Descripción de las entidades

Si eres nuevo en REDA Financials, este es el lugar correcto para empezar. Antes de emitir una sola factura o registrar un pago, REDA necesita saber a quién pertenecen los libros contables, y ese "quién" es una Entidad. Casi todo lo demás en el sistema depende de ella. Este artículo explica qué es una entidad, por qué importa y cómo encaja en el conjunto — en lenguaje sencillo, sin dar por hecho ningún conocimiento contable previo. Al terminar entenderás el registro más importante que vas a configurar.

¿Qué es realmente una entidad?

Una entidad es una compañía que lleva su propio conjunto completo de registros contables. Los contadores lo llaman un "juego de libros." Si tu organización es una sola compañía, tienes una entidad. Si es un grupo — una matriz con subsidiarias, o compañías independientes en distintos países — cada compañía legal es su propia entidad, con sus propios libros.

Una compañía del mundo real no es solo una idea — tiene una razón social, un domicilio registrado, un número de registro fiscal, una moneda funcional y un año fiscal. Una entidad en REDA contiene exactamente esos datos, además de la configuración contable que REDA necesita para contabilizar transacciones correctamente. Configúrala una vez, con cuidado, y cada documento que crees después heredará automáticamente el comportamiento correcto.

Por qué la entidad es el centro de todo

En REDA, casi todos los registros apuntan de vuelta a una entidad: las Facturas de venta, las Facturas de compra, los pagos que recibes y realizas, los Asientos contables, las Cuentas bancarias, los Presupuestos, los Activos fijos, incluso los asientos contables individuales que el sistema contabiliza tras bambalinas. Ese único vínculo es lo que le permite a REDA responder la pregunta que se hace todo negocio: "¿Cómo le va a esta compañía?" Filtra cualquier cosa por entidad y tienes el panorama financiero completo de esa compañía — sin mezclar nada de ninguna otra compañía.

¿Necesitas una entidad o varias?

Creas una entidad separada cada vez que una parte de tu organización necesita llevar sus propios libros. Los motivos habituales:

El panorama de tres niveles: Territorio, Entidad, Matriz

Una entidad se ubica dentro de una pequeña estructura. Entender estos tres niveles hace que el resto de REDA encaje en su lugar:

Dos conceptos que habilita la jerarquía

No necesitas dominarlos desde el primer día, pero ayuda saber para qué sirve la estructura:

• Consolidación — combinar los resultados de varias entidades en un solo conjunto de cuentas de grupo (por ejemplo, ver los ingresos de todo el grupo Meridian, no solo los de un país). El vínculo Entidad matriz es lo que le indica a REDA qué compañías pertenecen al grupo.
• Intercompañía — lo que ocurre cuando dos de tus propias entidades realizan transacciones entre sí (una le presta a la otra o le factura). REDA puede registrar ambos lados y mantener los libros del grupo cuadrados. Las cuentas intercompañía dedicadas en la entidad (cubiertas más adelante) hacen esto automático.

Un ejemplo práctico — Meridian Properties Group

A lo largo de este Centro de ayuda seguimos un grupo de ejemplo, para que las ideas se mantengan concretas: Meridian Properties Group, un negocio inmobiliario que opera en cuatro países, lo que significa cuatro compañías legales, cuatro monedas y cuatro juegos de libros:

Cuatro compañías, cuatro países, cuatro monedas. Es suficiente para ilustrar la configuración de una sola compañía, varias monedas, años fiscales distintos, consolidación e intercompañía sin resultar abstracto — y el mismo grupo aparece en ejemplos prácticos a lo largo del resto de este Centro de ayuda, para que el panorama completo se conecte.

Qué contiene una entidad — las nueve áreas

Un registro de entidad agrupa nueve tipos de configuración. No la vas a definir toda a mano — buena parte se hereda — pero aquí está el mapa completo, con por qué existe cada una y dónde se cubre en profundidad:

Una entidad nace preconfigurada

Aquí está la parte que más tiempo ahorra. La primera vez que guardas una entidad nueva, REDA busca los valores contables predeterminados de su territorio (recurriendo a los valores predeterminados del territorio matriz, y luego a los valores globales, si el territorio no tiene los suyos) y copia automáticamente en la entidad cualquier cuenta que hayas dejado en blanco. Solo llena los espacios vacíos — todo lo que hayas definido tú mismo queda intacto. Así, una nueva compañía del Reino Unido tiene de inmediato la cuenta de cuentas por cobrar del Reino Unido, la cuenta bancaria del Reino Unido, la cuenta de ingresos del Reino Unido, y así sucesivamente, sin que escribas un solo código contable.

Por eso el orden de configuración es Territorios y valores predeterminados → Libro mayor → Impuestos → Producto → Entidades: para cuando creas una entidad, todo lo que necesita heredar ya existe.

Un registro de Entidad — REDA One LLC. La barra de aspectos destacados en la parte superior resume los libros de un vistazo (código, moneda, base contable, año fiscal, territorio). La pestaña Detalles agrupa cada campo, y los Accesos rápidos de listas relacionadas a la derecha muestran todo lo que depende de esta entidad — sus compañías hijas, secuencias de documentos, cuentas bancarias, registros fiscales y más.

Las barreras de seguridad — y las razones contables detrás de ellas

Como una entidad es un juego de libros vivo, REDA protege algunas cosas una vez que la entidad está en uso. No son arbitrarias — cada una previene un problema contable real:

Situaciones comunes

Qué sigue

1. Crear una entidad — construye tu primera compañía paso a paso.
2. Referencia de campos de Entidad — cada campo del registro.
3. Cuentas contables predeterminadas de la entidad — las cuentas a las que contabiliza cada entidad.
4. Base contable (Devengo vs Efectivo) — una elección contable central de la entidad.
5. Mes de inicio del año fiscal — el calendario financiero de la entidad.

Preguntas frecuentes

Tu recorrido por esta sección

1. Crear una entidad — construye Meridian Properties UK Ltd, paso a paso.
2. Referencia de campos de Entidad — cada campo, agrupado y explicado.
3. Cuentas contables predeterminadas de la entidad — las cuentas a las que contabiliza el sistema, y qué afecta cada una.
4. Base contable y Mes de inicio del año fiscal — el reconocimiento de ingresos y tu calendario.
5. Secuencias de documentos — cómo se construyen los números de factura y de asiento.
6. Luego Multimoneda (para grupos con más de una moneda) y Configuración de la aplicación.