Completar una conciliación
Las colas están casi vacías y queda una línea obstinada: MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE, −$45.00. Ningún documento va a coincidir con ella jamás — el banco la inventó. El último tramo de la conciliación consiste en registrar exactamente estas líneas, demostrar que la diferencia es cero y sellar el mes con dos firmas. El cierre de julio de Meridian, paso a paso.
Acceso que necesitarás. Registrar ajustes, completar y aprobar requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 — y el aprobador debe ser un usuario distinto de quien la completó. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver la conciliación pero no modificarla.
Ajustes: registrar lo que solo el banco sabía
Crear ajuste → elegir las líneas
El botón abre un selector de líneas de extracto sin conciliar ("Seleccione líneas de extracto bancario sin conciliar para el asiento de ajuste."). Meridian marca la comisión de $45.
Revisar el asiento ya armado
Se abre un formulario de asiento contable ya balanceado: la línea del lado bancario (crédito a Efectivo $45 — el dinero salió del banco) vinculada a la línea del extracto, y la línea de contrapartida prellenada con la cuenta contable de ajuste de la cuenta bancaria (para Meridian, Bank Charges and Fees). Establece la fecha, confirma y contabiliza.
La línea se empareja sola
Al contabilizar, la línea del extracto queda marcada como conciliada (Adjustment) y vinculada al asiento — "Asiento de ajuste creado y conciliado correctamente." Los libros ahora saben lo que el banco sabía; la barra de Diferencia se pone verde: $0.00.
La prueba de julio, en números
Todo el mes se reduce a una pequeña tabla — antes y después del ajuste de $45:
| Saldo | Antes del ajuste | Después de contabilizarlo |
|---|---|---|
| Saldo bancario final (escrito desde el extracto) | $872,455.00 | $872,455.00 |
| Depósitos en tránsito / Cheques pendientes | $0.00 / $0.00 — cada documento coincidió con su línea | $0.00 / $0.00 |
| Saldo bancario ajustado | $872,455.00 | $872,455.00 |
| Saldo del libro mayor final (los libros) | $872,500.00 — los libros aún no sabían de la comisión | $872,455.00 — el crédito de $45 a efectivo se registra |
| Diferencia | −$45.00 | $0.00 — la validación se abre |
Observa lo que el ajuste no hizo: no torció el número del banco, y no "canceló una diferencia". Registró un evento real — el banco cobró $45 — que los libros no tenían. Esa es la única forma honesta de pasar la validación.
Completar: la validación de cero
Completar recalcula todo de nuevo y aplica la única regla que importa: "No se puede completar la conciliación: la diferencia de saldos no es cero." En cero, la conciliación pasa a Completado — con la marca de quién y cuándo — y se actualizan la Fecha de última conciliación y el Saldo actual de la cuenta bancaria. El emparejamiento se congela (reabre deliberadamente si algo surge después).
Aprobar: la segunda firma
Aprobar es el visto bueno final — y debe venir de alguien más: "El aprobador no puede ser el mismo usuario que completó la conciliación. La segregación de funciones requiere que apruebe un usuario diferente." La aprobación sella el período dentro de la cadena (el mes siguiente arranca desde este saldo final), y — con Auto-Create Reconciliations activado — el borrador del mes siguiente aparece por sí solo.
Qué protege el sellado
- Los recibos, pagos y asientos conciliados rechazan la des-contabilización o anulación hasta que se desemparejan — el historial de efectivo no puede reescribirse en silencio.
- Los saldos del extracto y las líneas conciliadas quedan bloqueados.
- La reapertura de un período aprobado queda bloqueada en cuanto se aprueba cualquier período posterior — las correcciones pertenecen al mes abierto, como ajustes documentados.
