Tipos de documentos admitidos
Del motor de PDF de REDA Financials salen seis tipos de papel — cinco documentos transaccionales más el estado de cuenta. Cada uno lleva la marca de tu entidad y un diseño adaptado a su propósito. Aquí está el catálogo.
Acceso que necesitarás. Cualquiera que pueda abrir un registro contabilizado puede generar su PDF. Configurar los diseños — PDF Templates — requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2; los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas pero no modificarlas.
| Origen | Título impreso | Notas de diseño |
|---|---|---|
| Sales Invoice (Factura de venta) | INVOICE | Tabla de líneas (Description, Qty, Unit Price, Amount — más las columnas Discount y Tax cuando corresponde), bloque de totales y una tabla Tax Breakdown que resume cada impuesto aplicado — la sección que busca el contador de tu cliente. |
| Credit Memo (Nota de crédito) | CREDIT MEMO | La misma estructura que la factura, con un título inconfundible — y puede tener su propia plantilla (por ejemplo, un eslogan distinto), separada de las facturas. |
| Cash Receipt (Recibo de caja) | RECEIPT | Compacto: partes, fecha, monto, método de pago — comprobante de pago, no una factura. |
| Cash Disbursement (Desembolso) | PAYMENT VOUCHER | Incluye una tabla Remittance Detail — una fila por cada factura que liquida el pago (n.º de factura, fecha, monto, aplicado, descuento) — para que el equipo de cuentas por cobrar de tu proveedor pueda conciliar el dinero sin tener que escribirte. |
| Purchase Order (Orden de compra) | PURCHASE ORDER | Dirigida al Vendor; muestra cantidades y precios con totales estimados — un documento de compromiso, no un documento fiscal, por lo que no lleva desglose de impuestos. |
| Account Ledger (Mayor de cuenta) | Statement of Account | Generado desde el botón Export PDF de la pantalla Mayor de cuenta del cliente: saldo inicial, cada cargo y pago, hasta un saldo final, respetando tus filtros actuales de entidad y fecha. Orientado a impresión — se abre para imprimir o guardar en lugar de adjuntarse a un registro. |
Una mirada más de cerca a cada diseño
Las facturas y las notas de crédito tienen la estructura más completa. Toma la MSI001021 de Meridian — la factura de $9,800 a NovaTech: bajo el membrete y el gran título INVOICE están el bloque Bill To, la tabla de líneas (#, Description, Qty, Unit Price, Amount — con columnas Discount y Tax cuando aplican) y luego los totales: Subtotal, cualquier Discount, Tax, Total. Debajo, la tabla Tax Breakdown lista cada impuesto por nombre con su base gravable, tasa y monto de impuesto, sumando hasta una fila Total Tax — la sección que el contador del cliente lee primero. La tarjeta Ship To aparece solo cuando la cuenta del cliente tiene realmente una dirección de envío, y una sección Notes imprime lo que haya en el campo Description del documento. Una nota de crédito tiene la misma estructura bajo un título CREDIT MEMO, con su propia plantilla de tipo Credit Memo.
Los recibos y los comprobantes de pago no tienen tabla de líneas — un pago es un solo monto, no una lista de artículos — así que su cuerpo son las partes, el monto y las filas de detalle que configura tu administrador (método de pago, número de cheque, cuenta bancaria…). El comprobante de pago agrega la tabla Remittance Detail: una fila por cada factura que liquida el pago — Invoice #, Invoice Date, Invoice Amount, Applied, Discount — en el orden en que se hicieron las aplicaciones (fecha de aplicación más antigua primero), para que el equipo de cuentas por cobrar del proveedor pueda conciliar el dinero línea por línea.
La orden de compra cambia Bill To por un encabezado Vendor (el papel va hacia el proveedor), quita la columna de impuesto de sus líneas y totaliza como Subtotal, Tax y Total — siendo el impuesto y el total estimados hasta que llega la factura real del proveedor.
El estado de cuenta se lee como un extracto bancario para un solo cliente: la tarjeta de la cuenta, el Period, una línea "Filtered By" que refleja tus filtros del mayor, cuatro cifras de posición — Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding — luego un Opening Balance, cada transacción con sus columnas Charges y Payments, y el Closing Balance. También imprime una pequeña marca de tiempo de generación, para que el lector sepa exactamente cuándo se tomó esta instantánea.
Qué tienen en común
- Membrete de la entidad — logo, nombre de la empresa, dirección, identificador fiscal — desde la marca de la entidad.
- Detalles de Bill To, incluida la inscripción fiscal del cliente cuando está configurada — esencial en jurisdicciones GST/VAT.
- Estilo definido por la plantilla — colores, fuentes, tamaño de página, pie de página, términos — desde la plantilla resuelta, con un valor predeterminado integrado limpio cuando no existe ninguna.
- Filas de detalle adicionales que tu administrador agrega por tipo de documento — consulta Columnas de PDF configurables por el administrador.
Qué sigue
- Generación de PDF — las tres vías de generación.
- Configuración de plantillas de PDF — una plantilla por tipo de documento, por entidad.
- PDF de la factura de venta — el flujo de la factura de principio a fin.
Preguntas frecuentes
No — los asientos son contabilidad interna, no papel de cara al cliente. Los seis tipos anteriores son los documentos que salen de tu organización.
Es intencional — un recibo demuestra que un monto llegó en una fecha por un método. Si quieres más (cuenta bancaria, facturas aplicadas), tu administrador puede agregar campos a las filas de detalle del PDF del recibo en minutos: Columnas de PDF configurables por el administrador.
El estado de cuenta se renderiza para imprimir o guardar en tu navegador en lugar de adjuntarse al registro de la cuenta — los estados de cuenta son respuestas de un momento dado, regeneradas de nuevo a partir del libro mayor cada vez que se necesitan.
Del campo Description del documento — lo que tu equipo haya escrito ahí se imprime como Notas. Si la descripción está vacía, no hay sección de Notas; el diseño nunca imprime cuadros vacíos.
La tarjeta Ship To se imprime solo cuando la cuenta del cliente tiene una dirección de envío registrada. Para negocios de servicios (como las facturas de renta de Meridian) normalmente no hay nada que corregir — no hay nada que enviar.
Una orden de compra es un compromiso, no un documento fiscal — las cifras de impuesto vinculantes llegan con la factura del proveedor. La OC imprime su impuesto y total estimados para que ambas partes conozcan el gasto esperado, y deja el detalle fiscal al papel que legalmente lo respalda.
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