Descripción de las órdenes de compra
Una orden de compra (OC) es la promesa formal de compra de tu empresa: pedimos estos artículos, a estos precios, a este proveedor. Llega antes de cualquier factura o pago, y ahí reside precisamente su poder. La OC compromete el presupuesto antes de gastar el dinero, le da a recepción una lista de verificación de lo que debe llegar y le da a Cuentas por pagar un punto de referencia contra el cual comparar cada factura del proveedor. Este artículo explica el ciclo de vida de la OC en REDA Financials y cómo las órdenes se conectan con presupuestos, mercancías, activos y facturas.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede ver las órdenes de compra; crearlas, editarlas y contabilizarlas requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (personal y responsables de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas, pero no modificarlas.
Un ejemplo práctico: la renovación del vestíbulo
Meridian Properties US LLC renovó el vestíbulo de su torre de Nueva York. El equipo de propiedades emitió una OC a Apex Construction Co con dos líneas: obras de construcción ($48,000) y cuatro equipos de recepción ($5,000 cada uno). Compromiso total: $68,000.
El ciclo de vida de la OC
| Etapa | Qué ocurre |
|---|---|
| 1. Borrador | Construyes la orden: proveedor, entrega prevista, líneas con cantidades y precios. Todo es editable; nada está comprometido. |
| 2. Contabilizada | La orden se emite. Las líneas se bloquean (no más ediciones sin reabrirla), el presupuesto se compromete (si la OC está vinculada a uno) y la OC se puede enviar al proveedor como PDF. La aprobación funciona como en las facturas: contabilizar requiere un Estado de aprobación Aprobada o No requerida; el botón Enviar para aprobación inicia la autorización de tu organización. |
| 3. Recepción | Las mercancías o los servicios llegan, quizás todo de una vez, quizás por partes. Cada recepción actualiza el Estado de recepción: No recibida → Parcialmente recibida → Recibida por completo. |
| 4. Facturación | Las facturas del proveedor llegan y se concilian con las líneas de la OC, nunca por más de lo que se recibió y aún no se ha facturado. |
| 5. Anulación (si es necesario) | Cancelar una OC contabilizada libera su compromiso de presupuesto y registra un motivo de anulación de forma permanente. |
Los totales acumulados que cuentan la historia
Una OC contabilizada se controla a sí misma con tres números que puedes leer de un vistazo en los aspectos destacados:
- Importe neto total: el compromiso, todo lo pedido, después de descuentos. ($68,000 aquí.)
- Saldo total por recibir: lo que aún no ha llegado. ($0.00; Apex entregó todo.)
- Saldo total por facturar: lo que ha llegado pero aún no se ha facturado. ($20,000; hasta ahora Apex solo ha facturado la construcción.)
Cuando ambos saldos llegan a cero, la historia de la OC está completa: todo lo pedido llegó y todo lo que llegó se facturó.
Control de presupuesto: el gasto se verifica antes de que ocurra
Vincula una OC a un Presupuesto y REDA Financials lo aplica al momento de contabilizar. Cada línea de la OC consume el presupuesto disponible en su línea presupuestaria correspondiente; si una línea empujara el gasto por encima de lo disponible, la contabilización se bloquea; el campo Verificación de presupuesto te indica cómo estás (el ejemplo anterior muestra Sin presupuesto porque esta OC no estaba vinculada a un presupuesto). Los administradores pueden anular un bloqueo en casos excepcionales con Omitir controles de presupuesto.
Lo ingenioso es lo que ocurre después: cuando se contabiliza una factura conciliada, el importe comprometido se convierte en gasto real; el saldo disponible del presupuesto no se cuenta dos veces. Toda la mecánica, incluida la ventana emergente de análisis, está en Análisis de presupuesto de la OC.
Recepción — y de dónde vienen los activos
Haz clic en Recibir mercancías en una OC contabilizada y registra cuánto llegó de cada línea. Ocurren dos cosas:
- Se actualizan la cantidad recibida de la línea y el Estado de recepción de la OC; las entregas parciales son perfectamente normales.
- Las líneas marcadas con Crear activo generan automáticamente registros de Activo fijo —uno por cada unidad recibida— en estado En construcción. Así fue como surgieron los cuatro activos de equipo de recepción de Meridian (visibles en la pestaña Activos fijos de la OC), listos para capitalizarse una vez que se contabilice la factura final.
Guía completa: Recibir líneas de la OC (activos).
Conciliación de facturas: la concordancia de tres vías
Cuando llegó la factura de $48,000 de Apex Construction, el contador de cuentas por pagar de Meridian la concilió con la línea de construcción de la OC. REDA Financials verifica cada conciliación:
- Cantidad: no puedes facturar más de lo que se ha recibido y aún no se ha facturado. Una factura por mercancías que nunca llegaron se detiene de inmediato.
- Precio: el precio unitario de la línea de la factura debe coincidir con el de la línea de la OC.
- Tolerancia: tu entidad puede permitir un pequeño porcentaje de sobrefacturación (la Tolerancia de sobrefacturación de la OC) para las realidades de redondeo y flete; cualquier cosa que lo supere se bloquea.
Empieza desde cualquiera de los dos lados: el botón Nueva factura de la OC crea una factura ya rellenada (consulta Crear una FC a partir de una OC), o concilia una factura existente con su acción Conciliar orden de compra (consulta Conciliación de líneas entre OC y FC).
Una cosa que una OC no hace
Qué sigue
- Crear una orden de compra: construye la OC de la renovación del vestíbulo paso a paso.
- Líneas de la OC y productos: cantidades, precios, codificación contable y la marca Crear activo.
- Recibir líneas de la OC (activos): registra entregas, crea activos.
- Análisis de presupuesto de la OC: la verificación de presupuesto en profundidad.
- Crear una FC a partir de una OC: convierte la orden en una factura con un solo clic.
Preguntas frecuentes
Una OC contabilizada es un compromiso emitido: el proveedor quizás ya esté actuando según ella y se ha comprometido presupuesto contra ella. Para cambiar la orden, vuelve a abrirla como Borrador, edítala y contabilízala de nuevo (es posible que se requiera aprobación otra vez, según las reglas de tu organización).
Estás facturando por más de lo que se ha recibido y aún no se ha facturado en esa línea. Verifica dos cosas: ¿se registró realmente la recepción (Recibir mercancías)? ¿Y ya se facturó parte de esta línea en una factura anterior? El Saldo por facturar de la OC muestra exactamente lo que aún se puede facturar.
No: el vínculo con el presupuesto es opcional (la OC de ejemplo muestra Verificación de presupuesto: Sin presupuesto). Pero cuando hay un presupuesto vinculado, sus controles se aplican automáticamente y tus informes de presupuesto ganan visibilidad de comprometido frente a real. Muchas organizaciones exigen presupuestos en los proyectos de capital y dejan sin vincular las OC operativas rutinarias.
La ventana Recibir mercancías no te dejará registrar más de lo que se pidió: se detiene con un mensaje que nombra la línea en la que lo recibido supera lo pedido. Resuelve primero las sobreentregas reales con el proveedor (devuelve el excedente o modifica la orden para que refleje la realidad) y luego registra la recepción. La conciliación de facturas protege el pago de la misma forma: las facturas se verifican contra las cantidades recibidas y no facturadas y contra la tolerancia de tu entidad.
Sí: Nueva factura en la OC crea una factura de compra ya rellenada con el proveedor y las líneas facturables, y ya conciliada. Tú la revisas, la ajustas a lo que el proveedor realmente facturó y la contabilizas. Consulta Crear una FC a partir de una OC.
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