Contabilizar y anular una orden de compra
El ciclo Borrador → Contabilizada → Anulada de una orden de compra se parece al de una factura, pero mueve otras palancas: no genera asientos en el libro mayor y sí tiene consecuencias reales sobre el presupuesto. Este artículo precisa exactamente qué hace —y qué no hace— cada transición.
Acceso que necesitarás. Contabilizar, reabrir y anular estas órdenes requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden revisar cualquier orden, pero no cambiar su estado.
Contabilización: emitir el compromiso
Contabilizar una orden en borrador (el botón Contabilizar —cuya información sobre herramientas lo dice sin rodeos: bloquear esta orden de compra y comprometer los importes del presupuesto) hace cuatro cosas:
- Bloquea el documento. Ya no se pueden agregar, editar ni eliminar líneas: la orden es ahora una promesa sobre la que el proveedor puede actuar. («No se pueden modificar las líneas de una orden de compra que no está en borrador.»)
- Asigna su número a partir de la secuencia de documentos de la entidad, y su período contable a partir de la fecha de la orden.
- Ejecuta la comprobación de presupuesto. Si las líneas de la orden coinciden con un presupuesto contabilizado, los importes se comprometen contra él y el campo Budget Check informa el veredicto: Within Budget, o un bloqueo si la orden se pasara del gasto (que solo puede anularse mediante Bypass Budget Controls). Consulta Análisis de presupuesto de la orden de compra.
- Habilita los flujos posteriores: la recepción, la facturación y el PDF dirigido al proveedor.
La barrera de aprobación también aplica aquí: contabilizar requiere Estado de aprobación Aprobado o No requerido; Enviar para aprobación inicia el circuito de aprobación de tu organización.
Reabrir una orden contabilizada
Reábrela a Borrador para corregirla o renegociarla. El bloqueo se levanta y cualquier compromiso de presupuesto se revierte mientras editas. Dos advertencias:
- Si ya hubo recepciones o facturas contra la orden, los cambios deben mantenerse coherentes con ellas: no puedes reducir una línea por debajo de lo que se ha recibido o facturado.
- Volver a contabilizar ejecuta de nuevo la comprobación de presupuesto con los niveles de presupuesto actuales: una orden que cabía en marzo puede no caber en septiembre.
La modificación queda registrada por ti
No tienes que llevar una nota aparte de lo que decía la orden. La primera vez que se contabiliza una orden de compra, REDA Financials congela el compromiso original en el propio registro, y cada modificación posterior se mide contra él.
| Campo | Dónde | Qué contiene |
|---|---|---|
| Importe original | Línea de orden de compra | El valor de la línea cuando la orden se contabilizó por primera vez. Queda fijado en ese momento y no cambia nunca, por muchas veces que se edite la línea después. Una línea añadida más tarde recibe su Importe original cuando se vuelve a contabilizar la orden modificada. |
| Orden de cambio | Línea de orden de compra | Se marca automáticamente cuando una recontabilización encuentra una línea cuyo importe difiere ahora de su Importe original — o una línea que no estaba en la orden cuando se contabilizó por primera vez. Las líneas que siguen coincidiendo con lo emitido originalmente permanecen sin marcar. |
| Importe original de la OC | Orden de compra | El total de la orden tal como se contabilizó por primera vez. |
| Importe de orden de cambio | Orden de compra | El total de hoy menos el total original. Positivo significa que la orden creció; negativo, que se redujo. En blanco hasta que la orden se haya contabilizado una vez. |
Nada de esto es manual, y nada de ello es un documento aparte que haya que perseguir: reabre, modifica, vuelve a contabilizar, y la orden lleva consigo su propio historial de cuánto se ha alejado del trato que emitiste al principio. Eso es lo que pide un auditor, y lo que necesita una conversación de presupuesto cuando un compromiso crece en silencio.
Anulación: cancelar el compromiso
Anular una orden contabilizada (se requiere un motivo de anulación, como en todas partes) libera lo que la contabilización había reservado:
- El compromiso de presupuesto vuelve a estar disponible: el dinero puede prometerse en otra parte.
- La recepción y la facturación se cierran: nada más puede ocurrir contra una orden anulada.
