Iniciar una conciliación
El extracto ya está importado; es hora de abrir la conciliación del mes. Dos minutos de configuración —un registro, un período, un saldo— y el espacio de trabajo se encarga del resto.
Acceso que necesitarás. Crear y trabajar en una conciliación requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las conciliaciones, pero no crearlas ni modificarlas.
Crear el registro
Nueva conciliación bancaria: cuenta + período + fecha
Elige la Bank Account y el Accounting Period que se va a conciliar (una conciliación por cuenta y por período — un duplicado se rechaza), además de la Reconciliation Date. La entidad y la moneda siguen a la cuenta automáticamente, y el registro se abre In Progress.
¿Primera vez con esta cuenta? Marca el período inicial
La cadena necesita un ancla: activa Starting Reconciliation Period e ingresa el Starting Bank Balance (el saldo del banco al inicio del período — el de Meridian era $875,700). Todo mes posterior hereda su punto de partida del predecesor aprobado, y el sistema exige ese orden: "Previous period must be reconciled and approved before starting this period…"
En el espacio de trabajo: ingresa el Ending Bank Balance
El único número que el sistema no puede conocer: el saldo de cierre impreso en el extracto del banco. Escríbelo en el Bank Side ("Enter from bank statement") y todas las cifras se recalculan: los saldos del libro mayor, los depósitos en tránsito, los cheques pendientes y la Difference que estás por llevar a cero.
Cómo leer el espacio de trabajo
- Bank Side vs. Book Side — las dos historias, con la aritmética del saldo ajustado explicada línea por línea.
- La barra Difference — roja hasta llegar a cero, verde cuando queda demostrada. Se recalcula en vivo a medida que emparejas.
- Dos colas de trabajo — Unmatched Bank Transactions (líneas del extracto que esperan una explicación) y Unmatched Book Entries (recibos, pagos, líneas de asiento y depósitos contabilizados que esperan su línea de extracto), ambas con búsqueda y filtros.
- La barra de herramientas — Create Adjustment, Auto Match, Run Rules, Run AI, Complete: todo el conjunto de herramientas listo para usar, de izquierda a derecha.
La franja de saldos, etiqueta por etiqueta
En la parte superior del espacio de trabajo, toda la aritmética de la conciliación en una sola fila:
| Etiqueta | Qué es el número |
|---|---|
| Saldo bancario inicial | Dónde estaba el banco al inicio del período — heredado de la conciliación aprobada anterior, o escrito a mano en un período inicial. |
| Saldo bancario final | La cifra de cierre del extracto — la que tú escribes ("Enter from bank statement"). |
| Starting GL Balance / Ending GL Balance | El lado de los libros: la posición del libro mayor en la cuenta contable del banco al inicio y al final del período. |
| Deposits in Transit | Dinero que tus libros registraron y que ninguna línea del extracto ha confirmado todavía. |
| Cheques pendientes | Dinero que ya emitiste y que aún no se ha acreditado en el banco. |
| Reconciled Deposits / Reconciled Payments | Lo que ya se ha emparejado hasta ahora, entradas y salidas — crece a medida que trabajas. |
| Adjusted Bank Balance / Adjusted Book Balance | Los dos lados después de las diferencias de tiempo — el par que debe coincidir. |
| Diferencia | Adjusted Bank menos Adjusted Book: el número que estás llevando a cero. |
| Starting Period (insignia) | Marca el primer eslabón de la cadena — la primera conciliación de la cuenta. |
Las puertas de entrada
La creación está protegida para que la cadena se mantenga íntegra. Textualmente, con lo que pide cada una:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Ya existe una conciliación para esta cuenta bancaria y período contable." | El mes ya está abierto (o terminado) — trabaja en el registro existente. |
| "El período anterior debe estar conciliado y aprobado antes de iniciar este período. Marque esta como Período de conciliación inicial si es la primera conciliación de esta cuenta bancaria." | Termina y aprueba el mes anterior primero — o, si la cuenta es nueva, activa la casilla de período inicial. |
| "Starting Bank Balance is required when marking a reconciliation as a starting period." | El ancla de la cadena necesita su número — el saldo del banco al inicio del período. |
| "No puede existir un período de conciliación inicial cuando ya existe una conciliación anterior para esta cuenta bancaria." | Esta cuenta ya tiene historial — continúa la cadena en lugar de reiniciarla. |
| "El Período contable no puede cambiarse después de la creación. Elimine esta conciliación y cree una nueva." (y lo mismo para Bank Account) | El par de anclas es permanente — elimina y vuelve a crear si alguno estaba mal; las coincidencias viven en las líneas, así que no se pierde nada. |
| "Ending Bank Balance required" | El recordatorio del espacio de trabajo hasta que escribas la cifra de cierre del extracto — nada se puede completar sin ella, y actualizarla requiere que la conciliación esté In Progress. |
Errores comunes que se deben evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Activar Starting Reconciliation Period en una cuenta con historial | Se rechaza — y si no se rechazara, la cadena se bifurcaría desde un segundo "inicio" | La casilla es solo para el verdadero primer mes de la cuenta; todo mes posterior hereda de su predecesor aprobado |
| Adivinar el Starting Bank Balance en un primer período | Todo mes futuro encadena desde esta ancla — un inicio equivocado se hereda para siempre | Usa el saldo impreso del banco al inicio del período; en migraciones, la misma cifra de corte que tus saldos iniciales del libro mayor |
| Escribir el Ending Bank Balance de memoria | La Difference persigue un fantasma del tamaño exacto del error de tipeo | Extracto en mano, cifra de cierre hasta el centavo |
| Iniciar el mes nuevo antes de que se apruebe el mes anterior | La puerta lo rechaza — un predecesor Completed pero sin aprobar bloquea la cadena tanto como uno sin terminar | Incorpora la aprobación al ritmo mensual; con Auto-Create Reconciliations activado, el siguiente registro aparece en cuanto puede hacerlo |
Qué sigue
- Emparejamiento automático con IA — el primer botón que hay que presionar.
- Coincidencia y anulación de coincidencia manual — los rezagados.
- Completar una conciliación — la línea de meta.
Preguntas frecuentes
Las conciliaciones siguen los períodos contables; elige el período que se está cerrando. Las líneas de extracto de los bordes siguen visibles para la coincidencia — la conciliación mira una ventana configurable más allá de su período justamente para los cheques que se acreditan tarde.
El saldo real del banco al inicio del período que estás conciliando, tomado del extracto. Si estás migrando, es la misma cifra de corte que tus saldos iniciales pusieron en el libro mayor: banco y libros anclados a la misma verdad.
No — ambos quedan fijos al crear el registro ("…no se puede cambiar después de la creación. Elimina esta conciliación y crea una nueva."). No se pierde nada: elimina y vuelve a crearla; las coincidencias viven en las líneas, no en el registro.
De la cuenta bancaria, de forma automática, en el momento en que la eliges — la moneda de la cuenta es la ley para todo lo relacionado con banca, conciliaciones incluidas. Nunca las defines a mano.
Sí, y es una función: las cuentas con Auto-Create Reconciliations activado generan el borrador del siguiente período cuando se aprueba un mes. Ábrelo, ingresa el Ending Bank Balance del nuevo extracto y continúa — la cadena y el saldo inicial ya están conectados.
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