Proceso por lotes de instantáneas de antigüedad
El manual del administrador para la antigüedad automática de fin de período: a medida que las entidades cierran sus libros, sus instantáneas de CxC y CxP se generan solas.
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar este proceso por lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verlo: todos los demás solo se encuentran con las instantáneas que produce.
Las cuatro reglas de la tarjeta, explicadas
| Regla | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| «Todas las entidades con la antigüedad habilitada» | Solo las entidades marcadas como Incluir en la antigüedad entran en el alcance. Todo lo demás se omite por diseño: no está fallando, solo excluido. |
| «Usa las fechas de cierre contable de la entidad» | El proceso por lotes genera instantáneas hasta donde estén cerrados los libros de cada entidad. Sigue tu cierre y nunca se adelanta a él: la misma regla de libros cerrados que obedecen las instantáneas manuales. |
| «Se recalculan en el mismo lugar» | Una instantánea por entidad + tipo (CxC/CxP) + período. Una nueva ejecución reconstruye las líneas de esa instantánea en lugar de multiplicar registros: las correcciones se integran en la instantánea existente. |
| «Una entidad por alcance del proceso por lotes» | Aislamiento de errores: un problema de datos en las cuentas por pagar de una empresa no puede bloquear la instantánea de otra empresa. |
Cómo programarlo
Diario es lo más sencillo: el proceso por lotes solo actúa donde un cierre ha generado trabajo, así que la mayoría de las noches no hace nada. Ejecutar ahora justo después de cerrar un período entrega la instantánea al director financiero en la misma hora.
Un cierre de ejemplo: las instantáneas de junio de Meridian
Meridian Properties Group cierra los libros de junio de su entidad de EE. UU. en la primera semana de julio. Esa noche, el proceso por lotes, en su programación diaria habitual, nota que la fecha de cierre ahora cubre junio: genera las instantáneas de antigüedad de CxC y CxP de la entidad de EE. UU. para el período, imágenes de un momento determinado de quién debía qué, agrupadas por antigüedad. El cierre de la entidad del Reino Unido llega dos días después; sus instantáneas aparecen la noche siguiente, de forma automática, sin que nadie se acuerde de ejecutar nada. Cuando una corrección tardía reabre y vuelve a cerrar un mes de EE. UU., la siguiente ejecución recalcula la instantánea existente en el mismo lugar: el mismo registro, con las líneas actualizadas. Con el paso de los meses, las instantáneas se acumulan en los datos de tendencia (DSO y DPO a lo largo del tiempo) que el equipo de finanzas consulta sin haber pedido nunca que se construyera un informe.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Diagnosticar una instantánea faltante como una falla del proceso por lotes | Por lo general no falló nada: la entidad no tiene la antigüedad habilitada, o sus libros simplemente no se han cerrado hasta el período | Primero revisa Incluir en la antigüedad y las fechas de cierre en el registro de la entidad |
| Esperar instantáneas antes del cierre | El proceso por lotes deliberadamente nunca se adelanta al cierre contable: un mes abierto todavía no tiene una verdad de un momento determinado | Cierra primero; la instantánea llega esa misma noche (o Ejecutar ahora) |
| Temer que las nuevas ejecuciones acumulen instantáneas duplicadas | La vacilación deja los datos corregidos sin reflejar | Vuelve a ejecutar sin miedo: una instantánea por entidad + tipo + período, recalculada en el mismo lugar |
| Dejar una entidad nueva fuera de la antigüedad por accidente | Meses después no hay historial de tendencia con el que respaldar las conversaciones | Decide Incluir en la antigüedad como parte de la configuración de la entidad, no como una ocurrencia tardía |
| Programarlo temprano en el orden nocturno | Toma la instantánea de datos que los procesos por lotes posteriores aún están cambiando | Último turno, con la depreciación: informar después de contabilizar |
Cómo monitorearlo
Verde significa: la tarjeta muestra Programado, la marca de tiempo de la última ejecución es de la ventana esperada y el icono de resultado es informativo. Ante cualquier otra cosa, haz clic en Ver registro de auditoría: el registro de la ejecución enumera procesadas / correctas / fallidas con un motivo por cada falla. Una entidad que nunca produce instantáneas por lo general no está fallando: está excluida (Incluir en la antigüedad sin marcar) o sus libros no se han cerrado. Ambos casos se ven en el registro de la entidad.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| No hay instantánea para un mes cerrado | La entidad no tiene la antigüedad habilitada, o la fecha de cierre no cubre el fin del período. Corrige en la entidad, Ejecutar ahora. |
| Las cifras se ven desactualizadas después de las correcciones | Recalcula: el proceso por lotes (o la propia acción Calcular de la instantánea) reconstruye las líneas en el mismo lugar. |
Qué sigue
- Proceso por lotes de instantáneas de antigüedad: qué hace el proceso por lotes, en profundidad.
- Pestaña Operaciones: la consola.
- Registro de auditoría: lectura del historial de ejecuciones.
Preguntas frecuentes
Solo las marcadas como Incluir en la antigüedad. Una entidad que nunca produce instantáneas por lo general no está fallando: está excluida o sus libros no se han cerrado hasta el período. Ambos casos se ven en el registro de la entidad.
No: hay una instantánea por entidad, tipo y período, y una nueva ejecución recalcula sus líneas en el mismo lugar. Así es también como las correcciones posteriores a una reapertura se reflejan en las cifras.
Sí: la propia acción Calcular de la instantánea reconstruye sus líneas, con el mismo resultado que si el proceso por lotes tocara esa entidad. Usa la que tengas más a mano.
Porque un mes abierto todavía está en movimiento: una instantánea tomada antes del cierre discreparía de los libros días después. Las fechas de cierre son la señal de que la verdad de un período está consolidada y vale la pena fotografiar.
En los informes de antigüedad y los registros de instantánea: consulta Informes e instantáneas de antigüedad de CxP y su equivalente de CxC. El proceso por lotes es solo la automatización que hace que sigan apareciendo a medida que se cierran los períodos.
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