Anulación masiva
Una importación se ejecutó dos veces. Un lote de migración llegó a la entidad equivocada. Todo un mes de documentos de prueba necesita desaparecer de los libros — correctamente, con motivos, no con eliminaciones. La anulación masiva es la misma herramienta de Actualización masiva de estados apuntada a Anular, más un campo adicional que importa más que todos los demás: el motivo.
Acceso que necesitarás. Anular en masa requiere el mismo conjunto de permisos que anular un registro: Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de compra, Órdenes de compra y Desembolsos; Accounts Receivable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de venta; Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 para Asientos contables. El conjunto Read Only v2 no puede anular.
La ejecución
Selecciona con rigor y precisión
Anular deshace contabilidad real — así que haz que la selección se justifique por sí misma. Filtra la vista de lista hasta obtener exactamente el conjunto erróneo (la marca de fecha de la importación duplicada, la entidad equivocada) y revisa cada fila antes de marcarla.
Estado destino: Anular — y escribe un motivo real
Elegir Anular revela el cuadro Motivo de anulación en los documentos que lo registran (facturas de venta y de compra, incluyendo sus tipos de nota). Un solo motivo se aplica a toda la ejecución — lo cual es exactamente correcto, porque una anulación masiva debe ser un solo evento: "Importación duplicada 02-jul — lote revertido". Los documentos de caja y los asientos contables se anulan sin un motivo almacenado; considera agregar una nota en los registros si el contexto no es obvio.
Aplica, y da cuenta de cada registro
Por cada registro se ejecuta la lógica completa de anulación: se eliminan los asientos contables, se deshacen las aplicaciones (los pagos y créditos vuelven a estar disponibles), y el documento queda congelado con motivo y fecha. El informe de resultado te indica exactamente cuáles se anularon y cuáles se rechazaron — con motivos sobre los que actuar.
Cómo leer el resumen de una ejecución de anulación — un ejemplo de Meridian
La contralora de Meridian Properties Group está limpiando un lote que una importación creó por duplicado. Filtra la vista de lista al conjunto duplicado y lanza la herramienta; el resumen dice "12 seleccionados: 8 Borrador, 3 Contabilizado, 1 Anulado". Esa sola línea ya le dice tres cosas:
- El registro 1 Anulado ya está donde ella está enviando todo — se omitirá sin tocarlo y se informará como ya en el estado destino. Alguien se adelantó; sin ningún daño.
- Los 3 Contabilizado ejecutarán cada uno su lógica completa de anulación: asientos contables eliminados, aplicaciones deshechas, motivo y fecha estampados.
- Los 8 Borrador merecen una pausa — un borrador nunca tocó los libros, así que un borrador duplicado a menudo puede simplemente eliminarse en lugar de anularse. Si de verdad pertenecen a la ejecución, esa línea de resumen es donde ella lo decide.
Escribe el motivo — "Importación duplicada 02-jul — lote revertido" — y aplica. Los recuadros de la pantalla de resultado (Actualizados / Ya en el estado destino / Fallidos) dan cuenta de cada registro, y todo lo que fue rechazado regresa enlazado, con su motivo exacto en la tabla de fallos, con los duplicados agrupados.
Qué cambia Anular, documento por documento
| Documento | Qué hace su anulación |
|---|---|
| Facturas de venta (incl. notas de crédito) | Se eliminan los asientos contables, se deshacen las aplicaciones (los pagos y créditos vuelven a estar disponibles), se registran el motivo y la fecha de anulación. Después queda congelada: «Las facturas de venta anuladas no se pueden modificar.» |
| Facturas de compra (incl. notas de crédito de proveedor y facturas de gasto) | El espejo del lado de cuentas por pagar — se eliminan los asientos, se estampan motivo y fecha, luego «Las facturas de compra anuladas no se pueden modificar.» |
| Desembolsos | Se revierte la contabilidad del pago — pero los números de cheque consumidos al contabilizar nunca se devuelven; una reemisión toma el número siguiente. Consulta Anulación de un desembolso. |
| Asientos contables | Según la propia descripción de la acción: «Anular este asiento contable. Las transacciones contables se eliminan y el asiento se vuelve inmutable hasta que se reabra.» |
| Órdenes de compra | Anular libera el compromiso presupuestario de la orden — el dinero que retenía en el presupuesto vuelve a estar disponible. |
Los rechazos, palabra por palabra
Un registro que no se puede anular te dice exactamente por qué — el mismo mensaje que te daría si lo anularas de a uno:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «Indica un motivo para anular esta factura.» | Las facturas y notas registran un motivo de anulación — escribe uno en el cuadro Motivo de anulación antes de aplicar. |
| «Indica una fecha de anulación.» | La anulación necesita saber a qué día pertenece — indica la fecha. |
| «No se puede anular una factura de venta con pagos o créditos aplicados. Revierte primero las aplicaciones.» | Las dependencias se deshacen en orden: elimina las aplicaciones y luego vuelve a ejecutar la anulación sobre ese registro. |
| «No se puede descontabilizar ni anular esta factura de venta porque no se pudo eliminar su recibo de caja generado automáticamente: {0}» | Una factura de venta al contado viaja con su propio recibo; lo que sea que bloquee el recibo (el motivo citado) bloquea la factura. Corrige eso primero. |
| «Este recibo de caja no se puede descontabilizar ni anular porque está conciliado. Elimina primero la conciliación.» | El dinero conciliado con el banco está protegido — desconcílialo deliberadamente antes de tocar el recibo. |
| «Los asientos contabilizados con fecha igual o anterior a la del cierre no se pueden descontabilizar.» | Los libros cerrados también protegen su contenido de las limpiezas masivas — reabre deliberadamente, o deja la historia en paz. |
¿Volver a Borrador en lugar de anular?
