Aplicación de presupuesto en órdenes de compra
Un presupuesto sin dientes es una sugerencia. REDA Financials te da a elegir entre dentadura postiza y colmillos: en modo de advertencia, un documento de compra sobre presupuesto se contabiliza con una alerta; en modo de aplicación, se rechaza hasta que alguien encuentre el dinero o lo anule explícitamente. La misma verificación corre en ambos lados de la compra: una orden de compra cuando el gasto se promete, y una factura de compra cuando llega la cuenta — así nada se escapa del límite, haya empezado o no como una orden.
Acceso que necesitarás. Configurar presupuestos y activar la aplicación (una configuración de entidad) requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 ven la verificación de presupuesto y su veredicto en sus órdenes de compra, pero no pueden cambiar los presupuestos ni la configuración de aplicación.
Qué sucede cuando se contabiliza una orden de compra
La orden de compra encuentra su presupuesto
El presupuesto rector es un presupuesto contabilizado de la entidad de la orden de compra cuyo período — su Fecha de inicio a Fecha de fin — cubre la fecha de la orden de compra. (El campo de búsqueda Presupuesto de la orden de compra incluso se completa solo cuando exactamente un presupuesto contabilizado cubre la fecha de la orden de compra; también puedes elegirlo a mano.) Cada línea de la orden de compra se compara luego con la línea presupuestaria que comparte la misma cuenta contable y las mismas dimensiones — el mismo centro de costos (y cualquier otra dimensión por la que tu organización presupueste). La coincidencia es exacta, blancos incluidos: una línea sin centro de costos solo coincide con una línea presupuestaria sin centro de costos; una línea etiquetada a la oficina Norte solo coincide con la línea presupuestaria de la oficina Norte. Una línea presupuestaria puede ser menos específica que la línea de la transacción, nunca más.
Solicitado vs. Disponible, por línea coincidente
Los montos de línea (convertidos a la moneda de la entidad) se totalizan por línea presupuestaria coincidente — es decir, por combinación de cuenta contable y dimensión — y se comparan contra el Disponible de cada línea presupuestaria. Las líneas cuya combinación de cuenta y dimensión no tiene línea presupuestaria simplemente lo registran — "No se encontró línea presupuestaria para…. Se omite la verificación de presupuesto." — las combinaciones sin presupuesto quedan sin control por diseño.
Veredicto
Dentro del presupuesto → la orden de compra se contabiliza y Comprometido aumenta. Sobre presupuesto → "Presupuesto excedido para la cuenta contable …: Disponible …, Solicitado …" — una advertencia en modo de advertencia, un bloqueo total en modo de aplicación. El campo Verificación de presupuesto de la orden de compra registra el resultado (Dentro del presupuesto / Sobre presupuesto / Sin presupuesto / Omitido).
Los campos de presupuesto en una orden de compra
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Presupuesto (encabezado de la orden de compra) | Una referencia al presupuesto rector. Se completa sola cuando exactamente un presupuesto contabilizado de la entidad de la orden de compra cubre su fecha; con ninguno o varios candidatos, queda en blanco para que la elijas tú. Cuatro reglas vigilan la elección — ver la tabla más abajo. |
| Línea presupuestaria (línea de la orden de compra) | Se compara automáticamente a partir del presupuesto elegido, la cuenta contable de la línea y sus dimensiones (Centro de costos, etc.) cuando exactamente una línea presupuestaria encaja. En un Borrador, cambia la cuenta o una dimensión de la línea y la coincidencia se recalcula al instante — aterrizando en la nueva línea presupuestaria, o quedando vacía si nada coincide. Este vínculo es lo que luego dirige la liquidación de la factura a la línea correcta. |
| Verificación de presupuesto (encabezado de la orden de compra) | El veredicto sellado tras la contabilización: Dentro del presupuesto / Sobre presupuesto / Sin presupuesto / Omitido. Historial de solo lectura, ideal para vistas de lista. |
| Omitir controles de presupuesto (encabezado de la orden de compra) | La anulación por documento — ver más abajo. Desactivado por defecto; cada cambio queda registrado en el historial. |
La orden de compra de Sterling, paso a paso
La orden de compra de limpieza de $9,600 de Meridian contra Other Operating Expenses (línea presupuestaria: $60,000 efectivos, nada comprometido todavía):
Al contabilizar: solicitado vs. disponible
$9,600 solicitados contra $60,000 disponibles → dentro del presupuesto. La orden de compra se contabiliza, su Verificación de presupuesto marca Dentro del presupuesto, y el Comprometido de la línea sube a $9,600 (Disponible: $50,400).
Cuando llega la primera factura de Sterling
La factura coincidente de $4,800 se contabiliza: Comprometido baja a $4,800, Real sube a $4,800, Disponible se mantiene en $50,400 — la promesa se convirtió en hecho, sin gasto nuevo. La facturación parcial mueve exactamente el monto facturado; los $4,800 restantes siguen comprometidos para la próxima factura de Sterling.
