Contabilización y anulación de una factura de compra
Borrador, Contabilizada, Anulada: tres palabras que definen si una factura es un trabajo en curso, un hecho en tus libros o un registro cancelado. Este artículo recorre cada transición de una factura de compra: qué verifica el sistema, qué escribe en tu libro mayor, cómo corregir errores y qué nunca se puede deshacer.
Acceso que necesitarás. Contabilizar y anular una factura de compra requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema): el mismo acceso con el que se crean. Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver una factura, pero no contabilizarla ni anularla.
Contabilización: del borrador a los libros
La contabilización es deliberadamente estricta, porque modifica tus estados financieros. Cuando contabilizas (con el botón Contabilizar del formulario, o cambiando el Estado de un borrador), REDA Financials ejecuta sus verificaciones y —solo si todo pasa— escribe los asientos contables.
El requisito previo: la aprobación
El Estado de aprobación de la factura debe ser Aprobada o No requerida. Una factura pendiente o rechazada no se contabilizará, sin importar quién haga clic en el botón.
Las verificaciones
La entidad debe estar activa; la fecha de la factura debe caer dentro del período contable seleccionado; cada línea necesita una cuenta contable activa, un producto y una cantidad y un precio positivos; y para los tipos especiales, se aplican las reglas propias del tipo (una factura de tipo Gasto necesita su método de pago y su cuenta bancaria; el total de una nota de crédito de proveedor debe ser negativo). Cada verificación fallida detiene la contabilización con un mensaje que nombra el problema.
La escritura
Se crean asientos contables balanceados: se cargan las cuentas de gasto de las líneas (y las cuentas de impuestos si corresponde impuesto) y se abona Cuentas por pagar. Puedes revisarlos de inmediato en Transacciones contables, dentro de las listas relacionadas de la factura. El documento se bloquea y la factura comienza a hacer seguimiento del pago, la antigüedad y el estado de vencimiento.
Reapertura (descontabilización): el deshacer honesto
¿Contabilizaste el monto equivocado? ¿La cuenta contable incorrecta? Reabre la factura a Borrador. REDA Financials elimina los asientos contables que creó —junto con los registros de impuestos y de retención de la factura— y revierte cualquier aplicación de pago o de nota que la hubiera saldado. La factura vuelve a ser un borrador: corrígela y contabilízala de nuevo. Se escriben asientos nuevos y correctos.
Dos consecuencias honestas que debes tener presentes:
- Cualquier pago que se hubiera aplicado a la factura queda sin aplicar; vuelve a aplicarlo después de recontabilizar.
- La pista de auditoría conserva toda la historia: quién reabrió, qué cambió y quién recontabilizó.
Anulación: cancelar dejando rastro documental
La anulación es para facturas que nunca debieron registrarse: un duplicado, una factura que pertenece a otra empresa, un error del proveedor que rechazas de plano. El ejemplo de Meridian: la factura de febrero de CityClean se ingresó dos veces por error. El duplicado se contabilizó antes de que alguien lo notara, así que se anuló:
Lo que hace la anulación:
- Elimina todos los asientos contables de la factura (y los registros de impuestos/retención), exactamente igual que la reapertura.
- Revierte cualquier aplicación: los pagos o créditos de notas que hubieran saldado esta factura vuelven a quedar disponibles.
- Registra tu Motivo de anulación (obligatorio) y la fecha de anulación; ambos se vuelven permanentes; una factura anulada nunca se puede editar ni eliminar.
