Descripción de los desembolsos

Un desembolso es un pago que tu empresa hace a un proveedor — el lado de salida de dinero de las cuentas por pagar. Cada cheque emitido, transferencia bancaria enviada o giro hecho a un proveedor es un desembolso en REDA Financials. Este artículo explica cómo funciona un pago, cómo se conecta con las facturas que liquida, qué ocurre en tus libros en el camino y cómo se gestionan los números de cheque.

Qué registra un desembolso

Tomemos un pago real: Meridian Properties US LLC le paga Summit HVAC Inc $3,300 con cheque por trabajos de mantenimiento.

Un desembolso contabilizado. Lo esencial: a quién se pagó, desde qué empresa y cuenta bancaria, cómo (Método de pago: Cheque — con el Número de cheque 5004 asignado automáticamente), cuánto y — lo más importante — Monto sin aplicar USD 0.00: cada dólar de este pago está conciliado con una factura.

Los campos clave:

Qué ocurre en tus libros

Los pagos pasan por dos etapas, y cada una escribe sus propios asientos balanceados. Cuando el desembolso se contabiliza (el dinero sale del banco):

Viéndolo de verdad: las Transacciones contables de un pago de $10,000 — un débito a Anticipos a proveedores y un crédito a Efectivo y equivalentes de efectivo, perfectamente balanceados. Cada pago contabilizado te permite inspeccionar sus propios asientos de esta manera.

Y cuando el pago se aplica a la factura del proveedor:

¿Por qué este baile de dos pasos? Porque refleja la realidad. Si le pagas a un proveedor antes de que llegue la factura — un depósito, un anticipo — el dinero se ubica correctamente en Anticipos a proveedores en tu balance general (un activo: el proveedor te debe bienes, servicios o la devolución del dinero). En el momento en que aplicas el pago a una factura, el anticipo se convierte en una factura liquidada. Cuando el pago y la aplicación ocurren juntos, como suele suceder, nunca notas el paso intermedio — pero tus libros están correctos en todos los escenarios.

Aplicaciones: conectar los pagos con las facturas

Haz clic en Aplicar desembolso en un pago contabilizado para conciliarlo con las facturas abiertas del proveedor. Cada coincidencia — una aplicación — registra cuánto de este pago liquida qué factura y en qué fecha. Un pago puede liquidar muchas facturas (un cheque mensual que cubre tres facturas), y una factura puede ser liquidada por muchos pagos (un depósito del 50 % más el saldo).

• El Saldo pendiente de la factura baja según el monto aplicado, y su tramo de antigüedad se actualiza al instante.
• El Monto sin aplicar del pago también baja — cuando llega a cero, el pago está totalmente utilizado.
• Los descuentos por pronto pago pueden tomarse al momento de la aplicación — consulta Descuentos por pronto pago y condiciones.

¿Prefieres la automatización? Activa Aplicar desembolso automáticamente y REDA Financials concilia el pago con las facturas abiertas del proveedor, de la más antigua a la más reciente, hasta agotar el dinero. La guía completa está en Aplicación de desembolsos.

Números de cheque y existencias de cheques

Si el método de pago es Cheque, REDA Financials gestiona el número de cheque por ti. Cada cuenta bancaria tiene unas existencias de cheques — el rango de números de cheque de tu chequera física, configurado en Existencias de cheques e impresión de cheques. Cuando un pago con cheque se contabiliza, el siguiente número se toma de las existencias y se estampa en el pago — el pago de Meridian de arriba recibió el cheque 5004.

Ciclo de vida: Borrador → Contabilizado → Anulado

De dónde vienen los pagos

Encontrarás desembolsos creados de cuatro maneras diferentes — todos idénticos una vez que existen:

• Manualmente — el botón Nuevo o la acción de pago de una factura. Consulta Creación de un desembolso.
• Desde una ejecución de pagos — el asistente de lotes paga a muchos proveedores a la vez y agrupa los pagos bajo un solo lote. Consulta Creación de un lote de pagos.
• Automáticamente desde facturas de gasto — contabilizar una factura de tipo gasto crea su propio pago. Consulta Facturas de compra de tipo gasto.
• Aplicación automática programada — los administradores pueden programar la aplicación automática de los pagos sin aplicar. Consulta Lotes de aplicación automática.

Quién puede trabajar con los pagos

Crear, contabilizar, aplicar y anular desembolsos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable o Accounting Admin, mientras que los demás pueden ver pero no cambiar nada (el desglose completo está en Acceso que necesitarás, más arriba). Separar quién ingresa las facturas de quién libera los pagos es un control común — habla con tu administrador sobre cómo tu organización asigna estos conjuntos de permisos.

Qué sigue

1. Creación de un desembolso — paga una factura paso a paso.
2. Aplicación de desembolsos — conciliar pagos con facturas, de forma manual y automática.
3. Descuentos por pronto pago y condiciones — obtener descuentos por pronto pago.
4. Ejecución de lote de pagos — pagar a todos tus proveedores de una sola vez.
5. Anular un desembolso — cancelar un pago de forma segura.

Preguntas frecuentes