Líneas de órdenes de compra y productos
El encabezado indica quién y cuándo; las líneas indican qué estás comprando realmente, y cada línea decide en silencio tres futuros: qué cuenta de gastos recibirá el costo, qué línea presupuestaria consume y si al recibirla se crea un activo. Esta referencia recorre todos los campos de una línea de orden de compra.
Acceso que necesitarás. Agregar y editar líneas requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las líneas, pero no modificarlas.
Los campos de la línea
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Producto | Lo que estás comprando, de tu catálogo. Al elegirlo se completan la cuenta contable, la descripción y el precio predeterminado de la línea: coherencia sin escribir. (Los productos se configuran mediante Creación de productos.) |
| Cuenta contable | Dónde aterrizará el costo cuando se contabilice la factura cotejada, y qué asignación presupuestaria consume el compromiso. Se toma del producto de forma predeterminada; anúlala por línea cuando el mismo producto sirve para distintos fines. |
| Descripción | La línea tal como el proveedor la leerá en el PDF. Ejemplo de Meridian: "Limpieza profunda de fachada y vidrios del vestíbulo — por visita trimestral". |
| Cantidad y precio unitario | Cuántas, al precio acordado. Ambos deben ser positivos; su producto es el importe de línea. El precio unitario se convierte en el punto de referencia del cotejo para cada factura futura contra esta línea. |
| Importe de descuento | Una reducción negociada sobre la línea; el compromiso (y el cotejo posterior) usa el importe neto. |
| Centro de costos | La dimensión de reporte que debe llevar el costo final: fluye a través del cotejo hasta la factura y hacia tu libro mayor. |
Qué rastrea cada línea después de contabilizar
Una vez que se contabiliza la orden, cada línea lleva su propio marcador, que alimenta los saldos del encabezado de la orden:
- Recibido: actualizado por Recibir mercancías, entrega tras entrega.
- Facturado: actualizado a medida que las facturas se cotejan, porción a porción.
- Saldo por recibir / Saldo por facturar: lo que aún te deben y lo que el proveedor todavía puede facturar. Cuando ambos llegan a cero, la historia de la línea queda cerrada.
El interruptor de activo
Dos campos adicionales convierten una línea de gasto en adquisición de activo:
- Crear activo: marca la línea y, al recibirla, se generan registros de Activo fijo automáticamente: uno por cada unidad recibida, en estado En construcción, vinculados de nuevo a esta línea.
- Tipo de activo: qué clase de activo (Equipo de oficina, Edificios y mejoras…). El tipo aporta sus valores predeterminados de depreciación, de modo que los activos nacen configurados correctamente.
Así fue como las cuatro unidades de equipo de recepción de Meridian se convirtieron en cuatro activos rastreados en el momento en que se recibió la entrega, sin registro por separado. La cuenta contable de esas líneas suele ser la cuenta de costo del activo en lugar de un gasto (tu configuración de producto se encarga de esto cuando el tipo del producto es Activo).
Dos líneas, dos futuros: la renovación del vestíbulo
La orden de renovación del vestíbulo de Meridian muestra cuánto define la configuración de una línea. Misma orden, mismo proveedor, trayectorias completamente distintas:
| Línea de servicios de construcción ($48,000) | Línea de equipo de recepción ($20,000) | |
|---|---|---|
| Cuenta contable | Una cuenta de gastos: el costo impacta el estado de resultados cuando se contabiliza la factura | Una cuenta de costo de activo, tomada del tipo Activo del producto |
| Crear activo | Desactivado: los servicios nunca se convierten en activos | Activado, con un Tipo de activo: la recepción creó un Activo fijo En construcción por unidad, cuatro en total |
| Después de recibir | La cantidad recibida aumentó a medida que se completaba el trabajo | Cuatro activos rastreados, cada uno vinculado de nuevo a esta línea |
| Después de facturar | Cotejada con la factura MPI001019 ($48,000) | Aún a la espera de la factura del equipo: su Saldo por facturar permanece abierto |
Reglas de edición
Las líneas son totalmente editables mientras la orden esté en Borrador: agrega con + Agregar línea y elimina con la ✕. Una vez contabilizada, las líneas se bloquean ("No se pueden modificar las líneas de una Orden de compra que no esté en Borrador."); para cambiarlas, reabre la orden a Borrador, edita y vuelve a contabilizar, sujeto a lo que ya se haya recibido o facturado. Consulta Contabilización y anulación de una orden de compra.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Líneas de suma global (cantidad 1 para muchos entregables) | La recepción y la facturación se vuelven de todo o nada; las entregas parciales no tienen dónde ir | Una unidad por entregable: visitas, unidades, hitos |
| Ocultar un descuento negociado en el precio unitario | La concesión desaparece de la vista y el precio ya no coincide con la lista del proveedor | Mantén el precio de lista y registra la reducción en Importe de descuento |
| Anular la cuenta contable del producto por costumbre | El compromiso consume la asignación presupuestaria equivocada y la factura cotejada hereda la codificación errónea | Confía en el valor predeterminado del producto; anúlalo solo con un motivo |
| Recibir equipo en una línea que nunca se marcó como Crear activo | No se crean registros de Activo fijo: las unidades existen físicamente, pero no en tu registro de activos | Marca la línea (y elige el Tipo de activo) antes de recibir |
| Descripciones de línea escritas para ti mismo, no para el proveedor | La descripción va en el PDF que lee el proveedor: la jerga interna provoca entregas equivocadas | Escribe lo que el proveedor debe entregar, como hizo Meridian: "Limpieza profunda de fachada y vidrios del vestíbulo — por visita trimestral" |
Qué sigue
- Creación de una orden de compra: las líneas en el flujo de una orden real.
- Recepción de líneas de orden de compra (activos): el lado Recibido del marcador.
- Análisis presupuestario de órdenes de compra: cómo cada línea se compara con el presupuesto.
Preguntas frecuentes
Los productos llevan los valores predeterminados que mantienen la coherencia de las compras: codificación contable, descripciones y precios. Si compras algo que aún no tiene producto, pide a tu administrador que cree uno; toma un minuto y rinde en cada orden futura. Consulta Creación de productos.
Sí: las dimensiones son por línea. Una sola orden puede repartirse entre departamentos, y el costo final de cada línea aterriza con su propia etiqueta.
Usa la unidad que la recepción confirmará. Meridian ordenó 2 visitas a $4,800, así que cada visita completada se recibe (y se puede facturar) de forma individual. Cantidad 1 a $9,600 habría forzado una recepción de todo o nada.
El cotejo lo impide: cada línea puede facturarse como máximo por lo que se ha recibido y aún no se ha facturado, y contabilizar por encima de eso falla con "La cantidad de la factura excede la cantidad restante en la Línea de la orden de compra." Registra primero la entrega o consulta la factura.
No directamente: las líneas contabilizadas quedan bloqueadas. Reabre la orden a Borrador, corrige la cuenta y vuelve a contabilizar; la línea corregida enruta entonces tanto el compromiso presupuestario como la futura factura al lugar correcto.
Sí: el compromiso y el punto de referencia del cotejo usan el importe neto de la línea, de modo que la factura del proveedor se espera por la cifra con descuento, no por el precio de lista.
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