Creación de una nota de crédito
La factura de renta de marzo de NovaTech salió $1,200 más alta de lo debido. Así fue como el auxiliar de cuentas por cobrar de Meridian emitió el crédito correctivo — comenzando por la factura misma, que casi siempre es el lugar correcto para empezar.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar notas de crédito requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden verlas pero no crearlas ni contabilizarlas.
Desde la factura que se corrige
Abre la factura contabilizada y elige Crear nota de crédito
La acción está en la página de registro de la factura de venta (revisa el menú desplegable ▼ si no la ves como botón). REDA Financials abre un formulario de crédito prellenado.
Observa qué se trajo — y qué se invirtió
Los datos de encabezado (entidad, cliente, referencia, condición de pago, dimensiones) se copian de la factura; el Tipo de factura se establece en Nota de crédito; la fecha de la nota pasa a ser hoy; el vínculo Factura original apunta de vuelta a la fuente; y cada línea llega marcada como línea de crédito, que es lo que hace que el total sea negativo.
Recorta las líneas a lo que realmente estás acreditando
Una copia completa acredita toda la factura — correcto para una reversión completa, demasiado para una corrección de $1,200. Elimina las líneas que se facturaron correctamente y ajusta la cantidad o el precio de la línea restante para que la nota totalice exactamente −1,200.00. Agrega una descripción clara ("Corrección — error de medición de la renta de marzo de 2026"); tu cliente lee este documento.
Guarda — y luego deja que la aprobación siga su curso
Las notas nuevas comienzan con Estado de aprobación Pendiente. Una vez aprobada (o si tu política las marca como No requerida), contabiliza. La contabilización reversa el ingreso y reduce la cuenta por cobrar de NovaTech de inmediato — consulta Descripción de las notas de crédito para la contabilidad.
Qué copia la acción — y qué establece
Saber exactamente qué hace el prellenado te ahorra volver a revisar cada campo:
| En la nueva nota | De dónde proviene |
|---|---|
| Entidad, Cliente, Libro mayor | Se copian de la factura de origen — una nota siempre corrige dentro de la misma empresa y el mismo cliente. |
| Referencia, Descripción, Condición de pago, dimensiones | Se copian, para que la nota lleve el mismo contexto que tenía la factura. Edita la descripción para indicar qué se está corrigiendo. |
| Tipo de factura | Forzado a Nota de crédito. |
| Fecha de factura | Hoy — la corrección pertenece al período en que la emites, no al período de la factura original. |
| Estado | Borrador, con Estado de aprobación Pendiente — nada afecta los libros hasta la aprobación y la contabilización. |
| Factura original | Establecida en la factura de origen. Mientras esté establecida, el crédito solo puede aplicarse a esa factura. |
| Líneas | Todas copiadas con la casilla línea de crédito marcada — las cantidades y los precios permanecen positivos; la casilla es lo que vuelve negativo el total. El impuesto de las líneas se reversa junto con ellas. |
| Número de documento | De la propia secuencia de numeración Nota de crédito de la entidad al guardar (Meridian: MCM001001, MCM001002…) — separada de la secuencia de facturas. |
Desde cero (sin factura de origen)
Un crédito por buena voluntad o una concesión negociada puede no corregir ninguna factura específica. Crea una factura de venta a mano, establece Tipo de factura = Nota de crédito, agrega líneas y marca Línea de crédito en cada una (las cantidades y los precios permanecen positivos — la casilla invierte el signo), deja Factura original vacía para que el crédito quede libre de aplicarse a cualquier factura, y contabiliza tras la aprobación. El número de documento proviene de la propia secuencia de numeración Nota de crédito de la entidad en cualquier caso.
Si la contabilización te detiene
- "Credit Memo must have a negative total. Use Credit Line lines to produce a negative total amount." — al menos una línea no está marcada como línea de crédito, o una línea de cargo pesa más que los créditos. (Se permiten notas mixtas — un crédito con un pequeño cargo por reposición de existencias — siempre que el neto sea negativo).
- "El total de la Nota de crédito es cero — nada que contabilizar." — las líneas se anulan entre sí; revisa las cantidades.
- "This document requires approval before posting." — la nota sigue Pendiente; consíguele la aprobación primero.
