Gestión de libros mayores
Un libro mayor es el libro al que pertenece una transacción. Cada transacción contable que REDA contabiliza queda marcada con exactamente un libro mayor — lo que significa que un libro mayor no es una configuración ni una carpeta, es una partición completa y autobalanceada de todo tu libro mayor general. Puedes producir un juego completo de estados financieros a partir de cada uno.
Para la mayoría de las organizaciones hay un único libro mayor y apenas piensas en él. Pero en cuanto necesitas llevar tus libros sobre más de una base al mismo tiempo — NIIF (IFRS) y PCGA (GAAP) local, base contable y base fiscal —, los libros mayores son lo que hace eso posible sin duplicar una sola cuenta.
Acceso que necesitarás. Crear y administrar libros mayores requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los libros mayores pero no modificarlos.
Por qué querrías llevar más de un libro mayor
Los libros mayores múltiples existen para la contabilidad paralela — la misma actividad de negocio registrada bajo distintas reglas, una junto a la otra:
| Caso de uso | Por qué un libro mayor separado |
|---|---|
| Varias normas | NIIF (IFRS) frente a PCGA (GAAP) local frente a US GAAP — la depreciación, los arrendamientos y el reconocimiento de ingresos pueden diferir. Un libro mayor por base te permite producir cuentas estatutarias bajo cada una. |
| Base fiscal frente a base contable | Cifras de base fiscal (por ejemplo, depreciación fiscal acelerada) mantenidas por separado de tus números contables. |
| Vista de gestión | Asignaciones o ajustes internos que no quieres en los libros estatutarios. |
| Presupuesto | Montos planificados que se mantienen en un libro mayor de Presupuesto y se comparan con los valores reales. |
Cómo el libro mayor llega a una transacción
Rara vez eliges un libro mayor a mano — REDA lo resuelve por ti, siguiendo un orden de precedencia claro:
Un libro mayor explícito en el documento, si lo estableces
Cada documento de origen (asiento contable, factura, recibo, pago, orden de compra, movimiento de activo) lleva un campo Libro mayor que puedes establecer — útil para dirigir un asiento específico a un libro específico.
De lo contrario, el libro mayor predeterminado de la entidad
Cada entidad tiene un Libro mayor predeterminado — su libro principal. Si se deja en blanco en el documento, se usa el predeterminado de la entidad.
De lo contrario, el predeterminado a nivel de organización
Si la entidad no tiene un predeterminado establecido, REDA recurre al único libro mayor marcado como predeterminado a nivel de organización.
Sea cual sea el que se resuelva, ese libro mayor queda entonces marcado en cada Transacción contable que el documento produce — de modo que el libro en el que vive una cifra siempre es explícito y auditable en el propio registro.
Los informes son por libro mayor
Como cada transacción pertenece a un libro mayor, tus estados financieros se producen para un libro mayor elegido. Cuando ejecutas un Balance de comprobación, un Estado de resultados, un Balance general o un Flujo de efectivo, eliges el libro mayor (por defecto es el principal de la entidad), y el estado refleja solo ese libro. Ejecuta el mismo informe contra un segundo libro mayor y obtienes la vista de esa base — mismo catálogo, mismas entidades, libros distintos.
El registro del libro mayor
| Campo | Qué controla |
|---|---|
| Código de libro mayor | Un código corto y único (máx. 10 caracteres) — por ejemplo TXN,
BDG, APAC-AU-TXN. Se usa en los
informes y actúa como la clave de partición del libro mayor. |
| Tipo | Transacción (asientos reales) o Presupuesto (montos planificados). |
| Libro mayor predeterminado | Marca el respaldo a nivel de organización. Debe ser un libro mayor de Transacción activo, y deberías mantener exactamente uno marcado para que el respaldo no sea ambiguo. (Cada entidad también tiene su propio predeterminado, que tiene precedencia.) |
| Territorio | El territorio al que sirve el libro mayor — usado para el acceso a nivel de registro. Se establece una vez y no se cambia; déjalo en blanco para un libro mayor global. |
| Activo | Si el libro mayor puede recibir nuevas contabilizaciones. Desactívalo para retirar un libro mayor — las transacciones históricas siguen visibles, pero no se contabiliza nada nuevo en él. |
| Descripción | Para qué sirve el libro mayor — útil una vez que llevas más de uno. |
Crear y administrar libros mayores
En la pestaña Libros mayores, haz clic en Nuevo para crear uno, establece su código, tipo, territorio y si es el predeterminado, y luego Guardar. Para apuntar una entidad a un libro mayor, establece el Libro mayor predeterminado de la entidad en el registro de la entidad.