Si los documentos son fundamentalmente correctos pero necesitan una corrección (período equivocado, cuenta equivocada), actualízalos en masa a Borrador en su lugar — asientos eliminados, documentos editables, nada congelado. Reserva Anular para documentos que nunca debieron existir; reserva Borrador para documentos que deben existir de otra forma.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Anular a partir de una selección revisada a ojo, sin filtrar | Una fila marcada por error anula un documento perfectamente bueno — contabilidad real, deshecha por accidente | Construye un filtro que sea el conjunto erróneo (marca de fecha de la importación, entidad equivocada), verifica cada fila y luego selecciona |
| Anular cuando Borrador era el destino correcto | Documentos fundamentalmente correctos quedan congelados para siempre por una fecha o cuenta que se podía corregir | Anula lo que nunca debió existir; envía a Borrador lo que debe existir de otra forma |
| Ejecutar la anulación sin un plan para los pagos liberados | Anular facturas liquidadas libera el efectivo que las liquidó — dinero sin aplicar que nadie está esperando | Decide antes de la ejecución a dónde deben ir los pagos y créditos liberados; aplícalos o reembólsalos justo después |
| Un motivo de anulación vago o vacío | Las facturas exigen uno («Indica un motivo para anular esta factura.»), y uno vago apenas es mejor — las auditorías se estancan en el "¿por qué?" | Una oración específica que nombre el evento: qué pasó, cuándo, qué hace esta ejecución al respecto |
| Intentar "anular" eliminando | Los documentos contabilizados rechazan la eliminación — y si no lo hicieran, tu rastro de auditoría tendría huecos donde antes había dinero | Anula con un motivo; el documento permanece en el sistema como evidencia de la corrección |
Qué sigue
- Descripción general de las actualizaciones masivas — la herramienta, con capturas de pantalla.
- Contabilización y anulación de una factura de compra — qué significa anular en un solo documento.
- Anulación de un desembolso — los detalles del lado del pago (¡números de cheque!).
Preguntas frecuentes
No — una ejecución, un motivo, por diseño: una anulación masiva debe ser un solo evento explicable. Los registros que necesitan explicaciones individuales merecen anulaciones individuales.
Las mismas reglas que al anular uno por uno — el informe cita cada motivo. Un caso clásico: un pago no puede simplemente desaparecer mientras haya cosas que dependan de él; deshace las dependencias primero y luego vuelve a ejecutar los rezagados.
No existe la eliminación masiva de documentos contabilizados — de forma deliberada. Los registros contabilizados permanecen para siempre, anulados o no; esa permanencia es tu rastro de auditoría. Solo los borradores nunca contabilizados se pueden eliminar.
Las facturas de venta y de compra, incluyendo sus tipos de nota de crédito y nota de crédito de proveedor — el motivo y la fecha de anulación quedan estampados en cada documento anulado. Los documentos de caja y los asientos contables se anulan sin un motivo almacenado, así que agrega contexto en una nota del registro cuando no sea obvio.
Nada — se informa como ya en el estado destino y queda completamente intacto: su motivo y fecha de anulación originales se conservan. Ese salto es lo que hace segura la reejecución de una anulación parcialmente fallida.
Cada anulación queda registrada en el Registro de auditoría — la acción, quién la realizó, cuándo y sobre qué registro — y cada factura anulada muestra su motivo y fecha de anulación en su propio cuerpo. Una anulación masiva son muchas anulaciones ordinarias, todas completamente registradas.
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