Anular una factura de venta
El auxiliar de Meridian generó una vez por duplicado la factura de renta de febrero de Atlas Legal Partners. El duplicado se contabilizó antes de que nadie lo notara: documento real, contabilidad real, completamente equivocado. Eliminar papeles contabilizados está prohibido (y no debería ser posible en ningún sistema contable digno de confianza); la herramienta correcta es Anular: la factura permanece en el archivo, claramente cancelada, con su contabilidad eliminada.
Acceso que necesitarás. Anular facturas de venta requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (personal y responsables de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver las facturas, pero no anularlas.
¿Anular, descontabilizar o nota de crédito?
| Situación | Herramienta correcta |
|---|---|
| La factura nunca debió existir (duplicado, cliente equivocado) y no tiene nada aplicado | Anular |
| Lo detectaste minutos después de contabilizar; necesita una corrección rápida y volver a contabilizar | Descontabilizar a borrador, editar, contabilizar de nuevo |
| La factura es parcialmente correcta, o el cliente ya la recibió o pagó | Nota de crédito por la diferencia (o por el importe total) |
| La factura ya se presentó ante una autoridad fiscal — su Estado de facturación electrónica es Enviado o Aceptado | Nota de crédito — anular y descontabilizar están bloqueados, y ninguna configuración lo cambia |
Anular, paso a paso
Elimina primero cualquier aplicación
Una factura con dinero o crédito aplicado se niega a anularse: "No se puede anular una factura de venta con pagos o créditos aplicados. Revierte primero las aplicaciones." Quita la aplicación del recibo o crédito (sus saldos regresan a los documentos de origen) y luego anula.
Usa la acción Anular y di por qué
Una anulación necesita un motivo y una fecha de anulación: "Factura duplicada emitida por error" es la nota honesta de Meridian sobre el duplicado de Atlas. El motivo permanece en el registro de forma permanente.
Qué ocurre
El estado pasa a Anulada; los asientos contables y los registros de impuestos se eliminan (una factura anulada no aporta nada a los ingresos, los impuestos ni los saldos de cuentas por cobrar); los archivos PDF orientados al cliente se eliminan; y el documento se bloquea: "Las facturas de venta anuladas no se pueden modificar."
Eso es exactamente lo que hizo el auxiliar de Meridian con el duplicado de Atlas: la factura MSI001032 ahora queda anulada con el motivo "Factura duplicada emitida por error" en el registro. La factura real de febrero queda intacta, la secuencia de numeración no tiene ningún salto, y cualquiera que abra el duplicado ve de un vistazo qué es y por qué. Entre bastidores, anular una factura contabilizada ejecuta primero toda la limpieza de descontabilización: asientos contables eliminados, registros de impuestos borrados, el recibo autocreado de una factura de venta al contado deshecho, y luego marca el documento como Anulada. Anular un borrador es aún más sencillo: nunca hubo nada en los libros, así que solo cambian el estado y el motivo.
