Tipos de activos y categorías
Toda laptop que Meridian compre debería depreciarse de la misma manera: mismo método, misma vida útil, mismas cuentas. Nadie debería volver a decidir esto en cada compra. Un Tipo de activo es donde esa decisión se toma una sola vez: los valores predeterminados de depreciación y las cuentas contables para toda una clase de activos. Cree unos cuantos tipos de entrada, y cada activo posterior heredará un comportamiento correcto.
Acceso que necesitará. Configurar categorías de activos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas pero no modificarlas.
Las decisiones que definen el tipo
| Campo | La decisión |
|---|---|
| Categoría de activo | Tangible (edificios, vehículos, equipos — creados a partir de recepciones de órdenes de compra) o Intangible (software, licencias, patentes — capitalizados desde facturas de compra). La categoría determina la ruta de creación en la que participa el tipo y si los cargos se llaman depreciación o amortización. |
| Modo de registro | Individual: un Activo fijo por unidad física (cuatro monitores = cuatro activos, cada uno dado de baja por separado). Bulk: un activo por recepción con una cantidad (cien sillas como un solo lote). El modo Individual exige cantidades en números enteros. |
| Depreciable | Desmárquelo para la excepción clásica: los terrenos. Los activos no depreciables no generan calendario al activarse. |
Valores predeterminados de depreciación
Default Method (Straight Line para la mayoría de los tipos), Default Useful Life — en meses (60 para equipos de oficina, 468 para los edificios de Meridian), Default Convention (política de prorrateo del primer mes), Default Residual % (valor de rescate como porcentaje del costo) y Default Declining Rate (para métodos de saldo decreciente). Estos son valores predeterminados, aplicados en la activación a lo que el activo individual dejó en blanco — cualquier activo puede sobrescribir cualquiera de ellos antes de activarse.
Cada campo, de un vistazo
| Campo | Qué decide |
|---|---|
| Asset Type Name | La etiqueta que todos eligen: "Office Equipment", "Buildings", "Software". |
| Categoría de activo (obligatorio) | Tangible (el valor predeterminado) o Intangible. En palabras del propio campo: "Tangible: physical assets (buildings, vehicles, equipment) — capitalized via PO receipt. Intangible: non-physical (software, licenses, patents) — capitalized via the PI Amortize action." |
| Modo de registro | Individual (el valor predeterminado) — un Activo fijo por unidad física, cantidades en números enteros de 1. Bulk — un activo por evento de recepción, se permiten cantidades decimales. |
| Depreciable | Marcado para casi todo; desmarcado para terrenos y otros activos que no se desgastan — no se genera calendario en la activación. |
| Activo | Si el tipo está disponible para nuevos activos. La desactivación se bloquea mientras algún activo no dado de baja use el tipo. |
| Umbral de capitalización | El umbral de precio de su política para capitalizar (note la ortografía británica en el nombre del campo). El sistema verifica que sea cero o positivo — pero no impide por sí mismo crear activos por debajo de ese umbral; la aplicación de la política es tarea de su proceso de compras. |
| Método predeterminado | El método de depreciación que heredan los nuevos activos — el valor predeterminado es Straight Line. Vea Reglas y métodos de depreciación. |
| Vida útil predeterminada (meses) | Cuánto tiempo sirve la clase, en meses. Debe ser mayor que cero. |
| Convención predeterminada | La política de prorrateo del primer mes — el valor predeterminado es Pro-rata (Daily). Vea Convenciones de depreciación. |
| % residual predeterminado | El valor de rescate esperado como porcentaje del costo. En la activación, un activo con Residual Value en blanco (o cero) obtiene Costo de adquisición × este porcentaje. |
| Tasa decreciente predeterminada | La tasa anual que usan los métodos de saldo decreciente — solo relevante para los tipos Declining Balance y Written Down Value (Block). |
Cuándo se aplican realmente los valores predeterminados
Los valores predeterminados del tipo se copian a un activo una sola vez — en la activación — y solo en los campos que el activo dejó en blanco: Method, Useful Life, Convention, Declining Rate y Residual Value (calculado a partir del porcentaje cuando el residual del activo está en blanco o en cero). Por eso el contador de Meridian activó Office Equipment - 1 sin tocar un solo campo de depreciación y aun así obtuvo un calendario lineal limpio de 60 meses: el tipo completó todo. Complete un campo en el activo antes de activarlo y su valor prevalece; cambie un valor predeterminado después y los activos existentes conservarán con lo que fueron activados.
El conjunto de cuentas contables
Cada evento del ciclo de vida se contabiliza a través de las cuentas del tipo:
- Asset GL Account — el lugar del balance donde reside el costo capitalizado.
- Accumulated Depreciation GL — la cuenta de contrapartida que crece con cada cargo.
- Depreciation Expense GL — el lado del estado de resultados del cargo mensual.
- Disposal Gain/Loss GL — donde cae la diferencia cuando el activo sale.
- Impairment GL / Revaluation Surplus GL — la cuenta de resultados por deterioro y la cuenta patrimonial para revaluaciones al alza.
