Coincidencia de líneas entre orden de compra y factura de compra
La coincidencia es la forma en que REDA Financials se asegura de que solo pagues por lo que pediste y recibiste. Cada factura de proveedor relacionada con una orden de compra se conecta con ella línea por línea, y el sistema verifica las cantidades y los precios en cada paso. Es la clásica coincidencia de tres vías (orden ↔ recepción ↔ factura), automatizada.
Acceso que necesitarás. Crear, editar, hacer coincidir y contabilizar esto requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (personal y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
De qué te protege la coincidencia
- Facturar mercancía que nunca llegó: una línea de factura nunca puede exceder lo que se ha recibido en la línea de orden de compra coincidente.
- Doble facturación: las cantidades ya facturadas se restan; la misma entrega no puede facturarse dos veces.
- Aumentos de precio graduales: el precio unitario de la línea de factura debe coincidir con el precio acordado de la línea de orden de compra.
- Sobrecargos silenciosos: todo lo que supere la tolerancia permitida de tu entidad (el porcentaje de tolerancia de sobrefacturación de la orden de compra) se bloquea, no solo se marca.
La renovación del vestíbulo, continuación
La orden de compra de Meridian a Apex Construction Co comprometió $68,000 en dos líneas (construcción $48,000; equipamiento $20,000). Una vez entregado y recibido el trabajo, Apex envió su primera factura, solo por la construcción. Meridian la ingresó como factura ACC-2026-0412 e hizo coincidir su línea con la línea de construcción de la orden de compra:
Tres formas de hacer coincidir
| Ruta | Cómo funciona | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Empezar desde la orden de compra | Haz clic en Nueva factura en la orden de compra contabilizada. REDA Financials crea una factura prellenada con el proveedor y cada línea facturable, ya coincidida. La ajustas a lo que el proveedor facturó realmente y la contabilizas. | La factura refleja la orden: el caso común. Consulta Crear una factura de compra a partir de una orden de compra. |
| Conciliar una factura existente | En la factura, haz clic en Conciliar orden de compra. Elige la orden de compra, luego conecta cada línea de factura con la línea de orden de compra correcta y confirma las cantidades. | La factura se ingresó primero (o llegó por OCR) y necesita conectarse después. |
| Dejar que el sistema coincida | Marca Coincidencia automática de OC en la factura. REDA Financials encuentra las órdenes de compra abiertas del proveedor y conecta las líneas por producto y precio unitario. Si la factura ya indica una orden de compra, solo se usa esa. La casilla se desmarca sola cuando termina la coincidencia. | Volúmenes altos, con productos y precios uniformes. |
Las reglas, con precisión
Sea cual sea la ruta que elijas, las mismas verificaciones se ejecutan cuando las líneas se conectan y cuando la factura se contabiliza:
Tope de cantidad
Para cada línea de orden de compra: facturable = recibido − ya facturado. Si facturas de más, verás: «La cantidad de la factura excede la cantidad restante en la línea de la orden de compra.» Si la cantidad parece incorrecta, verifica que se haya registrado la recepción: una línea no recibida tiene una cantidad facturable de cero.
Acuerdo de precio
El precio unitario de la línea de factura debe ser igual al de la línea de orden de compra. Un proveedor que factura $130 contra una línea de orden de $125 no coincide: o corriges la factura, o cambias la orden de forma consciente (reabrir, modificar, volver a aprobar).
Misma moneda
La orden y la factura deben estar en la misma moneda: sin conversión silenciosa.
Tolerancia para la realidad
El porcentaje de tolerancia de sobrefacturación de la orden de compra de tu entidad permite pequeños excedentes (redondeos, flete menor) sin problemas. Todo lo que lo supere se bloquea.
El presupuesto sigue a la coincidencia
Una línea de factura coincidente hereda automáticamente el vínculo presupuestario de la línea de orden de compra, de modo que, cuando la factura se contabiliza, el presupuesto comprometido se convierte en real sin doble conteo. (También se pueden exigir verificaciones de dimensiones en la coincidencia —la opción Coincidencia de dimensiones en la orden de compra— si tu organización controla los costos de esa forma.)
Seguir la coincidencia desde ambos lados
- En la orden de compra: el Monto total facturado y el Saldo total por facturar se actualizan con cada coincidencia; la pestaña Facturas de compra enumera cada factura conectada.
- En la factura: la orden de compra coincidente aparece en el encabezado, y cada línea muestra la línea de orden de compra que salda.
