Liquidación de cuentas por cobrar entre entidades
El inquilino de Meridian paga su factura de Londres, pero el dinero cae en la cuenta bancaria de la entidad de EE. UU. En un mundo de una sola empresa, eso es un dolor de cabeza; en un grupo con varias entidades, es el pan de cada día. La liquidación de cuentas por cobrar entre entidades permite que un recibo de caja registrado en una entidad liquide una factura que pertenece a otra, mientras REDA Financials mantiene automáticamente en orden la contabilidad de ambas empresas con registros intercompañía.
Acceso que necesitarás. Crear, contabilizar y aplicar recibos de caja requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (personal y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver pero no aplicar. Un administrador debe configurar primero ambas entidades para la liquidación entre entidades (la adhesión y las cuentas intercompañía que se describen a continuación).
Qué ocurre en realidad
El dinero pertenece a la entidad que lo recibió en su banco; la factura pertenece a la entidad que la emitió. Cuando un recibo de la Entidad A se aplica a una factura de la Entidad B, ambas afirmaciones deben seguir siendo ciertas, así que, junto con la aplicación normal, REDA Financials contabiliza un par intercompañía:
| Libros | Efecto |
|---|---|
| Entidad B (emitió la factura) | Su cuenta por cobrar del cliente queda liquidada y se reemplaza por una cuenta por cobrar intercompañía: ahora la Entidad A le debe a B el dinero que cobró en su nombre. |
| Entidad A (recibió el dinero en su banco) | Conserva el efectivo y tiene una cuenta por pagar intercompañía con la Entidad B por el mismo importe. |
El cliente queda saldado en todas partes, y la cuestión que queda —A le debe a B— es exactamente el tipo de saldo interno que tu grupo ya concilia y compensa periódicamente.
En términos contables, el par intercompañía que se contabiliza junto con los asientos de aplicación ordinarios es:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cuenta por cobrar intercompañía predeterminada — en la entidad de la factura (B) | Importe aplicado | |
| Cuenta por pagar intercompañía predeterminada — en la entidad del recibo (A) | Importe aplicado |
Tanto los asientos de aplicación como el par intercompañía se crean juntos, en la misma operación: no hay un momento en el que la contabilidad de una empresa esté actualizada y la de la otra no. Y el par es simétrico por construcción: lo que se acumula en la cuenta por cobrar intercompañía de B se refleja en la cuenta por pagar intercompañía de A, que es lo que convierte la conciliación intercompañía periódica en un ejercicio de coincidencia en lugar de una investigación.
Qué debe estar configurado
Ambas entidades se adhieren, de forma bilateral
Cada entidad tiene una opción Allow Cross-Entity Settlement (AR) (Permitir liquidación entre entidades — cuentas por cobrar). TANTO la entidad del recibo COMO la entidad de la factura deben tenerla activada; de lo contrario, la aplicación se rechaza: "El recibo de caja y la factura de venta deben pertenecer a la misma entidad." El consentimiento es mutuo por diseño: las posiciones intercompañía vinculan dos contabilidades.
Ambas entidades tienen cuentas intercompañía
Tener una cuenta por cobrar intercompañía predeterminada y una cuenta por pagar intercompañía predeterminada en cada entidad le da al par intercompañía un lugar donde contabilizarse; si falta esta configuración, la aplicación se bloquea con un mensaje que nombra la entidad y la cuenta.
Cómo registrar una
Registra el recibo de caja de forma normal en la entidad cuyo banco recibió el dinero: mismo formulario, mismos campos (Crear un recibo de caja). La aplicación a la factura de la otra entidad se crea directamente (el registro de aplicación que hace referencia a la factura de otra entidad); ten en cuenta dos restricciones prácticas:
- La pantalla de aplicación estándar y la aplicación automática solo muestran facturas de la misma entidad. La liquidación entre entidades es una capacidad a nivel de datos que tu equipo de contabilidad maneja deliberadamente, no algo con lo que un empleado tropiece desde la pantalla cotidiana.