¿Reabrir o anular? Elige según la intención
| Reabrir a Borrador | Anular | |
|---|---|---|
| Cuándo usarlo | La factura es real pero tiene un error | La factura no debería existir |
| Asientos del libro mayor | Se eliminan y luego se vuelven a crear al recontabilizar | Se eliminan de forma permanente |
| El documento | Vuelve a ser editable | Congelado para siempre, con motivo |
| Termina como | Una factura contabilizada y corregida | Un registro cancelado en la pista de auditoría |
Los mensajes que puedes encontrar, textualmente
Cada verificación que puede detener una contabilización se explica a sí misma. La redacción exacta, con la solución al lado:
| El mensaje | Qué significa |
|---|---|
| «La Entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Seleccione una entidad activa o contacte a su administrador para reactivarla.» | La empresa de la factura fue desactivada: elige una entidad activa o pide a tu administrador que la reactive. |
| «La Fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del Período contable seleccionado.» | La fecha y el período no coinciden, normalmente tras editar la fecha: corrige la fecha o vuelve a seleccionar el período. |
| «La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura.» | Una factura no puede vencer antes de existir: corrige la fecha que esté mal. |
| «La Cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Seleccione una cuenta activa o reactive esta.» | Una línea apunta a una cuenta contable retirada: elige una activa. |
| «La cantidad debe ser mayor que cero cuando se indica.» | Una cantidad de línea de cero o negativa no explica nada: ingresa lo que realmente se suministró. |
| «Las facturas de tipo Gasto requieren un método de pago para crear el Desembolso.» | La regla del tipo Gasto: la contabilización también crea el pago, así que primero necesita el método de pago (y la cuenta bancaria). |
| «Las facturas de compra anuladas no se pueden modificar.» | La anulación congeló el documento de forma permanente: vuelve a crearlo con Clonar con líneas si necesitas una copia corregida. |
Uno más que conviene conocer: cuando aplica retención de impuestos, la entidad debe tener configurada una cuenta de retenciones de impuestos por pagar predeterminada; la contabilización se detiene con un mensaje que nombra esa falta de configuración hasta que tu administrador la agregue en la configuración de la entidad.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Anular una factura real porque una línea está mal | La anulación es permanente: terminas recreando todo el documento por corregir un solo campo | Reabre a Borrador, corrige la línea y recontabiliza |
| Reabrir una factura pagada y olvidar el pago | La aplicación revertida deja el dinero del pago sin aplicar: el proveedor parece impago mientras el efectivo dice lo contrario | Después de recontabilizar, vuelve al pago y aplícalo de nuevo |
| Esperar que una factura contabilizada se pueda eliminar | Nunca se puede: los documentos Contabilizados y Anulados permanecen en el archivo por diseño | Reabre para corregir, o anula para cancelar; solo se eliminan los borradores nunca contabilizados |
| Anular para hacer «desaparecer» una factura en disputa | Si el proveedor luego te acredita, no queda nada contra lo cual aplicar el crédito | Deja la factura contabilizada y resuelve la disputa con una nota de crédito de proveedor |
| Un motivo de anulación vago («error») | El motivo es permanente: uno vago no responde las preguntas de nadie, jamás | Di qué pasó: «Duplicado de la factura de febrero de CityClean, ingresada dos veces» |
Quién puede contabilizar, reabrir y anular
Accounts Payable y Accounting Admin realizan cada transición de esta página. Accounting Controller y Read Only pueden abrir cualquier factura e inspeccionar sus asientos y su pista de auditoría, pero no pueden contabilizar, reabrir ni anular: el alcance de modificación del contralor está a nivel de los asientos contables, no del libro auxiliar de cuentas por pagar.
Contabilizar o anular muchas a la vez
Los lotes de cierre de mes no requieren hacer clic una por una: selecciona registros en una vista de lista y usa Actualización masiva de estado, o consulta Contabilización masiva para conocer todo el conjunto de herramientas.
Qué sigue
- Descripción de las facturas de compra — el ciclo de vida en contexto.
- Crear un desembolso — pagar lo que has contabilizado.
- Contabilización masiva — cambios de estado por lote.
- Transacciones contables — leer los asientos que crea la contabilización.
Preguntas frecuentes
La fecha de la factura debe estar dentro del período contable de la factura. Normalmente esto significa que la fecha se editó después de fijar el período: vuelve a seleccionar el período correcto o corrige la fecha. Si el período en sí está cerrado para cuentas por pagar, el mensaje lo indicará; el cierre de períodos lo controla tu equipo de contabilidad.
Una anulación está diseñada para ser permanente: el documento en sí no se puede volver a editar. Vuelve a crear la factura (lo más rápido es Clonar con líneas en el registro anulado, que copia todo en un borrador nuevo) y contabiliza la nueva copia.
Porque «¿por qué se canceló esto?» es la primera pregunta que hará cualquier auditor —o colega, o tu yo del futuro—. El motivo se almacena de forma permanente en el registro y no se puede cambiar después, que es justamente lo que lo hace confiable.
La aplicación se revierte: el pago en sí permanece contabilizado (el dinero realmente salió del banco), pero queda sin aplicar y su monto vuelve al Monto sin aplicar del pago. Después de corregir y recontabilizar la factura, aplica el pago de nuevo.
¿Te resultó útil?