proveedor puede dejar esa tarjeta como No programada sin afectar a las demás.
Vinculó la más antigua: correcto por defecto, incorrecto cuando una factura concreta debería ir primero. Elimina la aplicación, aplica manualmente y define la Prioridad de aplicación en las facturas que merezcan encabezar la cola.
No había un destino elegible: nada abierto para esa parte en esa entidad, las dimensiones no coincidieron, la única factura abierta tiene fecha futura (su saldo aún no existe) o el período estaba cerrado. La entrada de auditoría de la ejecución indica cuál fue el motivo, y mientras tanto el dinero permanece a salvo en su bolsa sin aplicar.
Nunca: misma parte, misma entidad es una regla estricta en las cuatro tarjetas. El recibo de un cliente solo se encuentra con las facturas de ese cliente en esa entidad.
En los propios documentos: Aplicar recibo automáticamente en los recibos de caja, Aplicar nota automáticamente en las notas de crédito y notas de crédito de proveedor; los desembolsos califican por tener importes sin aplicar. Márcalas al crear el documento y los lotes nocturnos hacen el resto.
Sí: es la acción recomendada después de una importación masiva. El lote solo toca documentos marcados con importes sin aplicar y solo crea aplicaciones que serían válidas de forma manual, incluidos los libros cerrados.
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