La renovación del vestíbulo muestra el marcador en curso: una orden de $68,000, facturada por partes:
| Momento | Monto total facturado | Saldo total por facturar |
|---|---|---|
| Orden de compra contabilizada: $68,000 pedidos, nada facturado aún | $0.00 | $68,000.00 |
| Factura de construcción MPI001019 ($48,000) conciliada y contabilizada | $48,000.00 | $20,000.00 |
| A la espera de la factura del equipamiento | $48,000.00 | $20,000.00 |
Los mensajes que puedes encontrar
| El mensaje | Qué significa |
|---|---|
| «La cantidad de la factura excede la cantidad restante en la línea de la orden de compra.» | Estás facturando más de lo que se ha recibido y aún no facturado en esa línea: registra la entrega (Recibir mercancías en la orden de compra), o verifica si una factura anterior ya tomó parte de ella. |
| «No se pueden modificar líneas de una orden de compra que no está en Borrador.» | Intentaste cambiar las líneas de una orden contabilizada, normalmente para hacer coincidir un precio. Reabre la orden a Borrador, modifícala y contabilízala de nuevo. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ingresar la factura antes de registrar la entrega | La coincidencia se bloquea por la cantidad; la factura queda en el limbo mientras el proveedor espera | Registra primero Recibir mercancías, luego haz la coincidencia |
| Depender de la tolerancia para absorber un aumento de precio real | El excedente se repite en cada factura y se bloquea en cuanto supera la tolerancia | Modifica la orden una vez, de forma correcta: reabrir, cambiar, volver a aprobar, volver a contabilizar |
| Agregar costos relacionados con la orden como líneas adicionales sin coincidencia | Las líneas sin coincidencia omiten todas las verificaciones, y los saldos de la orden nunca cierran con honestidad | Haz coincidir todo lo que pertenece a la orden; deja sin coincidencia solo los gastos incidentales reales (como el flete) |
| Conectar una línea de factura con la línea de orden de compra equivocada | Se consume la cantidad facturable de la línea equivocada; la línea correcta se bloquea después | Lee las descripciones de las líneas al conectar cada par; confirma las cantidades línea por línea |
Qué sigue
- Crear una factura de compra a partir de una orden de compra: la ruta de un solo clic.
- Descripción general de las órdenes de compra: recepción, compromiso presupuestario y toda la historia de la orden de compra.
- Recepción de líneas de orden de compra (activos): por qué la recepción debe ir primero.
- Contabilización y anulación de una factura de compra: qué pasa después de la coincidencia.
Preguntas frecuentes
Llegar ≠ recibir. La coincidencia verifica la recepción registrada: abre la orden de compra y confirma que se completó Recibir mercancías para esa línea. Si la recepción está al día, revisa si una factura anterior ya facturó parte de la línea: el tope es lo recibido menos lo ya facturado.
No la fuerces a través de la coincidencia. O bien haz que el proveedor facture al precio acordado en la orden de compra, o modifica la orden de forma consciente: reabre la orden de compra a Borrador, actualiza el precio (puede requerir una nueva aprobación), contabiliza y luego haz la coincidencia. Así la pista de auditoría muestra un cambio deliberado, no un sobrepago silencioso.
La coincidencia funciona línea por línea, y una factura indica una sola orden de compra en su encabezado. Si un proveedor envía una factura que abarca varias órdenes, lo más limpio es una factura por orden de compra: pide al proveedor que la divida, o ingrésala tú mismo de esa forma.
La coincidencia solo aplica cuando existe una orden de compra. Las facturas sin orden —servicios públicos, suscripciones, servicios puntuales— se ingresan como facturas ordinarias (o facturas de gasto) sin paso de coincidencia. Que las órdenes de compra sean obligatorias para ciertas compras es una política de tu organización, no del sistema.
En la entidad: el porcentaje de tolerancia de sobrefacturación de la orden de compra, para que aplique de forma coherente a cada orden que emita esa entidad. Tu administrador lo configura; una coincidencia que lo supere se bloquea, no solo se marca.
Las cantidades coincidentes regresan al saldo facturable de la orden de compra, y cualquier importe real del presupuesto vuelve a comprometido: la orden queda lista para volver a facturarse correctamente. Consulta Contabilización y anulación de una factura de compra.
Opcionalmente. Con la opción Coincidencia de dimensiones en la orden de compra activada, las dimensiones de la línea de factura deben concordar con las de la línea de orden de compra coincidente, útil cuando los presupuestos se controlan por departamento o propiedad. Sin ella, solo se exigen la cantidad, el precio y la moneda.
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