Coincidencia y anulación de coincidencia manual
Después del paso de las máquinas, quedan las líneas interesantes: el depósito con una referencia ilegible, el pago que se acreditó seis semanas tarde, los dos candidatos con montos idénticos. La vista de dos paneles del espacio de trabajo está hecha exactamente para esto: tú, las dos caras de la historia, y una coincidencia que se confirma solo cuando tú lo decides.
Acceso que necesitarás. Hacer coincidir y anular coincidencias requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver la conciliación pero no hacer coincidir ni modificarla.
Hacer coincidir a mano
Elige la línea del extracto
Panel izquierdo: Transacciones bancarias sin coincidencia, con búsqueda y filtros (depósitos/pagos, con/sin coincidencia). Selecciona la línea que necesita una explicación.
Deja que los candidatos se ordenen solos
El panel derecho — Asientos contables sin coincidencia: recibos, pagos, líneas de asiento de la cuenta contable bancaria y depósitos contabilizados — se reordena por calidad de coincidencia para la línea seleccionada (primero los candidatos con referencia exacta, luego los de fecha cercana, luego los de solo monto), con un contador de "Coincidencias sugeridas". Nueve de cada diez veces, la respuesta correcta es la primera fila.
Prepara y luego aplica
Seleccionar una línea + un candidato prepara el par; puedes seguir así (se pueden preparar varios pares) y luego Aplicar coincidencias las confirma todas a la vez (todo o nada, así que no puede existir un lote aplicado a medias). Cada coincidencia marca la línea como Manual, con tu nombre y la marca de tiempo: la respuesta de auditoría a "¿quién dice que estos van juntos?" siempre eres tú, registrado.
Cómo leer los dos paneles
Cada panel es una grilla de trabajo, no solo una lista. Esto es lo que te dicen las columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| N.º de BSL | El número propio de la línea del extracto: el identificador que volverás a ver en los asientos de ajuste y en los registros de auditoría. |
| Fecha / Descripción / Monto / Referencia / Tipo | Los datos del banco tal como se importaron: cuándo, cómo lo llamó el banco, cuánto (con signo), la referencia del banco y el tipo de transacción. |
| Días de antigüedad | Cuánto tiempo lleva esperando el ítem: la columna de antigüedad que hace imposible pasar por alto a los rezagados. |
| Calidad de coincidencia | En los candidatos, una vez seleccionada una línea del extracto: Exacta, Rango de fechas o Solo monto: los mismos tres grados que usa el motor de coincidencia automática, para que veas por qué un candidato ocupa el lugar que ocupa. |
| Tipo de coincidencia / Documento coincidente / Origen | En las líneas con coincidencia: cómo se formó el par (Automática, Manual, Basada en reglas, Ajuste), qué documento la explica y de qué tipo de documento se trata. |
Encima de las grillas están los filtros de trabajo (depósitos frente a pagos, sin coincidencia frente a con coincidencia frente a todos) y un cuadro de búsqueda para localizar un monto o una referencia específicos. El lado de los libros toma datos de cuatro fuentes de candidatos, todas contabilizadas: recibos de caja de esta cuenta bancaria (no agrupados en un depósito, no conciliados en otro lugar), desembolsos, líneas de asiento en la cuenta contable del banco (un débito se comporta como depósito, un crédito como retiro) y depósitos bancarios: cada depósito se ofrece como una sola unidad mientras sus recibos miembros quedan fuera del conjunto.
Una línea de julio, resuelta a mano
El cierre de julio de Meridian se completó casi por completo con Coincidencia automática (las referencias estaban limpias), pero su transferencia es el ejemplo perfecto del oficio manual. Toma la línea del extracto −$10,000.00, referencia WIRE-ACC-0702, y supón que la columna de referencia se perdió en la exportación. Selecciona la línea: el lado de los libros se reordena, y el pago de avance de $10,000 a Apex Construction sube al primer lugar con grado Solo monto: monto correcto, dirección correcta, ninguna referencia que lo confirme. La descripción dice Apex, el pago dice Apex, las fechas coinciden: preparas el par, Aplicar 1 coincidencia, y la línea queda explicada, marcada como Manual, con tu nombre y la marca de tiempo. Treinta segundos, totalmente auditado. Esa es exactamente la decisión de criterio que la máquina se negó a tomar si un segundo pago de $10,000 hubiera estado en el conjunto: la ambigüedad se reserva para los humanos.
Anular una coincidencia
La acción de fila Anular coincidencia (o Anular selección para un lote) separa un par de forma limpia: se borran las marcas de la línea y los vínculos de conciliación del documento, ambos vuelven a sus colas y la Diferencia se recalcula. Dos protecciones: una línea ya conciliada permanece así hasta que tú anules la coincidencia de forma deliberada, y una vez que la conciliación está Completada, hacer coincidir queda congelado — "No se puede editar una conciliación completada. Reábrala primero para hacer cambios."
