Asientos contables de reversión
Las acumulaciones son mentiras honestas con fecha de vencimiento. Los libros de junio de Meridian dicen "usamos $3,200 de electricidad" antes de que exista la factura: es cierto para junio, pero en cuanto empieza julio, esa estimación debe quitarse del camino de la factura real. Un asiento de reversión es el deshacer automático: las mismas líneas, con débitos y créditos invertidos, con fecha del primer día del período siguiente. REDA Financials lo crea por usted.
Acceso que necesitará. Reversar asientos contables (y establecer una fecha de reversión) requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los asientos y sus reversiones, pero no crearlos.
La forma automática: una fecha de reversión
Marque la acumulación como de Ajuste y dele una fecha de reversión
Un asiento de Ajuste requiere una, normalmente el primer día del período siguiente (la ayuda del campo lo dice exactamente así). La acumulación de junio de Meridian: fecha del asiento 30 de junio, fecha de reversión 1 de julio. Contabilícela con normalidad.
El programador hace el resto
Un proceso en segundo plano diario (el lote de reversión automática de asientos, programado por su administrador desde la Consola de administración) encuentra los asientos contabilizados cuya fecha de reversión ha llegado y, para cada uno, crea y contabiliza el asiento espejo: Tipo = Reversión, con fecha en la fecha de reversión, líneas copiadas con débitos y créditos invertidos, con nombre y descripción "Reversión de …" y enlazado de vuelta al origen.
Encuéntrelo en el asiento de origen
La lista relacionada (y pestaña) Asientos de reversión del original muestra su reversión: el par queda enlazado permanentemente mediante el campo Asiento contable de origen. El lote es idempotente: el programador nunca reversa dos veces un asiento ya reversado.
| 30 jun — la acumulación (MJE001002) | 1 jul — la reversión (MJE001004) | |
|---|---|---|
| Servicios públicos — Edificios | Débito $3,200 | Crédito $3,200 |
| Gastos acumulados y otras cuentas por pagar | Crédito $3,200 | Débito $3,200 |
Junio carga el costo; julio empieza limpio, así que cuando la factura real de MetroPower se contabiliza en julio, el gasto no se cuenta dos veces. Ese es todo el truco, y funciona sin que nadie tenga que acordarse.
Anatomía del asiento de reversión
Ya sea que lo cree el programador o el botón Revertir asiento, la reversión se construye de la misma manera: un espejo completo y autodocumentado:
| En la reversión | Lo que verá |
|---|---|
| Líneas | Copiadas del origen con el débito y el crédito invertidos: mismas cuentas, mismos importes, mismas dimensiones, dirección opuesta |
| Fecha del asiento | La fecha de reversión del origen (programador) o la fecha de hoy (reversión manual: ajústela antes de contabilizar si hace falta) |
| Asiento contable de origen | Apunta de vuelta al original, y la lista Asientos de reversión del original apunta hacia adelante |
| Descripción / Referencia | "Reversión de <origen>" más la descripción original: la procedencia queda a la vista |
| Nombre del asiento contable | El siguiente número de la secuencia de documentos de la entidad, como cualquier otro asiento |
| Moneda y dimensiones | La misma moneda del documento que el origen; los centros de costos se conservan línea por línea |
La forma manual: Revertir asiento
Para un asiento sin fecha de reversión que necesita deshacerse —por ejemplo, una corrección que resultó equivocada— el botón Revertir asiento hace la misma inversión de forma interactiva:
Vale la pena saber
- La reversión necesita un período abierto: al contabilizar un asiento de ajuste se verifica de entrada: "No se encontró ningún período contable abierto para la fecha de reversión …".
- La fecha de reversión se bloquea junto con el asiento: cambiarla después de contabilizar significa reabrir el asiento (Editar → confirmar → ajustar → volver a contabilizar), como cualquier otro campo.
- La reversión es un ciudadano de pleno derecho: contabilizada, visible y auditable; ella misma puede ser reabierta por un Controller si algo excepcional lo exige.
- Las fallas quedan limpias: si el lote no puede contabilizar una reversión (digamos que los libros del período nuevo se cerraron de forma inesperada), no queda nada a medio crear y la falla se registra para que el administrador actúe.
