Facturas de compra de tipo gasto
No todo costo merece un proceso de dos pasos. Servicios públicos en débito automático, cargos de tarjeta, comisiones bancarias, suscripciones: el dinero ya salió (o saldrá sin que muevas un dedo), así que registrar una cuenta por pagar y luego pagarla más tarde sería solo trabajo redundante. Para estos casos, REDA Financials tiene el tipo de factura Gasto: un solo documento que registra el costo y su pago en una única contabilización.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar estas facturas requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de CxP) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
En qué se diferencia una factura de gastos
Una factura de compra de tipo gasto luce y se comporta como una factura normal: mismo formulario, mismas líneas, mismos impuestos. La diferencia es lo que ocurre al contabilizar:
| Tipo Factura | Tipo Gasto | |
|---|---|---|
| Qué registra la contabilización | El costo y una cuenta por pagar abierta | El costo y el pago, juntos |
| Paso de pago | Separado: un comprobante de egreso más adelante | Ninguno: REDA Financials crea y contabiliza el pago por ti |
| Campos obligatorios adicionales | — | Método de pago y cuenta bancaria (el pago automático los necesita) |
| ¿Aparece en la antigüedad de CxP? | Sí, hasta que se paga | No: nace liquidada |
| Retención de impuestos (donde está habilitada) | Se retiene al pagar | Se retiene de inmediato al contabilizar: no hay un pago posterior que esperar |
La factura de electricidad de Meridian
MetroPower Utilities cobra los cargos de electricidad de Meridian Properties US LLC por débito directo: el dinero sale del banco por su cuenta. Por eso Meridian registra cada factura mensual ($3,400) como una factura de tipo Gasto: el contador elige el método de pago (ACH) y la cuenta bancaria operativa, la contabiliza y listo. Sin una corrida de pagos aparte, sin nada pendiente en la antigüedad de CxP.
Tras bambalinas, contabilizar este único documento creó dos conjuntos de asientos balanceados:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| El costo (la factura en sí) | ||
| Servicios públicos — Edificios | $3,400.00 | |
| Cuentas por pagar — Comercial | $3,400.00 | |
| El pago (creado automáticamente): el dinero sale del banco… | ||
| Anticipos a proveedores | $3,400.00 | |
| Efectivo y equivalentes de efectivo | $3,400.00 | |
| …y su aplicación salda la cuenta por pagar | ||
| Cuentas por pagar — Comercial | $3,400.00 | |
| Anticipos a proveedores | $3,400.00 | |
El resultado neto: el costo queda registrado, el efectivo salió y no queda nada por pagar, exactamente lo que ocurrió en el mundo real. (En REDA Financials los pagos siempre pasan por una cuenta de Anticipos a proveedores hasta que se emparejan con una factura; para una factura de gastos ese emparejamiento es instantáneo y automático. Puedes ver la historia completa en Descripción general de los comprobantes de egreso.)
Cómo crear una
Sigue los pasos normales de Creación de una factura de compra, con dos cambios:
Establece el Tipo de factura en Gasto
Haz esto primero: el formulario revela entonces la sección de datos del pago.
Elige el método de pago y la cuenta bancaria
Indícale a REDA Financials cómo sale el dinero (ACH, tarjeta, cheque…) y desde qué cuenta bancaria. Ambos son obligatorios: si intentas contabilizar sin ellos, el sistema te detiene con: "Las facturas de gastos requieren un Método de pago para crear el Desembolso."
Los campos que la convierten en una factura de gastos
Todo lo demás — entidad, proveedor, fechas, referencia, líneas — funciona exactamente como en Creación de una factura de compra. Estos son los campos que cambian el comportamiento:
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué hace |
|---|---|---|
| Tipo de factura | Sí | Establécelo en Gasto primero: el formulario revela entonces la sección de datos del pago. |
| Método de pago | Sí, para Gasto | Cómo sale el dinero: ACH, tarjeta, cheque, transferencia, efectivo. Sin él, la contabilización se detiene (mensaje exacto más abajo). |
| Cuenta bancaria | Sí, para Gasto | De qué banco sale el dinero. El pago creado automáticamente toma su cuenta contable de efectivo de este banco. Déjalo en blanco y REDA Financials lo completa desde la Cuenta bancaria predeterminada – Gastos de la entidad (o, si esa no está definida, la Cuenta bancaria predeterminada simple), de modo que una entidad que siempre paga los gastos desde un mismo banco no necesita repetirlo en cada factura. |
| Fecha de vencimiento | Sí | Sigue siendo obligatoria y nunca anterior a la Fecha de factura; para un débito automático, sirve la fecha de la factura del proveedor. |
La puerta de aprobación aplica como siempre: una factura de gastos se contabiliza solo cuando su Estado de aprobación es Aprobado o No requerido, y como la contabilización también crea el pago, esa autorización cubre efectivamente ambos.