Las reglas que mantienen limpias las anulaciones
Cada control a continuación es el mensaje exacto que puedes encontrar, con la solución a su lado:
| El mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| "Indica un motivo para anular esta factura." | El motivo es documentación permanente: di lo que realmente ocurrió. |
| "Indica una fecha de anulación." | Los libros necesitan saber cuándo se canceló el documento. |
| "No se puede anular una factura de venta con pagos o créditos aplicados. Revierte primero las aplicaciones." | Hay dinero o crédito adjunto: quita la aplicación (los saldos regresan a los recibos y las notas) y luego anula. O reconsidéralo: una factura que alguien pagó normalmente requiere una nota de crédito, no una anulación. |
| "Las facturas de venta anuladas no se pueden modificar." | Un documento anulado es un capítulo cerrado: devuélvelo a borrador si realmente necesita volver a existir. |
| "Las facturas de venta contabilizadas no se pueden eliminar. Anula la factura en su lugar." | La eliminación es solo para borradores, y las facturas anuladas tampoco se pueden eliminar; el registro permanece para siempre. |
| "No se puede descontabilizar ni anular esta factura de venta porque no se pudo eliminar su recibo de caja generado automáticamente: {0}" | El recibo de una factura de venta al contado está atascado, normalmente conciliado con el banco. Quita primero la conciliación y luego anula. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Quitar la aplicación de un pago real del cliente solo para forzar una anulación | El dinero termina flotando como efectivo no aplicado mientras una venta genuina desaparece de los libros | Emite una nota de crédito: las correcciones a facturas pagadas nunca pasan por Anular |
| Anular cuando solo una línea estaba mal | Toda la factura desaparece de los ingresos; vuelves a capturar todo y el cliente recibe dos documentos confusos | Nota de crédito por la diferencia: la factura se mantiene, la corrección es explícita |
| Un motivo de anulación vago ("error", "equivocado") | Dos años después, nadie —ni siquiera el auditor— sabe qué pasó | Una frase honesta: "Factura duplicada emitida por error" responde la pregunta para siempre |
| Anular en lugar de descontabilizar un error de tecleo del mismo día | Un registro ANULADA permanente para algo que un discreto descontabilizar-corregir-recontabilizar habría resuelto | Descontabiliza a borrador mientras el documento no ha ido a ninguna parte, corrige, vuelve a contabilizar |
| Esperar que la anulación notifique al cliente | El cliente sigue teniendo el PDF que enviaste: tus libros cambiaron, su bandeja de entrada no | Dile que la factura está cancelada y haz referencia al reemplazo o al crédito |
¿Anulada por error?
Una factura anulada se puede devolver a borrador: el motivo y la fecha de anulación se borran (el historial de campos los conserva), y vuelves a tener un documento editable para corregir y contabilizar de nuevo. La barrera de libros cerrados aplica como siempre.
Lo que también desaparece al anular: los archivos PDF orientados al cliente se eliminan del registro (un documento cancelado no debería circular, ni siquiera por accidente), mientras que descontabilizar solo revoca el enlace público y conserva el archivo. Una razón más para asegurarte de que Anular es la herramienta correcta antes de hacer clic.
Qué sigue
- Crear una nota de crédito: la herramienta de corrección para facturas ya enviadas.
- Contabilizar una factura de venta: incluida la vía de descontabilización.
- Anular y reembolsar recibos: el lado del dinero funciona de otra manera.
Preguntas frecuentes
No la anules: quitar la aplicación de su pago solo para forzar una anulación deja su dinero flotando. Emite una nota de crédito en su lugar; el crédito puede compensar su próxima factura o reembolsarse.
No: el número permanece con el documento anulado, tal como lo espera un auditor. La siguiente factura toma el siguiente número de la secuencia.
Quitar la contabilidad de un período cerrado cambiaría las cifras reportadas, así que la barrera de cierre lo bloquea. Corrige una factura de un período cerrado con una nota de crédito fechada en el período abierto actual.
Estado Anulada, cero asientos contables (la lista de Transacciones contables está vacía), el motivo y la fecha de anulación en el registro, y el documento bloqueado contra ediciones. Si algún total mostrado se ve raro en un registro anulado, confía en la lista de Transacciones contables: es la verdad del libro mayor.
Ambas. Anular un borrador solo lo marca como Anulada con tu motivo, útil para abandonar un documento que quieres conservar en el archivo en lugar de eliminar. Anular una factura contabilizada hace el trabajo completo: se quita la contabilidad y luego se marca como Anulada. (Los borradores que simplemente no quieres se pueden eliminar por completo.)
Se deshace: se descontabiliza y se elimina junto con los propios asientos de la factura, ya que ambos fueron un solo evento. Si el recibo se ha conciliado con el banco, la anulación se bloquea hasta que se quite la conciliación; el mensaje nombra el problema del recibo explícitamente.
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