Mayor de cuenta del proveedor
«¿Cómo estamos con este proveedor?» es una pregunta que deberías poder responder en una sola pantalla: cada factura, cada pago, cada crédito, en orden, con un saldo acumulado. Esa pantalla es el Mayor de cuenta: el estado de cuenta del proveedor, generado en vivo a partir de tus libros. Este artículo muestra cómo leerlo y qué hacer con lo que encuentres.
Acceso que necesitarás. El Mayor de cuenta es una vista de solo lectura: cualquier conjunto de permisos de REDA Financials (Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2, Accounting Controller v2, Accounting Admin v2, Read Only v2) puede abrirlo; lo que muestra se limita a los registros que tu rol ya puede ver.
Abrir el mayor de un proveedor
Abre el registro de cuenta del proveedor y haz clic en la acción Mayor de cuenta. El mayor llena la pantalla; aquí está la posición de Meridian con su proveedor de limpieza:
![El Mayor de cuenta de CityClean Services en REDA Financials AI, titulado Proveedor USD, con botones Atrás, Actualizar y Exportar PDF. Filtros: un selector de entidad que muestra Meridian Properties US LLC (USD), campos de fecha Desde y Hasta con botones Aplicar y Borrar, y una nota 'Importes en la moneda de la entidad (USD)'. Debajo hay un panel plegable DIMENSIONES. Cuatro fichas de resumen: TOTAL PENDIENTE -$2,200.00, PAGOS SIN APLICAR $0.00, NOTAS SIN APLICAR $0.00, PENDIENTE NETO -$2,200.00. La tabla Detalle de transacciones (11 transacciones) enumera filas fechadas como 'Servicios de limpieza — junio de 2026 — Otros gastos operativos' y 'Pago de MPI001017 [CC-INV-11406] — Efectivo y equivalentes de efectivo', cada una con un enlace de Referencia (números de documento MPI/MCD), columnas de Cargos, Pagos y un Saldo acumulado.](/assets/kb/financials/accounts-payable/vendor-ledger-01.png)
Las cuatro fichas de arriba
| Ficha | Qué te dice |
|---|---|
| Total pendiente | El saldo abierto en el conjunto de facturas contabilizadas del proveedor. Negativo significa que le debes al proveedor. |
| Pagos sin aplicar | Dinero que pagaste pero que no está conciliado con ninguna factura: depósitos, anticipos o trabajo de conciliación pendiente. |
| Notas sin aplicar | Crédito del proveedor aún no usado contra facturas. |
| Pendiente neto | La posición real una vez contados el dinero y el crédito sin aplicar: la cifra que discutir con el proveedor. |
Los controles, uno por uno
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Selector de entidad | Cada una de tus empresas tiene su propia relación con el proveedor; elige de cuál lees el mayor. Los importes se muestran en la moneda de esa entidad. |
| Desde / Hasta con Aplicar y Borrar | Acota la ventana: el último trimestre, el mes en disputa. Borra para ver toda la historia. |
| Panel de dimensiones | Filtros plegables por centros de costos y otras dimensiones, allí donde llevas los costos de esa forma. |
| Actualizar | Vuelve a leer los libros; úsalo después de contabilizar un pago o corregir una aplicación a mitad de la revisión. |
| Exportar PDF | El estado de cuenta que envías de vuelta al proveedor con tus notas de conciliación. |
| Atrás | Regresa al registro de cuenta del proveedor. |
Cómo el saldo acumulado cuenta la historia
La columna de Saldo es la trama del mayor: tu posición después de cada evento. Aquí está el patrón de CityClean que produjo el veredicto de −$2,200, reducido a su esqueleto:
| Evento | Cargos | Pagos | Saldo acumulado |
|---|---|---|---|
| Se contabiliza la factura de limpieza de abril | $2,200.00 | −$2,200.00 | |
| Se contabiliza la factura de mayo | $2,200.00 | −$4,400.00 | |
| Se contabiliza y aplica el pago de mayo | $2,200.00 | −$2,200.00 | |
| Se contabiliza la factura de junio | $2,200.00 | −$4,400.00 | |
| Se contabiliza y aplica el pago de junio | $2,200.00 | −$2,200.00 |
¿Lo ves? El saldo vuelve una y otra vez a −$2,200 en lugar de a cero: la factura de cada mes se cubre con el pago de cada mes, pero una factura de abril nunca lo fue. Un saldo que se «atasca» en un nivel es el mayor diciéndote dónde escarbar; el enlace de Referencia en la fila atascada abre el documento en sí.
De dónde salen las cuatro cifras
Cada ficha agrega un campo que puedes verificar documento por documento:
- Total pendiente suma el Saldo pendiente de las facturas contabilizadas del proveedor: el total de cada una, menos la retención de impuestos, menos los pagos aplicados, menos los créditos de notas aplicados.