Cómo elegir entre Factura y Gasto
- Usa Factura cuando el pago sea una decisión aparte y posterior: quieres la factura en la antigüedad de CxP, en las corridas de pago y bajo control de flujo de efectivo.
- Usa Gasto cuando el pago ya esté fuera de tus manos — débitos automáticos, tarjetas, comisiones — y emparejar un pago después agregaría trabajo sin agregar control.
Los mensajes que podrías encontrar
Contabilizar una factura de gastos ejecuta todas las validaciones ordinarias de una factura, más las suyas propias. El texto exacto, con la solución al lado:
| El mensaje | Qué significa |
|---|---|
| "Las facturas de gastos requieren un Método de pago para crear el Desembolso." | La regla exclusiva de Gasto: completa el método de pago (y la cuenta bancaria) para que el sistema pueda construir el pago. |
| "La Entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Seleccione una entidad activa o contacte a su administrador para reactivarla." | La empresa de la factura ha sido desactivada: elige una activa o pídeselo a tu administrador. |
| "La Fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del Período contable seleccionado." | La fecha y el período no coinciden, por lo general tras editar la fecha: corrige la fecha o vuelve a seleccionar el período. |
| "La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura. Revise las condiciones de pago y la fecha de vencimiento." | Una factura no puede vencer antes de existir: corrige la fecha que esté mal. |
| "La Cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Seleccione una cuenta activa o reactive esta." | Una línea apunta a una cuenta dada de baja: elige una activa. |
| "La cantidad debe ser mayor que cero cuando se proporciona." | Una cantidad de línea de cero o menos no explica nada: ingresa lo que realmente se suministró. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Usar Gasto para una factura que en realidad pagarás más adelante | Los libros muestran el efectivo como salido en el momento en que contabilizas, pero nada ha salido del banco, así que la conciliación y los informes de efectivo quedan mal | Usa Factura; págala con un comprobante de egreso cuando el dinero realmente se mueva |
| Elegir la cuenta bancaria equivocada | El pago automático acredita la cuenta de efectivo de ese banco mientras el débito real golpea un banco distinto: nada coincide en la conciliación | Elige la cuenta que el proveedor realmente debita |
| Registrar como Gasto una factura relacionada con una OC | El emparejamiento de OC está diseñado para documentos de tipo Factura: los saldos del pedido nunca se enteran de que fueron facturados | Ingrésala como Factura y emparéjala (Emparejamiento de líneas de OC a FC) |
| Ingresar el débito automático dos veces: una ahora y otra cuando llega el estado de cuenta | El costo se duplica y un segundo pago fantasma se contabiliza con él | Regístralo una sola vez, con el número de factura del proveedor en Referencia: la referencia es tu protección contra duplicados |
Quién puede crear facturas de gastos
Accounts Payable y Accounting Admin las crean, contabilizan y anulan: los mismos conjuntos de permisos que rigen cada factura de compra. Accounting Controller y Read Only pueden abrir los documentos e inspeccionar sus asientos, pero no cambian nada.
Qué sigue
- Descripción general de las facturas de compra: los tres tipos lado a lado.
- Creación de una factura de compra: el recorrido completo del formulario.
- Descripción general de los comprobantes de egreso: qué es en realidad el pago creado automáticamente.
- Descripción general de la asignación de gastos: cómo repartir un gasto contabilizado entre entidades.
Preguntas frecuentes
En la factura, abre Auto Disbursements en los Enlaces rápidos de listas relacionadas: el pago creado automáticamente está ahí mismo, contabilizado y vinculado de vuelta a su factura.
Lo más frecuente es que falten los datos del pago: una factura de gastos necesita un método de pago y una cuenta bancaria antes de poder contabilizarse, porque REDA Financials debe crear el pago al mismo tiempo. El mensaje de error en pantalla dice exactamente esto.
El emparejamiento de OC está diseñado para documentos de tipo Factura, donde un pago posterior liquida un pedido comprometido. Si un costo llegó a través de una orden de compra, regístralo como Factura y págalo mediante el flujo de pago normal.
Reabre el documento a Borrador (esto elimina sus asientos, incluido el pago automático), cambia el Tipo de factura a Factura y contabiliza de nuevo. Se convierte en una cuenta por pagar abierta normal que puedes pagar más adelante.
No. Su Saldo pendiente de la factura es $0.00 desde el momento en que se completa la contabilización, así que su Rango de antigüedad indica Pagada y nunca aparece entre las cuentas por pagar abiertas. La antigüedad es para el dinero que aún se debe; una factura de gastos nace liquidada.
El formulario muestra una vista previa en vivo mientras editas, pero los importes almacenados (impuesto de línea, retención y sus registros de respaldo) se registran al contabilizar, como en cualquier factura de compra. Donde aplica la retención, se retiene de inmediato al contabilizar, porque no hay un pago posterior que esperar.
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