Las reglas que mantienen limpios los libros mayores
Estos son los mensajes exactos que REDA muestra cuando una configuración de libro mayor o una contabilización rompería el modelo, con la solución al lado:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| “El Código de libro mayor no puede contener espacios. Usa guiones o guiones bajos como separadores (por ejemplo, TXN, APAC-AU-TXN).” | Los códigos son identificadores, no nombres — reformatea el código. |
| “El libro mayor predeterminado debe estar activo. Activa este libro mayor antes de marcarlo como predeterminado, o quita la marca de predeterminado antes de desactivarlo.” | Un respaldo inactivo dejaría varadas las contabilizaciones — corrige la marca o la casilla Activo, en ese orden. |
| “Solo un libro mayor de Transacción puede establecerse como el predeterminado. Los libros mayores de Presupuesto no pueden ser el predeterminado — nunca reciben asientos contabilizados.” | Los libros de Presupuesto contienen planes, nunca valores reales — elige un libro mayor de Transacción como el predeterminado. |
| “El Territorio no puede cambiarse una vez asignado a un libro mayor. Crea un nuevo libro mayor si se necesita un alcance de territorio distinto.” | El alcance de un libro es fijo de por vida — retira este libro mayor y crea uno con el territorio correcto. |
| “No se encontró ningún libro mayor activo. Configura un libro mayor predeterminado para la entidad … o la organización.” | Una contabilización no pudo resolver ningún libro mayor — establece el Libro mayor predeterminado de la entidad, o marca un predeterminado a nivel de organización. |
| “El libro mayor especificado no está activo. Selecciona un libro mayor activo.” | El documento nombra explícitamente un libro mayor retirado — borra el campo o elige un libro activo. |
Prácticas recomendadas
- Un libro mayor de Transacción principal por entidad, salvo que realmente lleves libros paralelos. La mayoría de las organizaciones necesita exactamente uno. Agrega un segundo libro mayor de Transacción solo cuando realmente informes sobre más de una base (NIIF (IFRS) + PCGA (GAAP) local, o base contable + base fiscal).
- Haz que los códigos sean significativos. Como el código es tu
clave de partición y aparece en los informes, usa códigos claros (
TXN,IFRS,TAX) y describe el propósito de cada libro mayor. - Establece un predeterminado a nivel de organización y un predeterminado por entidad. Eso hace que la ruta de resolución sea predecible para cada contabilización.
- Retira, no elimines. Desactiva un libro mayor en el que ya no contabilices — su historial permanece intacto y disponible para informes.
Qué sigue
- Períodos contables — los períodos en los que un libro mayor contabiliza.
- Cierre contable — cómo se comportan los libros mayores cuando se cierra un período.
- Cómo funciona la contabilización — cómo se marca un libro mayor en cada asiento.
- Transacciones contables — los asientos que contiene un libro mayor.
Preguntas frecuentes
Casi con certeza no, para empezar. La mayoría de los clientes utiliza un único libro mayor de Transacción principal por entidad. Agrega un segundo solo cuando realmente lleves libros paralelos — por ejemplo para informar bajo las NIIF (IFRS) y un PCGA (GAAP) local a la vez, o para mantener una base fiscal separada.
Establece el campo Libro mayor del documento (por ejemplo, un asiento contable) en el libro mayor que quieras. Si lo dejas en blanco, se usa por defecto el libro mayor principal de la entidad. El libro mayor elegido queda entonces marcado en las transacciones contables resultantes.
Un libro mayor de Transacción contiene tus contabilizaciones reales — los libros reales. Un libro mayor de Presupuesto contiene cifras planificadas para compararlas con los valores reales. Las transacciones reales solo se contabilizan en libros mayores de Transacción.
Los informes se ejecutan por libro mayor — eliges qué libro visualizar y el estado refleja solo ese libro mayor. Para comparar bases, ejecuta el mismo informe contra cada libro mayor. (Una vista combinada de libro mayor a nivel de sesión es una mejora planificada.)
El territorio de un libro mayor determina el acceso a nivel de registro y queda fijo una vez establecido, y solo un libro mayor de Transacción activo puede ser el predeterminado — ambas reglas mantienen sin ambigüedad el comportamiento de contabilización y de acceso. Si necesitas un territorio distinto, crea un nuevo libro mayor.
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