- Pagos sin aplicar suma el Importe sin aplicar de cada desembolso: dinero que ya salió del banco pero que queda en la cuenta de Anticipos a proveedores de la entidad hasta que se concilia con las facturas. Consulta Aplicación de desembolsos.
- Notas sin aplicar suma el Crédito sin aplicar de cada nota de crédito de proveedor: como el crédito de $300 de HVAC de Summit Mechanical antes de aplicarse.
- Pendiente neto netea las tres: lo que realmente deberías si cada pago y crédito sin aplicar se conciliara ahora mismo.
Leer el detalle de transacciones
- Cada fila es una contabilización real —una factura que carga un gasto, un pago que sale del banco— descrita en términos claros con la cuenta contable que afectó.
- Los enlaces de Referencia saltan directo al documento: haz clic en MPI001014 para abrir la factura de mayo, MCD001015 para el cheque del lote de pagos de junio.
- El Saldo acumulado muestra tu posición después de cada evento; recórrelo para hallar el momento en que un saldo dejó de saldarse (así es como la factura no pagada de abril resalta de un vistazo).
- Filtros: elige la entidad (cada una de tus empresas tiene su propia relación con el proveedor), un rango de fechas y expande Dimensiones para segmentar por centro de costos allí donde llevas los costos de esa forma. Los importes se muestran en la moneda de la entidad.
Para qué sirve
- Conciliación del estado de cuenta del proveedor: cuando llega el estado de cuenta del proveedor, este es tu lado. Exportar PDF genera el documento para enviar de vuelta con tus notas.
- Arqueología de «¿por qué se pagó tarde?»: toda la historia en un solo lugar supera a abrir diez registros.
- Llamadas por disputas: el Pendiente neto, con las filas que lo respaldan.
- Revisión previa al lote de pagos: detecta pagos y notas sin aplicar antes de enviar más efectivo.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Discutir el Total pendiente con el proveedor | Ignora tus pagos y créditos sin aplicar: concedes dinero que no debes | Habla del Pendiente neto, con las filas que lo respaldan |
| Volver a pagar cuando una factura «aparece impaga» | Si el primer pago está sin aplicar, ahora pagaste dos veces | Revisa primero los Pagos sin aplicar; aplica, no vuelvas a pagar |
| Olvidar el selector de entidad | Concilias el mayor de una empresa contra un estado de cuenta del proveedor que abarca dos: nada cuadra | Haz coincidir la entidad del estado de cuenta con el selector antes de comparar una sola fila |
| Revisar con un filtro de fecha aún aplicado | El saldo atascado puede quedar justo fuera de la ventana: el mayor parece impecable | Borra el rango para las preguntas de posición; filtra solo para la arqueología |
| Exportar el PDF antes de Actualizar | Las correcciones que acabas de hacer no están en el estado de cuenta que vas a enviar | Actualiza, echa un vistazo a las fichas y luego Exporta el PDF |
Qué sigue
- Informes e instantáneas de antigüedad de cuentas por pagar: todos los proveedores a la vez, agrupados por antigüedad.
- Aplicación de desembolsos: limpia los pagos sin aplicar que el mayor revela.
- Aplicación de notas de crédito de proveedor: usa el crédito sin aplicar.
Preguntas frecuentes
El mayor muestra tu posición con el proveedor: negativo significa dinero que le debes (o le pagaste) a él. Un saldo en cero significa que están a mano. En el mayor de un cliente los signos van al revés: ellos te deben a ti.
En vivo: se construye a partir de tus transacciones contables en el momento en que lo abres (el botón Actualizar vuelve a leer después de que haces cambios). Para informes congelados a una fecha determinada, usa las instantáneas de antigüedad.
Los borradores aún no están en tus libros: el mayor refleja solo la realidad contabilizada. Contabiliza la factura y aparecerá.
Aplicar el desembolso a las facturas del proveedor: cada aplicación traslada ese importe desde la cuenta transitoria de Anticipos a proveedores a las facturas que liquida, reduciendo tanto el importe sin aplicar del pago como los saldos de las facturas. Consulta Aplicación de desembolsos.
Tres sospechosos habituales: la factura nunca se registró (o sigue en borrador), se registró bajo una entidad distinta —revisa el selector— o el proveedor facturó a la empresa equivocada por completo. La función del mayor es hacer explícito tu lado para que la diferencia tenga nombre.
Sí: el selector de entidad incluye una opción Todas las entidades que combina la posición de cada empresa, convertida a tu moneda corporativa; es la vista predeterminada cuando el proveedor factura a más de una de tus entidades. Elige una sola entidad para ver los libros propios de esa empresa en su propia moneda, y usa la antigüedad para la vista de todos los proveedores.
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