Se aplican algunas protecciones más porque, por debajo, una nota es una factura de venta — la misma disciplina, los mismos mensajes:
| El mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| "El Cliente debe ser una cuenta de tipo Cliente o Cliente y Proveedor. La cuenta seleccionada es un Proveedor — las Facturas de venta requieren cuentas de clase cliente." | Las notas, como las facturas, necesitan una cuenta de clase cliente — corrige el Tipo financiero de la cuenta o elige el tercero correcto. |
| "La Fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del Período contable seleccionado." | La fecha y el período no concuerdan — normalmente tras editar la fecha en un borrador; deja que el período se vuelva a derivar. |
| "La Factura de venta debe tener al menos una línea antes de contabilizar." | Recortaste todas las líneas — una nota necesita al menos una línea de crédito para indicar qué se está acreditando. |
| "Las Facturas de venta contabilizadas no pueden editarse. Use la acción Anular para revertir, o espere la acción de reversión." | Una vez contabilizada, la nota queda bloqueada como cualquier factura. ¿Monto equivocado? Anúlala y emite una nueva. |
| "Las Facturas de venta contabilizadas no pueden eliminarse. Anule la factura en su lugar." | Solo los borradores se eliminan — un crédito contabilizado nunca desaparece en silencio. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Conservar cada línea copiada para una corrección parcial | La nota acredita toda la factura — NovaTech recibiría $9,800 de vuelta en lugar de $1,200 | Recorta a las líneas que se corrigen y ajusta la cantidad o el precio a la diferencia exacta |
| Escribir un precio negativo para volver negativo el total | Va contra el diseño — la casilla de línea de crédito es la que invierte el signo; los negativos duplicados vuelven a dar un cargo | Mantén las cantidades y los precios positivos; marca Línea de crédito |
| Dejar la descripción copiada sin tocar | El cliente recibe una NOTA DE CRÉDITO que se lee exactamente como la factura — confusión, y luego una llamada telefónica | Indica qué se corrige: "Corrección — error de medición de la renta de marzo de 2026" |
| Antedatar la nota a la fecha de la factura original | La corrección cae en un período anterior — posiblemente cerrado — y distorsiona el ingreso reportado | Deja la fecha como hoy; la corrección pertenece al período en que encontraste el error |
| Olvidar el bloqueo de Factura original en un crédito por buena voluntad | Las aplicaciones a cualquier otra factura se rechazan hasta que se borre el vínculo | Para créditos de libre disposición, deja (o borra) Factura original vacía antes de contabilizar |
Qué sigue
- Aplicación de notas de crédito — poner el crédito a trabajar.
- Reembolso de nota de crédito — cuando el cliente prefiere efectivo.
- Descripción de las notas de crédito — los conceptos y la contabilidad.
Preguntas frecuentes
Acredita la diferencia cuando la factura está mayormente correcta (los $1,200 de Meridian sobre una factura de $9,800). Acredita en su totalidad y vuelve a emitir cuando la factura está estructuralmente mal — inquilino equivocado, propiedad equivocada, período equivocado — para que el reemplazo quede limpio por sí solo.
Dos cosas: documenta por qué existe la nota y restringe la aplicación — mientras esté establecido, el crédito solo puede compensar esa factura. Borra el campo si el crédito debe poder usarse contra las demás facturas del cliente.
No — las plantillas recurrentes generan únicamente documentos de tipo Factura y Recibo. Un descuento recurrente corresponde a la factura recurrente (una línea con descuento), no a una serie de notas.
Sí — emite la nota (borra el vínculo Factura original si la factura pagada no puede absorberla) y luego aplícala a su próxima factura o reembólsala en efectivo. El crédito existe de cualquier manera; solo cambia la forma en que se liquida.
Las notas de crédito toman su número de su propia secuencia de documentos Nota de crédito en la entidad, separada de la secuencia de facturas — de modo que los créditos se reconocen de un vistazo en listas, estados de cuenta y auditorías. El número se asigna cuando el registro se guarda.
Sí — las líneas copiadas conservan su tratamiento fiscal, y la contabilización reversa el impuesto junto con el ingreso, manteniendo tu declaración de impuestos alineada con la corrección. Acredita exactamente la línea gravada que estás corrigiendo y el impuesto sigue la proporción correcta automáticamente.
Las notas contabilizadas quedan bloqueadas como las facturas. Si aún no se ha aplicado ningún crédito, anula la nota y emite una corregida. Si ya se aplicó algo de crédito, reversa primero las aplicaciones — un documento con dinero moviéndose contra él no se puede anular.
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