Descripción de la asignación de gastos
Una empresa paga la factura; varias empresas disfrutaron del beneficio. La casa matriz firma la póliza de seguro que cubre a cada subsidiaria, una entidad aloja la suscripción de software que todos usan, una empresa inmobiliaria paga los honorarios de auditoría del grupo. La asignación de gastos es la forma en que REDA Financials redistribuye ese costo desde la entidad que lo pagó hacia las entidades que lo consumieron, con una contabilidad intercompañía clara generada automáticamente.
Acceso que necesitarás. Asignar requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de CxP) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema): las mismas personas que contabilizan las facturas. Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver pero no asignar.
Las piezas
| Pieza | Función |
|---|---|
| Lote de asignación | El documento de asignación en sí, creado a partir de la factura, que contiene la fecha y las líneas de la ejecución. Tiene su propio ciclo Borrador → Contabilizado → Anulado. |
| Líneas de asignación | Cada línea indica: esta entidad recibe este porcentaje, opcionalmente en una cuenta específica y opcionalmente incluyendo su parte del impuesto. |
| Lista de asignación de gastos | Una plantilla reutilizable de la división (entidades + porcentajes): define "Costos de casa matriz: 60/25/15" una vez y aplícala siempre. Consulta Configurar reglas de asignación. |
| El asiento contable generado | Lo que crea la contabilización del lote: la contabilidad que mueve el costo. Un asiento, generado por el sistema, enlazado de vuelta al lote. |
La pantalla de asignación
En cualquier factura de compra contabilizada, haz clic en Asignar gastos:
Trabaja en el nivel que se ajuste a la factura: el nivel de encabezado divide toda la factura con un solo conjunto de porcentajes (deben sumar exactamente 100%); el nivel de línea da a cada línea de factura su propia división (hasta 100% por línea; puedes reubicar deliberadamente solo una parte de un costo). Porcentajes o montos fijos: la cuadrícula acepta ambos.
La pantalla, pieza por pieza
| Control | ¿Obligatorio? | Qué hace |
|---|---|---|
| Plantilla de asignación + Aplicar | No | Elige una Lista de asignación de gastos guardada y aplícala: las filas se llenan con sus entidades y porcentajes, listas para ajustar |
| Fecha de asignación | Sí | La fecha contable de la reasignación: en qué período cae el asiento contable generado |
| Descripción | No | La explicación humana de la ejecución: "División del seguro grupal de marzo" vale la pena a la hora de la auditoría |
| Entidad receptora (por fila) | Sí | Qué empresa asume esta parte del costo |
| Cuenta contable (por fila) | Prellenada | Dónde cae la parte en los libros de la receptora: por defecto es la cuenta del costo original; anúlala solo cuando la receptora clasifique el costo de otra manera |
| % de participación / Monto (por fila) | Sí (uno de los dos) | Cuánto se mueve: escribe un porcentaje o un monto fijo; el otro se calcula |
| Casilla Impuesto (por fila) | No | Si la parte de esta entidad incluye su proporción del impuesto de la línea |
| Guardar borrador / Asignar y contabilizar | — | Borrador guarda el lote sin efecto contable; Asignar y contabilizar crea el lote y su asiento contable de una sola vez |
Las reglas que la pantalla aplica
| La regla | Qué significa |
|---|---|
| La factura debe estar contabilizada | La asignación redistribuye el costo que existe en el libro mayor: si lo intentas antes, obtienes el mensaje exacto "La Factura de compra debe estar Contabilizada antes de poder contabilizar el lote de asignación." |
| Las divisiones a nivel de encabezado suman exactamente 100% | Toda la factura debe quedar íntegramente asignada en un solo conjunto de porcentajes. |
| Las divisiones a nivel de línea se mantienen dentro del 100% por línea | Las partes de cada línea no pueden exceder la línea, pero pueden sumar deliberadamente menos, dejando el resto en casa. |
| Nunca hay sobreasignación | A lo largo de varios lotes, una línea de factura nunca puede ceder más que su capacidad restante: la pantalla muestra el monto disponible y bloquea el exceso. |
Qué hace la contabilización del lote
Supón que la entidad estadounidense de Meridian pagó una factura de seguro grupal de $3,400 y el 30% corresponde a su empresa hermana del Reino Unido. Contabilizar esa asignación genera un asiento contable que cumple dos funciones:
| Cuenta (Entidad) | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Mover el costo… | ||
| Gasto de seguros (entidad del Reino Unido) | $1,020 | |
| Gasto de seguros (entidad de EE. UU. — el costo sale de vuelta) | $1,020 | |
| …y registrar quién le debe a quién | ||
| Cuenta por cobrar intercompañía (entidad de EE. UU.) | $1,020 | |
| Cuenta por pagar intercompañía (entidad del Reino Unido) | $1,020 | |
- El estado de resultados de cada entidad ahora muestra su verdadera parte del costo.