Qué evento del ciclo de vida afecta a qué cuenta
La recompensa de tener un conjunto completo de cuentas contables es que cada evento en la vida de cada activo se contabiliza solo, siempre a las mismas cuentas. Este es el mapa completo:
| Evento del ciclo de vida | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Capitalización (activación) | Asset GL Account | La(s) cuenta(s) que originalmente afectó la compra |
| Depreciación / amortización mensual | Depreciation Expense GL | Accumulated Depreciation GL |
| Deterioro | Impairment GL Account | Accumulated Depreciation GL |
| Revaluación — al alza | Asset GL Account | Impairment GL Account (revirtiendo primero pérdidas previas), luego Revaluation Surplus GL |
| Revaluación — a la baja | Revaluation Surplus GL (hasta cualquier superávit previo), luego Impairment GL Account | Asset GL Account |
| Baja | Accumulated Depreciation GL + Disposal Gain/Loss GL | Asset GL Account |
Las reglas que mantienen limpios los tipos
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "No se puede desactivar un Tipo de activo con activos fijos activos." | Cualquier activo no dado de baja — Under Construction, Active, Impaired, incluso Fully Depreciated — mantiene vivo a su tipo. Dé de baja los activos primero, o deje el tipo activo y simplemente deje de asignarlo. |
| "La Vida útil predeterminada debe ser mayor que cero." | Una vida útil de cero meses significaría un calendario sin nada que distribuir — dele a la clase su vida útil real en meses. |
| "El Umbral de capitalización debe ser cero o positivo." | El umbral documenta un piso de política; un piso negativo carece de sentido. (Recuerde: el sistema registra el umbral pero no obliga a gastar lo que esté por debajo de él — eso lo hace el proceso de su equipo.) |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué duele | Haga esto en su lugar |
|---|---|---|
| Dejar en blanco las cuentas de Disposal, Impairment o Revaluation Surplus "hasta que las necesitemos" | Una baja se rechaza a mitad de la acción; un deterioro puede cambiar el estado del activo sin contabilizar el ajuste — un vacío silencioso en los libros | Complete el conjunto completo de cuentas contables el mismo día en que se crea el tipo |
| Esperar que el Capitalisation Threshold gastee automáticamente las compras pequeñas | No lo hace — los activos por debajo del umbral se siguen creando si la línea de la orden de compra está marcada, y su política se filtra silenciosamente | Trate el umbral como documentación; hágalo cumplir donde ocurre el marcado (compras / revisión de recepción) |
| Elegir el modo Bulk para unidades que podría retirar de a una | Los lotes Bulk se dan de baja completos — no hay forma de dividir un lote después | Ante la duda, use el modo Individual; reserve Bulk para poblaciones genuinamente agrupadas |
| Editar un valor predeterminado esperando que los activos ya activados lo sigan | No les pasa nada — los valores predeterminados se copian una sola vez, en la activación | Ajuste los activos individuales de forma deliberada (prospectiva), y deje que el nuevo valor predeterminado sirva a los activos futuros |
| Crear tipos casi duplicados | Los informes del registro se fragmentan; la misma laptop se deprecia de dos maneras según quién la haya registrado | Un tipo por cada tratamiento genuinamente distinto — si dos tipos tendrían configuraciones idénticas, fusione la idea antes de crearlos |
Qué sigue
- Fichas de activos (plantillas) — la capa de registro por encima de los activos.
- Reglas y métodos de depreciación — qué significan esos valores predeterminados.
- Creación de activos a partir de órdenes de compra — donde el tipo entra en juego por primera vez.
Preguntas frecuentes
Tantos como tratamientos de depreciación genuinamente distintos tenga — típicamente entre cinco y diez (edificios, mejoras, equipos, vehículos, computadoras, software…). Si dos tipos tendrían configuraciones idénticas, son un solo tipo.
No. Los valores predeterminados se copian a un activo una sola vez, en la activación. Los activos existentes conservan su configuración — que es lo que exige la contabilidad; cambiar la vida útil de un activo vivo es una decisión deliberada por activo, aplicada de forma prospectiva.
¿Alguna vez necesitará dar de baja, deteriorar o rastrear una unidad por separado? Individual. ¿La población es homogénea y se gestiona como un pool (sillas, herramientas pequeñas)? Bulk. Ante la duda, use Individual — no se puede dividir un lote Bulk después.
Sí — todos y cada uno. Complete Method, Useful Life, Convention, Declining Rate o Residual Value en el activo antes de activarlo, y sus valores prevalecen; solo los campos en blanco se completan desde el tipo. Ese es el diseño: el tipo es la política de la clase, el activo lleva las excepciones.
Está en el formulario pero no lo usa el flujo de contabilización actual: el costo de una compra simplemente permanece en la cuenta que originalmente afectó hasta que la activación lo reclasifica a la Asset GL Account. Déjelo en blanco; hoy nada depende de él.
"No se puede desactivar un Tipo de activo con activos fijos activos." — y "activo" aquí significa cualquier activo no dado de baja, incluyendo los Fully Depreciated que sigan en el registro. El tipo lleva las cuentas contables que esos activos necesitarán al darse de baja, así que debe permanecer vivo mientras ellos lo estén.
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