Las reglas que mantienen limpias las coincidencias
Hacer coincidir escribe en ambos lados del par, así que las validaciones son estrictas. Textuales, con la salida:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Esta línea del extracto ya está conciliada." | Alguien (o la Coincidencia automática) llegó primero. Si la coincidencia existente está mal, anúlala de forma deliberada y vuelve a hacerla coincidir. |
| "Una línea de extracto solo puede coincidir con un registro de origen. Como máximo puede completarse uno entre Recibo de caja, Desembolso, Línea de asiento contable o Depósito bancario." | Un movimiento bancario, una explicación. Varios recibos depositados juntos de verdad pertenecen a un Depósito bancario; entonces el depósito es la única fuente. |
| "Una línea de extracto conciliada debe tener exactamente un registro de origen vinculado (Recibo de caja, Desembolso, Línea de asiento contable o Depósito bancario)." | Ninguna línea puede darse por "hecha" a la ligera; conciliada significa explicada por algo específico. Haz coincidir a través del espacio de trabajo y las marcas se encargan solas. |
| "No se puede editar una conciliación completada. Reábrala primero para hacer cambios." | Hacer coincidir y anular coincidencias se congela una vez que la conciliación se completa. Reábrela (un acto deliberado y registrado) y los paneles vuelven a la vida. |
| "La moneda del Recibo de caja debe coincidir con la moneda de la Cuenta bancaria cuando está conciliado con una Línea de extracto bancario." | Una coincidencia afirma "es el mismo dinero", y el dinero tiene una moneda. El mismo texto protege los pagos y las líneas de asiento. |
| "Un registro no puede vincularse a la vez a un Depósito bancario y a una Línea de extracto bancario. Puede conciliarse a través de un depósito o directamente, pero no de ambas formas." | Una sola vía por recibo: a través de su grupo de depósito, o directamente, nunca las dos veces. |
Las confirmaciones son igual de explícitas: "Items matched successfully." y "Successfully matched {0} items." al hacer coincidir; "Match removed successfully." y "Successfully unmatched {0} items." al anular la coincidencia.
Hacer coincidir una línea en otra moneda
Cuando el recibo o el pago está en una moneda y la cuenta bancaria en otra, los dos montos en tu pantalla no serán iguales número por número: un recibo de €1.000 no es $1.000. Para que puedas comparar cosas comparables, cada recibo y pago lleva un Monto de conciliación bancaria: su valor convertido a la moneda de la cuenta bancaria (Monto × Tipo de cambio). Esa cifra convertida es contra lo que realmente se hace coincidir la línea del extracto, así que un emparejamiento entre monedas que hagas a mano queda alineado con los mismos dólares que acreditó el banco.
Las pequeñas diferencias de redondeo entre el valor convertido y la cifra del banco se absorben automáticamente mediante la Tolerancia de conciliación de la cuenta: la misma tolerancia que usan los pasos automáticos. No haces nada distinto al hacer coincidir a mano; el monto convertido se completa por ti y se muestra de solo lectura.
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Hacer coincidir solo por el monto cuando dos candidatos lo comparten | Una coincidencia al azar contamina dos meses: esta línea queda mal explicada, y la contraparte real queda huérfana para que otra persona la tenga que resolver | Resuelve el empate con fechas, referencias y la contraparte en la descripción; para eso, exactamente, esperan estas líneas a un humano |
| Hacer coincidir la línea del extracto de tres recibos con uno solo de los tres | Los montos difieren, así que no se confirma, y la "solución" a la que la gente recurre (editar los montos) corrompe la evidencia | Agrupa los recibos en un Depósito bancario que refleje el comprobante de depósito, y haz coincidir el depósito con la línea |
| Esperar a que un recibo en borrador aparezca entre los candidatos | Nunca aparecerá: los borradores no están en los libros, así que no pueden explicar un movimiento bancario | Contabiliza el documento; se une al panel de inmediato |
| Anular una coincidencia "rapidito" en una conciliación completada | Está bloqueado ("Cannot edit a completed reconciliation…"), y si no lo estuviera, el cero ya comprobado dejaría de ser cierto sin que nadie lo notara | Reabre primero la conciliación; la propia reapertura forma parte de la historia de auditoría |
| Tratar una lista de candidatos vacía como un callejón sin salida | El mes se estanca en una línea cuya respuesta no es una coincidencia en absoluto | Vacío significa una de dos cosas: contabiliza el documento faltante, o registra la línea como un ajuste; las comisiones y los intereses nunca iban a tener coincidencia |
Qué sigue
- Coincidencia automática con IA: ejecuta primero las máquinas.
- Completar una conciliación: ajustes y el cierre.
- Líneas de extracto bancario: qué significan las marcas en el registro.
Preguntas frecuentes
Las fechas y las referencias resuelven el empate (por eso la coincidencia automática se negó a adivinar). Si ambos encajan de verdad, compara la contraparte de cada documento con la descripción de la línea, y mejora tu disciplina de referencias para que el próximo mes no sea una moneda al aire.
No, y con razón: una coincidencia afirma "es el mismo dinero". Una diferencia de centavos suele ser una comisión que el banco netea; no hagas coincidir nada, registra la diferencia mediante un ajuste, o corrige el documento si simplemente está mal.
Los candidatos son solo documentos contabilizados: un borrador aún no está en los libros, así que no puede explicar un movimiento bancario. Contabilízalo primero; aparece de inmediato en el panel derecho.
No se confirma nada: aplicar las coincidencias preparadas es todo o nada, así que no puede existir un lote aplicado a medias. Corrige o quita el par que falla (el mensaje te indica qué regla incumplió) y vuelve a aplicar.
Reflejan los pasos de la coincidencia automática: Exacta: mismo monto, misma fecha, misma referencia o número de cheque; Rango de fechas: mismo monto dentro de la ventana de coincidencia de la cuenta; Solo monto: el monto y la dirección encajan, nada más lo confirma. El grado indica cuánto de tu propio criterio necesita la coincidencia.
No: la coincidencia nunca contabilizó nada, así que anularla tampoco descontabiliza nada. Borra las marcas de la línea y los vínculos de conciliación del documento; ambos vuelven a sus colas y la Diferencia se recalcula. Los documentos en sí quedan intactos.
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