Exportación a PDF y Excel
Los estados financieros se comparten — con el directorio, el banco, el auditor, la hoja de cálculo. Una vez que un informe se ejecuta y devuelve datos, aparecen tres botones de exportación junto a Ejecutar informe: Exportar PDF, Exportar CSV, Exportar Excel. El mismo motor, las mismas cifras, tres públicos. (Sin informe en pantalla, no hay botones — y cambiar el Tipo de informe borra el resultado, así que exporta antes de cambiar.)
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede abrir la pestaña Financial Center, ejecutar un estado y exportarlo; lo que contiene una exportación está limitado a los registros que tu rol puede leer.
Elegir el formato
| Formato | Carácter | Recurre a él cuando… |
|---|---|---|
| Nivel de presentación: el membrete de tu entidad (logo, nombre, dirección), una sección de página limpia por período y entidad, un pie de página "Confidencial" y un sello de generado por. Se abre en una pestaña nueva, listo para guardar o imprimir. | Carpetas para el directorio, bancos, auditores — donde sea que el documento represente a la empresa | |
| Excel | Un libro con estilo: encabezados de marca, negativos en rojo, paneles inmovilizados, formato de números real. El balance de comprobación conserva las cuatro columnas de saldo. | Colegas que leerán y trabajarán ligeramente las cifras |
| CSV | Filas simples con un encabezado de metadatos (informe, entidades, fechas, moneda, marco, marca de tiempo). El balance de comprobación se aplana a movimiento neto por entidad. | Alimentando herramientas — modelos de consolidación, BI, scripts |
El PDF, de cerca
Exportar PDF abre el documento en una nueva pestaña del navegador (sin notificación de descarga — la pestaña es el resultado), listo para guardar o imprimir. El diseño es vertical, con una sección de página limpia por combinación de período y entidad — un estado de resultados de dos períodos y dos entidades llega como cuatro páginas de estado ordenadas en lugar de una cuadrícula imposible. El encabezado lleva el membrete de la entidad — logo, nombre de la empresa, dirección, desde la marca de la entidad — y el pie de página lleva "Confidencial" y un sello de "Generado por…" que nombra al usuario y la fecha: quién lo produjo, y cuándo, en el propio documento.
El CSV, de cerca
El CSV se descarga como Trial_Balance.csv, Income_Statement.csv, y así sucesivamente, y está construido para máquinas con una cortesía para las personas — su primera fila registra el alcance completo antes de que aparezca ninguna cifra:
- Fila de metadatos — tipo de informe, las entidades, los rangos de fechas, la moneda, el marco ("Taxonomía" cuando no se seleccionó ninguno), y una marca de tiempo de generación. Tu alcance, por escrito.
- Una fila en blanco, luego encabezados — "Código de cuenta", "Nombre de cuenta", una columna de importe por período y entidad, columnas "Total" y "Variación" cuando la ejecución las tenía.
- Filas de grupo y de cuenta, con sangría para mostrar la jerarquía, cerrando con la fila de Total general.
El Excel, de cerca
Exportar Excel descarga un libro con estilo (Trial_Balance.xls, etc.): filas de encabezado en azul marino, negativos en rojo, paneles de encabezado inmovilizados para que las columnas se mantengan fijas al desplazarte, y formato de números real. El balance de comprobación conserva su diseño completo de cuatro columnas por entidad — Saldo inicial, Débito del período, Crédito del período, Saldo final — y las filas de gran total y variación vienen incluidas donde la pantalla las tenía. CSV y Excel confirman con una notificación de éxito; el PDF simplemente se abre.
Vale la pena saber
- Las exportaciones respetan el estado exacto de los filtros — entidades, períodos, etiquetas, dimensiones, modo de moneda, marco. Configura una vez; cada formato cuenta la misma historia.
- Los nombres de archivo siguen al informe (Trial_Balance.xls, Income_Statement.csv) — etiqueta tus rangos de fechas y los encabezados de columna se explican solos.
- El membrete del PDF proviene de la marca de la entidad — el mismo bloque de identidad que llevan tus facturas.
- Los estados de cuenta son algo aparte: un estado de cuenta de cliente o proveedor se exporta desde la pantalla de Mayor de cuenta, no desde aquí.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Enviar el CSV al directorio | Es el formato para máquinas — sin estilo, y el balance de comprobación aplanado a movimiento neto por entidad | PDF para representar a la empresa, Excel para colegas que trabajarán con las cifras, CSV para herramientas |
| Volver a ejecutar meses después esperando el archivo del trimestre pasado | Los estados se calculan en vivo; las entradas tardías en períodos abiertos legítimamente modifican una nueva ejecución | Exporta y archiva en cada cierre — el sello de generado del PDF es tu evidencia de qué se reportó y cuándo |
| Cambiar el Tipo de informe antes de exportar | El cambio borra el resultado en pantalla, y los botones de exportación con él | Exporta primero; los botones solo existen mientras hay un informe con datos en pantalla |
| Exportar ejecuciones comparativas con rangos sin etiquetar | Columnas de fechas simples obligan al destinatario a adivinar qué período es cuál | Etiqueta los rangos de fechas ("T1", "T2") — las etiquetas se convierten en los encabezados de columna en cada formato |
| Editar las cifras exportadas "solo para prolijar" | El archivo deja de coincidir con el libro mayor, y la discrepancia sale a la luz en el peor momento — frente a un auditor | Corrige la presentación en el origen: un marco de informes te da el diseño para que la exportación no necesite edición manual |
Qué sigue
- Filtros y dimensiones de informes — la configuración que capturan las exportaciones.
- Paneles Ejecutivo, CxC y CxP — vistas siempre activas frente a exportaciones de un momento puntual.
- Personalización de marca por entidad — el membrete del PDF.
Preguntas frecuentes
El libro usa un formato de hoja de cálculo ampliamente compatible que algunas versiones de Excel reciben con un aviso de compatibilidad; el contenido se abre sin problemas. Guarda como .xlsx después si tus herramientas lo prefieren así.
El CSV es el formato para máquinas — el balance de comprobación se aplana a un solo importe de movimiento neto por entidad para facilitar la ingesta. Las personas obtienen el diseño de cuatro columnas en Excel y PDF.
Las exportaciones son bajo demanda desde el Financial Center. Para un envío programado, crea el informe equivalente de Salesforce (tipos de informe empaquetados) y usa suscripciones de informes — otra herramienta, el mismo libro mayor.
Solo existen mientras hay un informe con datos en pantalla. Si cambiaste el Tipo de informe (lo cual borra el resultado), modificaste los filtros, o la ejecución devolvió "No se encontraron datos para los parámetros seleccionados", todavía no hay nada que exportar — ejecuta de nuevo primero.
Sí — las exportaciones capturan el estado completo de la ejecución: entidades, libros mayores, períodos y etiquetas, marco de informes, filtros de dimensión, modo de moneda, la eliminación de saldos en cero, y las columnas Total y Variación donde la ejecución las tenía. Lo que configuraste es lo que cuenta cada formato.
Sí — el PDF se renderiza en una nueva pestaña del navegador para revisión inmediata, y desde ahí lo guardas o imprimes. CSV y Excel se descargan directamente y confirman con una notificación emergente.
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