Crear una entidad
En esta guía crearemos una empresa real — Meridian Properties UK Ltd, la empresa del Reino Unido de nuestro grupo de ejemplo — de principio a fin, explicando cada campo a medida que avanzamos y por qué está ahí. Si nunca has configurado una empresa en un sistema contable, no te preocupes: REDA hace la mayor parte del trabajo pesado. La grata sorpresa es que no tendrás que escribir a mano la larga lista de cuentas del libro mayor que una empresa necesita en el día a día. Si se hace un poco de trabajo previo, la entidad las hereda automáticamente en el momento de guardar.
Acceso que necesitarás. Crear y editar entidades requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las entidades pero no crearlas ni modificarlas.
Qué configurar primero (y por qué)
Una entidad no existe de forma aislada — hace referencia a varias cosas que ya deben existir. Piénsalo como amueblar una casa: las habitaciones (cuentas, calendario, región) deben estar listas antes de que la empresa pueda instalarse.
| Configurar primero | Qué es | Por qué la entidad lo necesita |
|---|---|---|
| Territorio | La agrupación de región/país (por ejemplo, Reino Unido) | La entidad pertenece a uno; ancla el calendario financiero y aporta las cuentas heredadas. |
| Catálogo de cuentas | La lista de cuentas en las que contabiliza la empresa | De ahí se eligen las cuentas predeterminadas de la entidad. |
| Libro mayor | El libro contable donde caen las contabilizaciones | Cada transacción de la entidad se contabiliza en su libro mayor predeterminado. |
| Valores predeterminados de contabilidad | Las cuentas estándar que se definen una sola vez a nivel del territorio | Esto es lo que hereda la entidad, para que no tengas que escribir una docena de códigos de cuenta. |
El truco: las cuentas llegan solas al guardar
Cuando guardas una entidad nueva, REDA busca discretamente los Valores predeterminados de contabilidad del territorio de la entidad y copia en la nueva entidad cualquier cuenta que hayas dejado en blanco. Si el territorio en sí no tiene valores predeterminados, REDA busca un nivel más arriba (en un territorio superior) y, finalmente, en un valor predeterminado global — usando la coincidencia más específica que encuentre. Lo esencial: solo completa los campos en blanco; nada de lo que hayas escrito tú se sobrescribe jamás.
| Se hereda automáticamente (si los dejas en blanco) |
|---|
| Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja, ingresos, gastos, resultados acumulados, efectivo sin aplicar, pagos sin aplicar, ingresos diferidos, ganancia/pérdida cambiaria, cuentas por cobrar y por pagar intercompañía — además del libro mayor y el marco de informes predeterminados. |
Paso a paso — construyendo Meridian Properties UK Ltd
MPG-GB — un código corto (sin espacios) que identifica a esta empresa en todo el sistema, aparece en la numeración de documentos y es la clave para el emparejamiento intercompañía. Nombre de la empresa (la razón social que se imprime en los PDF) = "Meridian Properties UK Ltd". Identificador fiscal = el número de IVA, GB416988735. Opcionalmente, una URL del logotipo para documentos con marca.GBP — la moneda local de la empresa, en la que se llevan sus libros. (En un sistema de moneda única, debe coincidir con la moneda de la organización; con multimoneda activado, es la moneda funcional de esta empresa — consulta Multimoneda.) Elígela con cuidado: se bloquea en cuanto empiezas a contabilizar.