- El par intercompañía (usando las cuentas IC configuradas de cada entidad) mantiene ambos balances generales fieles: la empresa del Reino Unido le debe $1,020 a la empresa de EE. UU., de forma visible.
- El asiento contable está marcado como generado por el sistema, es de tipo Asignación de gastos y está enlazado al lote: trazabilidad completa desde factura → lote → asiento → movimientos del libro mayor.
Correcciones
Reabre un lote contabilizado a Borrador y su asiento contable se elimina automáticamente: ajusta la división y contabiliza de nuevo. Anúlalo (se requiere un motivo) y el asiento se elimina de forma permanente, conservando el lote para la pista de auditoría. La factura original nunca se ve afectada por nada de esto.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Asignar desde una factura en borrador | Aún no hay costo en el libro mayor para mover: la pantalla lo rechaza | Primero contabiliza la factura; luego asigna |
| Esperar que cambien las CxP de la entidad receptora | La asignación mueve el costo, no la deuda con el proveedor: malinterpretar esto confunde la planeación de efectivo | Recuerda: la entidad pagadora sigue pagando al proveedor; la hermana le debe a la entidad pagadora |
| Reescribir la misma división cada mes a mano | Los errores de tipeo cambian las proporciones sin avisar; el mes tres no coincidirá con el mes uno | Guarda la división como una Lista de asignación de gastos y aplícala, o automatiza con la asignación automática |
| Anular de forma rutinaria la cuenta contable en las filas | El costo cae en cuentas distintas por entidad, y los informes consolidados dejan de cuadrar | Deja la cuenta prellenada (la misma que el costo original) a menos que la receptora realmente lo clasifique de otra manera |
| Corregir una división errónea con un segundo lote opuesto | Ahora dos lotes y dos asientos explican un solo número | Reabre el lote (su asiento se elimina automáticamente), corrige y vuelve a contabilizar |
Qué sigue
- Configurar reglas de asignación: construye las plantillas de división reutilizables.
- Ejecutar la asignación automática: asigna de forma programada, sin intervención manual.
- Liquidación de CxP entre entidades: cuando una entidad paga la factura de otra.
Preguntas frecuentes
La asignación redistribuye el costo que existe en el libro mayor, y una factura en borrador aún no ha creado ninguno. Primero contabiliza; luego asigna. (Si lo intentas antes, obtienes: "La Factura de compra debe estar Contabilizada antes de poder contabilizar el lote de asignación.")
No a través de este mecanismo: la asignación mueve el costo y registra el saldo intercompañía. Liquidar ese saldo en efectivo (si tu grupo lo hace) es un paso separado y deliberado; en su lugar, muchos grupos netean los saldos intercompañía periódicamente.
Marca Impuesto en una fila para compartir proporcionalmente el impuesto de esa línea. Si debes hacerlo o no depende de las reglas de recuperabilidad de tus jurisdicciones: el impuesto soportado recuperable a menudo permanece en la entidad registrada que puede reclamarlo. Consulta a tu asesor fiscal; la casilla facilita cualquiera de los dos tratamientos.
Puedes ejecutar varios lotes sobre una misma factura, pero nunca más allá de su capacidad restante; la pantalla muestra el monto disponible por línea y bloquea la sobreasignación.
La asignación responde "¿de quién es este costo?": mueve el gasto entre estados de resultados después de que se facturó a una entidad. La liquidación entre entidades responde "¿el efectivo de quién pagó?": el pago de una entidad liquida la factura de otra entidad. Ambas generan saldos intercompañía; resuelven problemas distintos y a menudo ambas aplican al mismo grupo.
La pestaña Asignaciones de la factura enumera sus lotes; cada lote enlaza con el asiento contable que generó (de tipo Asignación de gastos, marcado como generado por el sistema); y las propias líneas del asiento muestran cada movimiento del libro mayor. Factura → lote → asiento → libro mayor, totalmente rastreable en cualquier dirección.
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