Las reglas en torno a la reversión
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| El formulario exige una fecha de reversión en los asientos de Ajuste | Los asientos de ajuste son temporales por definición: indican cuándo vence la estimación. La ayuda del campo sugiere la respuesta: "Ingrese el primer día del período siguiente (p. ej., el 1 de abril para una acumulación de marzo)". |
| "La fecha de reversión debe ser posterior a la fecha del asiento. Por lo general, es el primer día del período siguiente". | Un deshacer no puede preceder —ni coincidir con— aquello que deshace. |
| "No se encontró ningún período contable abierto para la fecha de reversión …. Primero cree o abra el período". | Se verifica cuando se contabiliza el origen, de modo que la reversión nunca quede varada sin un hogar. Un administrador genera el período. |
| El tipo Reversión no se puede elegir a mano | Está reservado para asientos que realmente reversan algo (se requiere un Asiento contable de origen): así, un filtro por Tipo = Reversión muestra solo los asientos de deshacer verdaderos. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haga esto en su lugar |
|---|---|---|
| Reversar a mano un asiento que tiene una fecha de reversión | El programador también lo reversará: la acumulación puede terminar deshecha dos veces, lo contrario de unos libros limpios | Los asientos con una fecha de reversión le corresponden al programador; use Revertir asiento solo en asientos que no la tengan |
| Establecer la fecha de reversión dentro del mismo período | La acumulación y el deshacer se cancelan dentro de un mismo mes: el período no muestra nada, lo que anula el propósito | El primer día del período siguiente, según la ayuda del campo |
| Esperar la reversión en el instante en que contabiliza | Llega cuando el lote diario se ejecuta la próxima vez en la fecha de reversión o después; una lista Asientos de reversión vacía antes de eso es normal | Espere la ejecución programada o pida a un administrador que use el Ejecutar ahora del lote |
| Eliminar o volver a teclear en lugar de reversar | Los asientos contabilizados no se pueden eliminar, y volver a teclear las líneas opuestas a mano invita a errores de tipeo y pares huérfanos | Revertir asiento construye el espejo exacto y lo enlaza con el origen |
| Reversar una reversión para "restaurar" un asiento | Las cadenas de asientos de deshacer vuelven ilegible el rastro | Si el original debe volver a valer, reabra o vuelva a crear ese, y anule la reversión sobrante con una nota |
Qué sigue
- Descripción de los asientos contables: dónde encajan los asientos de ajuste.
- Lote de reversión de asientos: el programador, desde el lado de administración.
- Cierre contable: el hábitat natural de las acumulaciones.
Preguntas frecuentes
Verifique que el asiento de origen esté realmente Contabilizado (los borradores no se reversan) y luego pregunte a su administrador si el lote de reversión automática está programado: la pestaña Operaciones de la Consola de administración muestra su tarjeta, su programación y un botón Ejecutar ahora que procesa de inmediato todo lo pendiente.
Es una convención con un propósito: la acumulación sirve al período anterior hasta su último día; el deshacer pertenece al primer día del período nuevo, de modo que los estados de cada período queden correctos por sí solos.
No: así funciona el sistema de acumulación. Junio llevó la estimación de $3,200; julio registra la factura de $3,350 y la reversión de $3,200, con lo que el gasto de julio queda neto en los $150 que la estimación no había captado. Las pequeñas diferencias de estimación se ajustan solas de esta forma cada mes.
Antes de que se cree: reabra el asiento de origen, borre la fecha de reversión y vuelva a contabilizarlo. Después de que se cree: reabra o anule el propio asiento de reversión (con permisos de Controller/Admin), lo que restablece el efecto de la acumulación.
Contabilizada. El programador crea el asiento espejo y lo contabiliza en la misma ejecución: ese es el sentido de automatizarlo. (En cambio, un Revertir asiento manual abre el formulario para que lo revise; usted decide cuándo guardarlo o contabilizarlo). Si la contabilización automática no puede completarse, no queda nada a medias y la falla se registra para el administrador.
Exactamente lo que dice su confirmación: "Esto procesará de inmediato todos los asientos contables contabilizados con una fecha de reversión igual o anterior a hoy y creará sus asientos de reversión automática". Es la misma ejecución diaria, iniciada a mano: útil cuando se necesita una reversión antes de la ejecución programada de mañana.
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