Qué verifica REDA al guardar — y por qué
Una docena de controles mantienen consistentes los libros de tus empresas. Cada uno evita un error específico. Los que te encontrarás al crear una entidad:
| Si tú… | El mensaje exacto | Por qué REDA te detiene |
|---|---|---|
Pones un espacio en el Código de entidad (MPG GB) | “El Código de entidad no puede contener espacios. Use guiones o guiones bajos como separadores (p. ej., US-01, AU_CORP).” | El código aparece en la numeración de documentos y en las claves de emparejamiento, donde los espacios causan problemas. |
| Eliges base Efectivo sin una cuenta de Ingresos diferidos | “Las entidades con base de caja requieren una Cuenta de ingresos diferidos predeterminada. Configúrela en la sección Cuentas contables predeterminadas antes de guardar.” | Las facturas en base Efectivo tienen que registrar su ingreso en alguna cuenta hasta que te paguen — sin esa cuenta no hay dónde ponerlo. |
| Defines solo una cuenta intercompañía | “Las cuentas intercompañía deben configurarse juntas. Defina tanto CxC IC predeterminada como CxP IC predeterminada, o deje ambas en blanco. Una configuración parcial bloqueará la contabilización de asientos contables.” | Los asientos intercompañía necesitan tanto el lado de cuentas por cobrar como el de cuentas por pagar. |
| Apuntas a un Territorio, Libro mayor, Marco, Jurisdicción o Perfil fiscal inactivo | por ejemplo, “El Libro predeterminado está inactivo. Seleccione un libro activo.” — cada búsqueda tiene su propia versión | Un registro dado de baja no debería estar en el corazón de una empresa activa. Elige uno activo. |
| Haces que la entidad sea su propia matriz, o eliges una matriz inactiva | “La Entidad principal debe estar activa y no puede hacer referencia a esta misma entidad (las jerarquías de consolidación no admiten autorreferencias).” | Una empresa no puede ser su propia matriz dentro de un grupo — eso sería un ciclo sin cúspide. |
| Activas multimoneda sin una cuenta predeterminada de Ganancia/Pérdida cambiaria | “La Cuenta contable de Ganancia/Pérdida cambiaria predeterminada es obligatoria cuando Multi-moneda está habilitado. Las diferencias de cambio realizadas y no realizadas no pueden contabilizarse sin esta cuenta.” | Las diferencias de tipo de cambio surgen en cada pago en moneda extranjera — necesitan una cuenta donde registrarse. Consulta Habilitar multimoneda. |
| Defines una moneda distinta a la de la organización en un sistema de moneda única | “En modo de moneda única, el Código de moneda debe coincidir con la moneda predeterminada de la organización.” | Sin multimoneda activada, solo hay una moneda en la que llevar los libros. |
El resultado — todo simplemente funciona
Guarda, y Meridian Properties UK Ltd es un conjunto de libros totalmente funcional: tiene sus cuentas de contabilización cotidianas (heredadas), un libro mayor, una moneda local, un calendario financiero y un registro fiscal. Observa lo que ocurre la primera vez que emites una venta desde ella:
| Tú haces | REDA completa automáticamente |
|---|---|
| Crear una factura de venta y elegir la empresa del Reino Unido | Moneda = GBP; el siguiente número de factura desde la secuencia de documentos de la empresa del Reino Unido; la cuenta de cuentas por cobrar del Reino Unido |
| Agregar una línea para un producto | La cuenta de ingresos del producto, el precio y el IVA correcto |
| Contabilizarla | Un asiento balanceado: DEBE Cuentas por cobrar / HABER Ingresos / HABER IVA — ninguno de los cuales elegiste a mano |
Ahora crea la hermana, Meridian Properties US LLC (MPG-US), de la
misma manera (Territorio = Estados Unidos, Moneda = USD, base Devengo, año fiscal que comienza
en enero). Ahora tienes un grupo de dos empresas, cada una con sus propios libros, listas para
operar, liquidar y consolidar — y las empresas de India y Brasil siguen exactamente la
misma receta.
Qué sigue
- Referencia de campos de la entidad — todos los campos de la entidad, explicados.
- Cuentas del libro mayor predeterminadas de la entidad — define las cuentas en las que contabiliza REDA.
- Secuencias de documentos — asigna la numeración de la entidad.
- Ajustes de política a nivel de entidad — ajusta el comportamiento de la entidad.
- Descripción de las entidades — los conceptos detrás del registro.
Preguntas frecuentes
No había Valores contables predeterminados configurados para el territorio de la entidad (ni para ningún territorio superior, ni a nivel global). Configúralos en Valores predeterminados de contabilidad — así las nuevas entidades los heredarán — o define las cuentas de la entidad manualmente.
Casi todos, en cualquier momento — nombre, cuentas, políticas, ajustes fiscales. Las excepciones: Moneda y Base contable se bloquean una vez que la entidad ha contabilizado transacciones, Mes de inicio del año fiscal se bloquea una vez que existen períodos contables para el territorio de la entidad, y el Código de entidad no se puede cambiar una vez que se han contabilizado transacciones. Define bien estos campos desde el principio.
Nombre de la entidad es la etiqueta que ves dentro de REDA; Nombre de la empresa es la razón social que se imprime en los documentos PDF (facturas, estados de cuenta). Suelen coincidir, pero Nombre de la empresa te permite imprimir el nombre registrado exacto.
Solo si tienes un grupo empresarial y quieres informes consolidados. Una empresa independiente deja el campo Entidad matriz en blanco.
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