Si a la línea le hubiera faltado saldo
Si Disponible hubiera sido menor que los $9,600 solicitados, el modo de advertencia contabilizaría la orden de compra con una alerta, mientras que el modo de aplicación la rechazaría — "Error al contabilizar la orden de compra: presupuesto excedido para la cuenta contable …: Disponible …, Solicitado …" — nombrando la cuenta y ambas cifras, para que la solución (recortar, financiar u omitir el control) parta de datos concretos.
Las facturas de compra también están controladas
La orden de compra es donde el gasto se promete, pero la factura de compra es donde se convierte en hecho — y ambas se verifican. Una factura de compra lleva su propio Presupuesto (un presupuesto contabilizado, elegido exactamente igual que el de una orden de compra), y cómo afecta las cifras depende de su origen:
- Una factura coincidente con una orden de compra hereda la línea presupuestaria de esa orden y simplemente convierte el compromiso en real — Comprometido baja, Real sube, Disponible no se mueve. La orden ya había reservado el dinero; la factura solo cambia su estado. Sin doble conteo.
- Una factura de gasto directo (sin orden de compra) — servicios públicos, gastos puntuales — se sostiene por sí sola. Iguala su propia línea presupuestaria por cuenta contable y dimensiones (la misma lógica de centro de costos que una orden de compra, blancos igualados exactamente) y registra el real por sí misma. Con la aplicación activada, se rechaza una factura directa que dejaría el saldo de una línea en negativo: "No se puede contabilizar la factura de compra: el saldo de presupuesto quedaría en negativo para la cuenta contable …. Reduce el monto de la factura o aumenta la asignación de presupuesto."
- Una combinación de cuenta y dimensión sin línea presupuestaria queda sin presupuesto y sin control, exactamente igual que del lado de la orden de compra.
Cómo activar los dientes
- Por entidad: la configuración de entidad Aplicar controles de presupuesto pasa esa entidad de modo de advertencia (el predeterminado) a modo de bloqueo. Meridian aplica el control en la entidad de EE. UU.; una entidad nueva y pequeña podría funcionar solo con advertencias durante su primer año.
- Válvula de escape por orden de compra: la casilla Omitir controles de presupuesto en una orden de compra salta la verificación por completo para ese documento — se contabiliza de todos modos, su Verificación de presupuesto marca Omitido, y — esto es importante — sus montos nunca cuentan contra el presupuesto. Los cambios en este campo quedan registrados en el historial; trátalo como la anulación de emergencia que es, con una política sobre quién puede marcarla.
Las reglas, en palabras del propio sistema
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "La entidad del presupuesto no coincide con la entidad de la orden de compra. Selecciona un presupuesto que pertenezca a la misma entidad." | Cada empresa gasta contra sus propios presupuestos. |
| "El presupuesto seleccionado no está contabilizado. Las órdenes de compra solo pueden comprometerse contra presupuestos contabilizados." | Los borradores todavía no son promesas — contabiliza el presupuesto primero. |
| "La fecha de la orden de compra queda fuera del rango de fechas del presupuesto seleccionado. Selecciona un presupuesto cuyo período cubra la fecha de la orden de compra." | La orden de compra pertenece a otro año presupuestario. |
| "The Budget cannot be changed once the Purchase Order is Posted — the committed amount is already rolled up to it. Void or unpost the PO to change its Budget." | La cuarta regla, y la única que actúa después de contabilizar: el compromiso ya está en la línea del presupuesto, así que el vínculo queda congelado. Descontabiliza o anula la orden primero. |
| "La línea presupuestaria no pertenece al presupuesto de la orden de compra. Selecciona una línea presupuestaria del mismo presupuesto." | La línea y el encabezado deben apuntar al mismo presupuesto. |
| "La cuenta contable de la línea presupuestaria no coincide con la cuenta contable de la línea. El compromiso presupuestario debe rastrear la misma cuenta contable." | Los compromisos se rastrean cuenta por cuenta — y dimensión por dimensión: la línea presupuestaria de una línea debe compartir su cuenta contable y su centro de costos, para que no se cargue el gasto de un rubro a otro. |
| "Error al contabilizar la orden de compra: presupuesto excedido para la cuenta contable …: Disponible …, Solicitado …" | El bloqueo (modo de aplicación) — recorta la orden de compra, modifica el presupuesto, u omite el control con la autoridad correspondiente. |
| "No se encontró línea presupuestaria para…. Se omite la verificación de presupuesto." | Un aviso, nunca un bloqueo — esa cuenta simplemente no tiene presupuesto. |
| "No se puede contabilizar la factura de compra: el saldo de presupuesto quedaría en negativo para la cuenta contable …. Reduce el monto de la factura o aumenta la asignación de presupuesto." | La salvaguarda del lado de la factura, para líneas que ya están al límite o más allá cuando llega la cuenta. |
Después de la verificación: el libro de compromisos
- Contabilizar una orden de compra suma sus montos de línea a Comprometido en las líneas presupuestarias coincidentes; anularla o reabrirla los resta de vuelta.