- El documento permanece, congelado con su motivo: tu constancia de que la orden existió y de por qué se dio por terminada.
Cancelar el resto de una orden entregada en parte
¿El proveedor entregó la mitad y se cae el trato? No anules: la mitad entregada es historia que debe mantenerse. En su lugar, reabre la orden y reduce las cantidades a lo que realmente se recibió y facturó, y luego vuelve a contabilizar. La orden se cierra con honestidad: compromiso recortado, saldos en cero y rastro de auditoría intacto.
Los tres estados de un vistazo
| Borrador | Contabilizada | Anulada | |
|---|---|---|---|
| ¿Líneas editables? | Por completo | No: «No se pueden modificar las líneas de una orden de compra que no está en borrador.» | Nunca más |
| Presupuesto | Nada comprometido | Importes comprometidos contra el presupuesto correspondiente | Compromiso devuelto a disponible |
| Recepción / facturación | Aún no es posible | Abiertas: fluyen las entregas y las facturas conciliadas | Cerradas: nada más puede ocurrir |
| Libro mayor | Sin tocar | Sigue sin tocarse: los asientos provienen de las facturas conciliadas | Sin tocar |
| ¿Eliminable? | Sí | No: reábrela o anúlala en su lugar | No: congelada con su motivo |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Anular una orden entregada en parte | La anulación intenta borrar un compromiso que se cumplió en parte: la mitad entregada merece mantenerse | Reabre, recorta las cantidades a lo que se recibió y facturó, y vuelve a contabilizar |
| Reabrir una orden y dejarla en Borrador | El compromiso de presupuesto queda revertido y la documentación del proveedor apunta a un documento que ya no está emitido | Haz el cambio y vuelve a contabilizar en la misma sesión |
| Esperar que la anulación corrija el libro mayor | No hay nada que corregir: una orden de compra nunca escribió asientos; los costos reales viven en sus facturas conciliadas | Trata las facturas contabilizadas según sus propios términos (reabrir, anular o nota de proveedor) |
| Modificar una orden contabilizada con solo «avisarle al proveedor» | El sistema sigue haciendo cumplir las cantidades y los precios antiguos: cada factura futura no coincidirá | Reabre, modifica, vuelve a aprobar si es necesario y vuelve a contabilizar; el PDF se regenera a partir de la realidad |
| Dejar contabilizadas órdenes muertas | Sus compromisos permanecen sobre el presupuesto para siempre, ahogando el gasto real | Anula lo que nunca se cumplirá: el campo de motivo está ahí para decir por qué |
Adónde ir a continuación
- Descripción de las órdenes de compra: el ciclo de vida completo.
- Análisis de presupuesto de la orden de compra: qué significa el compromiso en números.
- Clonar una orden de compra: reemitir tras una anulación.
Preguntas frecuentes
La orden se pasaría del gasto de su línea presupuestaria correspondiente. Tus opciones, en orden de preferencia: recortar la orden; conseguir que se amplíe el presupuesto (un suplemento mediante un Movimiento presupuestario); o —con la autoridad adecuada— marcar Bypass Budget Controls y contabilizar de todos modos, de forma visible.
Los borradores, sí. Las órdenes contabilizadas, no: es posible que ya se hayan enviado a un proveedor y que hayan comprometido presupuesto; la vía de anular con motivo conserva ese historial.
No: los activos creados a partir de las líneas recibidas son registros reales con su propio ciclo de vida. Si la mercancía se devuelve al proveedor, da de baja los activos mediante el flujo de activos (consulta Baja de activos) como parte de deshacer la operación.
Hasta donde la realidad lo permita: nada de lo ya recibido o facturado puede contradecirse, así que una línea no puede bajar por debajo de su cantidad recibida o facturada. Todo lo demás —precios, líneas nuevas, fechas— está abierto, y la comprobación de presupuesto se ejecuta de nuevo cuando vuelves a contabilizar.
Donde apliquen las aprobaciones, sí: la orden modificada solo se contabiliza con Estado de aprobación Aprobado o No requerido, y un compromiso modificado es precisamente lo que la aprobación existe para revisar. Enviar para aprobación reinicia el proceso.
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