Fichas de activos (plantillas)
Entre el tipo de activo (la clase) y los activos fijos (las unidades) hay un organizador silencioso: la Ficha de activo, la página de registro para un producto, en una entidad, de un tipo. Los cuatro monitores del lobby de Meridian son cuatro Activos fijos; su Ficha de activo "Equipo de oficina" es el único lugar donde se acumulan su costo combinado, la depreciación acumulada y el valor neto en libros.
Acceso que necesitarás. El conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 puede editar los campos descriptivos de una ficha; los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas. Las cifras acumuladas son mantenidas por el sistema para todos los roles.
No las creas tú: lo hace el sistema
Cuando se crean activos (a partir de una recepción de orden de compra o una capitalización desde factura de compra), REDA Financials busca la Ficha de activo que coincide con entidad + producto + tipo de activo, o la crea en el momento, nombrada según el producto. Si compras más de lo mismo el próximo año, las nuevas unidades se suman automáticamente a la misma página de registro. El resultado es un registro que se organiza solo:
- Entidad → de quién es el balance.
- Producto → qué es la cosa (Dell Latitude 7440, Equipo de oficina…).
- Tipo de activo → cómo se deprecia.
El registro, campo por campo
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| Nombre de la ficha de activo | El nombre del producto, estampado automáticamente al crearse. |
| Entidad | De quién es el balance: una ficha nunca abarca varias compañías. Su moneda se fija a la moneda funcional de la entidad, de modo que los totales acumulados siempre se leen en el dinero propio de los libros. |
| Producto / Tipo de activo | Los otros dos tercios de la identidad: qué es la cosa y cómo se deprecia su clase. |
| Descripción | Texto libre para el beneficio del registro. |
| Estado | Activo / Inactivo. Según su texto de ayuda, esto lo administra el sistema: es Activo mientras exista al menos un hijo que no esté dado de baja. Considera los totales acumulados, no el indicador, como la verdad operativa. |
Cómo leer una ficha
| Total acumulado | Significado | Ficha "Equipo de oficina" de Meridian |
|---|---|---|
| Cantidad total | Unidades en el registro (los activos individuales cuentan 1 cada uno; los lotes a granel cuentan su cantidad) | 4 |
| Costo de adquisición total | Lo que costó este producto, en todas las adquisiciones | 4 × $5,000 = $20,000.00 |
| Depreciación acumulada total | Cuánto se ha registrado como gasto hasta ahora | $83.33 — solo Office Equipment - 1 está activo y lleva un mes |
| Valor neto en libros | El valor actual de la línea de registro: la cifra que concilia con tu balance por producto | $19,916.67 |
La lista relacionada de Activos fijos de la ficha es el nivel de detalle: cada unidad con su propio estado, NBV e historial. A los auditores les encanta esta página: "muéstrame todo lo que posees de X" es un clic.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Crear Fichas de activo a mano "para prepararse" | Los caminos de creación buscan o crean por entidad + producto + tipo: una ficha hecha a mano con una clave que no coincide simplemente queda vacía junto a la real | Deja que las recepciones y capitalizaciones creen las fichas; se archivan solas |
| Esperar que la ficha estampe configuraciones en los activos | Nunca lo hace: los valores predeterminados de depreciación provienen del Tipo de activo al activarse | Configura el comportamiento en el tipo; lee los resultados en la ficha |
| Editar la Entidad / Producto / Tipo de activo de una ficha | Esos tres campos son su identidad: cambiarlos rompe la organización del registro sin mover ningún activo hijo | Corrige el producto o el tipo subyacente, y deja que las nuevas adquisiciones se archiven donde corresponde |
| Conciliar el balance contra el indicador de Estado | El indicador es administrativo; el dinero está en los totales acumulados | Concilia el Costo de adquisición total, la Depreciación acumulada total y el NBV con el libro mayor, por entidad, por ficha |
Qué sigue
- Descripción de los activos fijos: el modelo de tres niveles.
- Creación de activos a partir de órdenes de compra: dónde nacen las fichas.
- Tipos de activos y categorías: la capa de configuración.
Preguntas frecuentes
No: la entidad forma parte de la identidad de la ficha, porque cada entidad mantiene su propio balance en su propia moneda. El mismo producto comprado por dos entidades genera dos fichas.
Una ficha es la suma de sus hijos: es significativa mientras al menos un activo hijo no esté dado de baja. Considera los totales acumulados como la verdad vigente; el estado es solo un indicador administrativo del registro.
Las fichas se nombran según su producto automáticamente, y su identidad (entidad + producto + tipo) no debe editarse a mano; en su lugar, corrige el producto o el tipo subyacente y deja que el registro lo refleje.
Es una coincidencia exacta de tres elementos: misma entidad, mismo producto, mismo tipo de activo → las unidades se suman a la ficha existente. Cambia cualquiera de los tres —por ejemplo, un registro de producto distinto para el mismo tipo de cosa— y aparece una nueva ficha. Mantener registros de producto consistentes mantiene el registro consolidado.
Los montos de la ficha (y del activo) siempre están en la moneda funcional de la entidad: la moneda en la que se llevan sus libros. Una orden de compra en moneda extranjera se convierte al tipo de cambio de la orden al ingresar, de modo que el registro y el balance siempre hablan el mismo idioma monetario.
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