- Cuando se contabiliza la factura coincidente, el monto facturado convierte Comprometido → Real (cómo funciona el flujo de Comprometido a Real); con la aplicación activada, se rechaza con un mensaje claro una factura que dejaría el saldo de una línea en negativo.
- Las órdenes de compra omitidas quedan totalmente fuera de este libro — visibles en el registro de la orden de compra, ausentes de la aritmética presupuestaria.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Fechas de presupuesto que no cubren todo el período en que se gasta | Cualquier orden de compra con fecha fuera del rango Inicio–Fin del presupuesto no encuentra presupuesto, así que nada se le aplica — el hueco pasa desapercibido | Define Fecha de inicio y Fecha de fin para que cubran todo el período; esas fechas (no la etiqueta Año fiscal) son las que usan las verificaciones |
| Marcar Omitir controles de presupuesto como un desbloqueo de rutina | El gasto omitido nunca se registra como Comprometido ni como Real — el presupuesto queda ciego a él, para siempre | Trata la omisión como la excepción auditada que es (sus cambios quedan en el historial); financia necesidades reales mediante movimientos presupuestarios |
| Suponer que una orden de compra en borrador reservó su dinero | Solo la contabilización compromete — dos borradores pueden parecer ambos costeables y chocar al contabilizarse | Contabiliza con prontitud, o vuelve a ejecutar Análisis de presupuesto justo antes de contabilizar |
| Esperar que el bloqueo vigile cuentas sin presupuesto | "No se encontró línea presupuestaria… Se omite la verificación de presupuesto." — sin presupuesto significa sin control, por diseño | Dale una línea presupuestaria a cada cuenta que quieras dirigir, aunque sea modesta |
| Leer "Sobre presupuesto" en Verificación de presupuesto como un error por resolver | Es historial — el veredicto sellado cuando la orden de compra se contabilizó en modo de advertencia | Úsalo como la lista de trabajo del contralor: filtra las órdenes de compra por Verificación de presupuesto y da seguimiento |
Qué sigue
- Modal de análisis de presupuesto — verifica antes de contabilizar, mientras redactas la orden de compra.
- Movimientos presupuestarios (modificaciones) — la forma legítima de encontrar más dinero.
- Análisis de presupuesto de la orden de compra — la vista del lado de cuentas por pagar de la misma verificación.
Preguntas frecuentes
Cuatro, en orden creciente de formalidad: recortar la orden de compra; esperar a que se liberen otros compromisos; pedirle al contralor un suplemento o transferencia para financiar la línea; o — con la autoridad que exija tu política — marcar Omitir controles de presupuesto. El mensaje de bloqueo nombra la cuenta, el monto disponible y el monto solicitado, así que la conversación empieza con datos concretos.
Revisa tres cosas: que Aplicar controles de presupuesto de la entidad esté desactivado (modo de advertencia), que la orden de compra se haya omitido (Verificación de presupuesto = Omitido), o que la cuenta simplemente no tenga línea presupuestaria (Sin presupuesto).
No — solo la contabilización compromete. Por eso existe el modal de Análisis de presupuesto: muestra el impacto del borrador que estás redactando antes de que ocurra cualquier compromiso.
Sí. Una factura de compra de gasto directo iguala su propia línea presupuestaria por cuenta contable y dimensiones (Centro de costos) y registra el real por sí misma; con la aplicación activada, se rechaza una factura directa que dejaría el saldo de la línea en negativo. Una factura emitida contra una orden de compra no vuelve a verificarse desde cero — liquida el compromiso que la orden ya generó. Así que tanto la promesa (la orden de compra) como la factura independiente quedan controladas.
Anular una orden de compra contabilizada — o reabrirla a Borrador — resta sus montos de Comprometido, y Disponible se recupera de inmediato. El presupuesto siempre refleja promesas vigentes, no promesas muertas. (Las órdenes de compra omitidas nunca sumaron nada, así que cancelarlas no cambia nada.)
No necesariamente. La selección automática solo lo completa cuando exactamente un presupuesto contabilizado de la entidad de la orden de compra cubre su fecha — con cero o varios candidatos, deja la elección en tus manos. Elige el presupuesto correcto a mano; las tres reglas de selección (misma entidad, contabilizado, fecha dentro del rango) te mantendrán en el camino correcto.
El monto en la moneda de la entidad: los valores de línea se convierten al tipo de cambio de la orden de compra antes de la comparación, porque el presupuesto siempre vive en la moneda local de la entidad. Lo que se compromete es la cifra convertida.
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