Actualización masiva de estados
La misma acción masiva sirve para todos los tipos de documento en REDA Financials: selecciona registros en una vista de lista, haz clic en Actualización masiva de estados, elige el estado de destino y cada registro se procesa a través de todas sus reglas normales: contabilizado, reabierto o anulado en masa, con un informe de resultados por registro. Es la prima honesta de la automatización: manos rápidas, sin atajos.
Acceso que necesitarás. La Actualización masiva de estados no es un permiso aparte: respeta el acceso normal de cada documento. Solo puedes cambiar de forma masiva los registros que ya puedes contabilizar o anular individualmente: Accounts Payable v2 para órdenes de compra/facturas de compra/desembolsos, Accounts Receivable v2 para facturas de venta/recibos, Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 para asientos y otros registros centrales; Read Only v2 no puede cambiar ninguno.
Dónde funciona
Asientos contables, facturas de venta, facturas de compra, recibos de caja, desembolsos, órdenes de compra, registros del libro de activos: el botón vive en sus vistas de lista. Los dos grandes ritmos a los que sirve:
- Barridos de contabilización de fin de mes: cada borrador revisado contabilizado en una sola ejecución (el recorrido de asientos contables lo muestra de principio a fin).
- Limpiezas: un lote de borradores erróneos anulado, un conjunto mal contabilizado reabierto.
Los tres comportamientos que debes recordar
- No se omite ninguna protección: cada registro pasa toda su validación de contabilización/anulación; un asiento descuadrado o una factura de un período cerrado falla individualmente con su mensaje exacto.
- Aislamiento por registro: los fallos nunca contaminan el lote; los éxitos se confirman y los fallos se informan. Como lo expresa la ayuda integrada: "Los registros que ya están en el estado de destino se omiten (no fallan). Los fallos, si los hay, se listan al final con el mensaje de error completo: corrige y vuelve a ejecutar sobre el subconjunto que falló."
- La tabla de resultados es el entregable: léela, corrige los fallos y vuelve a ejecutar sobre el subconjunto.
Ejecutar una, de principio a fin
Selecciona en la vista de lista
Filtra la lista exactamente al conjunto que quieres —"los asientos en borrador revisados de este mes", "el lote de importación del martes"— y marca los registros. La selección es el alcance; nada fuera de ella se toca.
Elige el estado de destino
Haz clic en Actualización masiva de estados y elige dónde deben terminar estos registros: Contabilizado para un barrido de fin de mes, de vuelta a Borrador para reabrir, Anulado para una limpieza.
Lee la tabla de resultados
Cada registro se informa individualmente: movido, omitido (ya estaba en el estado de destino) o fallido con el mensaje de error completo. La tabla de resultados es el entregable: trabájala como una lista de verificación.
Los tres resultados, por registro
| Resultado | Qué ocurrió | Qué debes hacer |
|---|---|---|
| Actualizado | El registro pasó toda su validación y se movió al estado de destino; una factura contabilizada de forma masiva queda contabilizada exactamente como si alguien la hubiera abierto y hecho clic en Contabilizar | Nada; está listo y la contabilidad ya ocurrió |
| Omitido | El registro ya estaba en el estado de destino; las omisiones no son fallos | Nada; volver a ejecutar un barrido es inofensivo por diseño |
| Fallido | Una regla dijo que no: el mismo mensaje que verías de una en una (un período cerrado, un asiento descuadrado, una configuración faltante), listado en su totalidad al final | Corrige la causa, vuelve a seleccionar el subconjunto que falló y ejecuta de nuevo |
El barrido de fin de mes de Meridian
Último día de junio, los libros de EE. UU. de Meridian Properties Group: 38 asientos contables en borrador revisados necesitan contabilizarse. La contadora filtra la lista de asientos a los borradores de junio, selecciona todos y ejecuta Actualización masiva de estados → Contabilizado. La tabla de resultados regresa: 36 actualizados, 1 omitido (alguien lo contabilizó a mano esa mañana), 1 fallido; el error señala un asiento descuadrado. Ella abre ese asiento, corrige la línea de crédito faltante, vuelve a ejecutar solo sobre ese registro, y la contabilización de fin de mes queda lista en minutos, con el mismo rastro de validación que 38 contabilizaciones individuales, porque eso es literalmente lo que ocurrió.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué es un problema | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Seleccionar a ojo en lugar de por filtro | Un registro extraviado de otro período se cuela en el barrido | Arma primero el filtro (período, estado, entidad) y luego selecciona: la vista de lista es tu control de alcance |
| Cerrar la tabla de resultados sin leerla | Después los fallos son silenciosos; los rezagados sin contabilizar aparecen semanas más tarde como brechas de conciliación | Trata la tabla de resultados como el entregable: cada fila Fallida se corrige o se explica antes de continuar |
| Esperar que la acción masiva fuerce el paso de un error de validación | Nunca lo hará: no se omite ninguna protección, por diseño; el mismo registro falla de la misma forma a cualquier volumen | Corrige la causa subyacente (abre el período, cuadra el asiento) y luego vuelve a ejecutar |
| Usar la anulación masiva como deshacer para un solo error | Las acciones masivas merecen una intención masiva: un problema de un solo registro no necesita una herramienta de lotes | Abre el registro y actúa sobre él directamente; reserva lo masivo para trabajo genuinamente masivo |
Qué sigue
- Descripción general de las actualizaciones masivas: la referencia entre módulos.
- Actualización masiva de estados (asientos contables): el ejemplo trabajado.
- Programador de operaciones: la contraparte programada.
Preguntas frecuentes
No: es contabilizar uno por uno, pero a mayor velocidad. Cada registro ejecuta todas sus reglas normales y escribe su contabilidad normal; la única diferencia es quién hace clic. Por eso los resultados se leen por registro, no por lote.
Se omiten, no fallan: la ayuda integrada lo dice con claridad: "Los registros que ya están en el estado de destino se omiten (no fallan)." Volver a ejecutar un barrido sobre la misma lista es inofensivo a propósito.
No. Los fallos están aislados por registro: el que falló se revierte por completo y los que tuvieron éxito se mantienen. Corrige la causa del fallo y vuelve a ejecutar solo sobre ese subconjunto.
Donde las reglas propias del documento permiten reabrir, sí: la herramienta masiva lleva los registros a cualquier estado de destino que el registro pudiera alcanzar individualmente. Todo lo que las reglas de registro único prohíben (un recibo conciliado, un período cerrado) falla con el mismo mensaje que te daría al hacerlo de una en una.
Las mismas personas que podrían hacer esos cambios individualmente: la acción no otorga ningún poder adicional. Si tu conjunto de permisos no puede contabilizar una factura de compra, tampoco puede contabilizarla de forma masiva.
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