Las reglas que custodian el último tramo
Cada validación en la salida del mes, textual, con lo que te está diciendo:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Seleccione al menos una línea de extracto bancario sin conciliar para crear un ajuste." | El generador de ajustes parte de las líneas del extracto — marca las que vas a registrar antes de continuar. |
| "Reconciliation must be In Progress." | Completar (como emparejar y ajustar) solo funciona en una conciliación abierta — un Borrador necesita abrirse, una Completada ya pasó por ahí. |
| "El Saldo bancario y el Saldo del LM son obligatorios antes de completar una conciliación." | Nunca se escribió el Saldo bancario final — escribe primero la cifra de cierre del extracto en el espacio de trabajo. |
| "No se puede completar la conciliación: la diferencia de saldos no es cero." | La validación en sí. Los saldos se recalculan de nuevo en este mismo momento, así que la diferencia mostrada es la verdad — algo sigue sin emparejar o sin registrar. |
| "La conciliación debe estar Completada antes de la aprobación." | Las firmas van en orden: primero probar el cero, después dar el visto bueno. |
| "El aprobador no puede ser el mismo usuario que completó la conciliación. La segregación de funciones requiere que apruebe un usuario diferente." | Dos personas sobre el efectivo, forzado por el sistema — consulta las preguntas frecuentes para equipos pequeños. |
| "No se puede editar una conciliación completada. Reábrala primero para hacer cambios." | Completado congela el emparejamiento y las ediciones; la reapertura está disponible y queda registrada ("Reconciliation reopened for editing."). |
| "Esta conciliación no puede reabrirse porque ya se aprobó un período posterior para esta cuenta bancaria." | El historial detrás de la cadena está sellado — corrige en el período actual en su lugar. |
| "Este Recibo de caja no puede descontabilizarse ni anularse porque está conciliado. Elimine primero la conciliación." | El sello alcanza a los libros auxiliares — la misma redacción protege los Comprobantes de egreso, y los asientos rechazan la des-contabilización mientras tengan líneas conciliadas. |
| "No se puede eliminar una conciliación completada o aprobada." | Un mes comprobado es un registro, no un borrador de trabajo. |
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Registrar un ajuste para una línea que tiene un documento real | El evento queda en los libros dos veces — una como el documento, otra como tu ajuste — y la Diferencia del mes siguiente hereda el duplicado | Los ajustes son solo para líneas generadas por el banco (comisiones, intereses). Si existe un documento o debería existir, empareja o contabilízalo |
| Meter una diferencia sin explicar en un único "ajuste de conciliación" | El cero se vuelve ficción y el error real — un recibo faltante, un pago duplicado — sobrevive, oculto bajo un asiento | Persigue la diferencia hasta su línea. El monto mismo es un término de búsqueda: busca esa cifra exacta en ambos paneles |
| Completar con el Saldo bancario final aún en blanco o estimado | En blanco se rechaza de plano; estimado es peor — un "cero" probado contra una suposición no prueba nada | Escribe el saldo de cierre del extracto, hasta el centavo, antes que nada |
| Tratar Reabrir como un botón de deshacer | Cada reapertura borra las marcas de completado — una conciliación reabierta cinco veces se lee como un mes que nadie respaldó | Reabre ante hallazgos genuinos; las dudas ocasionales van antes de Completar, no después |
| Dejar meses en Completado, nunca aprobados | El período siguiente no puede arrancar — su validación exige un predecesor aprobado — y el control de segregación de funciones nunca llega a activarse | Haz de la aprobación parte del ritmo mensual: completar, entregar al aprobador, listo |
Qué sigue
- Reglas de cuentas bancarias — convierte el ajuste de este mes en la automatización del siguiente.
- Descripción de la conciliación bancaria — la aritmética detrás de la validación.
- Cierre contable — el cierre de período que esto alimenta.
Preguntas frecuentes
Divide y vencerás: (1) ¿las dos colas están realmente vacías? (2) ¿el Saldo bancario final se escribió exactamente como lo imprime el extracto? (3) el monto de la diferencia — búscalo en ambos paneles; un solo elemento sin conciliar de ese tamaño es el culpable nueve de cada diez veces. (4) ¿La mitad del monto se emparejó en la dirección equivocada? Un depósito emparejado como un retiro duplica su error.
Quien completa realmente no puede aprobar — ese es el control funcionando. Que un segundo usuario con licencia (el propietario, el contador externo) haga las aprobaciones; si eso resulta verdaderamente imposible en este período, la conciliación que queda en estado Completado sigue siendo un cero comprobado — apruébala cuando exista esa segunda persona.
Si aún no hay un período posterior aprobado: reabre, corrige, vuelve a completar y vuelve a aprobar — el rastro lo muestra todo. De lo contrario: registra la corrección en el período actual con una descripción clara que referencie el original. Nunca fuerces el historial; documenta el hallazgo.
Sí — el selector permite selección múltiple. Cada línea marcada obtiene su propio par balanceado dentro de un mismo asiento, cada línea del lado bancario vinculada a su línea de extracto, y la contabilización marca todas como conciliadas a la vez. La comisión, los intereses y los cargos de tarjeta de un mes pueden cerrarse en un solo ajuste.
Los saldos se recalculan de nuevo (ningún número obsoleto puede colarse), la validación de cero verifica la Diferencia, el estado pasa a Completado con tu nombre y la marca de tiempo, y se actualizan la Fecha de última conciliación y el Saldo actual de la cuenta bancaria. El mensaje confirma: "Reconciliation completed successfully."
Dos cosas: registra al aprobador y la marca de tiempo ("Reconciliation approved."), convirtiendo este mes en el ancla desde la que arranca el siguiente período — y en las cuentas con Auto-Create Reconciliations activado, crea por sí solo el borrador del período siguiente.
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