- Siguen aplicando la misma moneda y la coincidencia de cliente. El cliente del recibo debe coincidir con el cliente de la factura, y ambos documentos deben tener la misma moneda.
Las reglas, con los mensajes exactos
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "El recibo de caja y la factura de venta deben pertenecer a la misma entidad." | Una (o ambas) entidades no se han adherido: Allow Cross-Entity Settlement (AR) debe estar marcada en ambas antes de que se acepte la aplicación. |
| "No se pueden crear transacciones contables intercompañía: a la entidad "{0}" le falta la cuenta contable de cuenta por cobrar intercompañía predeterminada…" | El par intercompañía no tiene dónde contabilizarse: la entidad indicada necesita sus cuentas intercompañía configuradas. |
| "El recibo de caja y la factura de venta deben tener el mismo cliente." | Entre entidades nunca significa entre clientes: el mismo tercero debe figurar en ambos documentos. |
| "Discrepancia de moneda: ambos documentos deben usar la misma moneda. La moneda del documento de origen no coincide con la moneda de la factura de destino." | Cruzar entidades no flexibiliza la regla de moneda: canaliza la cobranza a través de una cuenta con la misma moneda. |
| "El recibo de caja y la factura de venta deben estar en el mismo libro mayor. El libro mayor del recibo y el libro mayor de la factura no coinciden." | Ambos documentos deben estar en el mismo conjunto de libros, incluso entre entidades. |
| "La fecha de aplicación {0} es igual o anterior a la fecha de cierre contable de cuentas por cobrar ({1})." | Los libros cerrados rechazan las liquidaciones entre entidades igual que las ordinarias. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Activar la adhesión en todas las entidades "por si acaso" | Ahora cualquier aplicación en cualquier lugar puede crear posiciones intercompañía: la carga de conciliación llega antes que la política | Adhiere solo los pares de entidades que realmente cobran una en nombre de la otra |
| Mover el dinero con un asiento en lugar de una aplicación entre entidades | La factura nunca se liquida, el cliente sigue recibiendo estados de cuenta y el saldo intercompañía solo existe en la cabeza de alguien | Deja que la aplicación lo haga: cliente saldado, par intercompañía contabilizado, un solo rastro de auditoría |
| Dejar que los saldos intercompañía se acumulen sin revisar | Meses de liquidaciones se acumulan en la cuenta por cobrar/cuenta por pagar intercompañía; cuando los totales no coinciden con lo esperado, la arqueología es dolorosa | Concilia el par reflejado en un calendario —lo habitual es mensual— y liquida según tu política de compensación |
| Tratar la liquidación entre entidades como la solución para una factura mal emitida | La factura pertenece a la entidad equivocada; liquidar entre entidades consolida el error y le añade una posición intercompañía encima | Si la entidad que emite la factura es la equivocada, corrige la factura (emite una nota de crédito y vuelve a emitirla) en su lugar |
Convivir con los saldos intercompañía
- El par de cuenta por cobrar / cuenta por pagar intercompañía crece con cada liquidación entre entidades: revisa las dos cuentas una contra otra; siempre deberían reflejarse.
- Liquida la posición interna periódicamente igual que lo hacen las empresas reales: una transferencia real entre los bancos de las entidades, o según la política de compensación de tu grupo (decisión de tu contador).
- Deshacer una aplicación entre entidades revierte el par intercompañía junto con los asientos de aplicación ordinarios: una sola eliminación y ambas contabilidades quedan limpias.
Qué sigue
- Liquidación de cuentas por pagar entre entidades — la misma función, del lado de los pagos.
- Aplicar recibos a facturas — la mecánica que hay debajo.
- Descripción de las entidades — cómo encajan los libros de varias entidades.
Preguntas frecuentes
Cuando un cliente realmente le paga a la empresa "equivocada" de tu grupo: una cuenta de cobranza centralizada, una matriz que cobra por sus subsidiarias o un cliente que transfiere a datos bancarios antiguos. Si ocurre de forma constante por diseño, consulta también con tu contador si la entidad que emite la factura es la correcta.
Por diseño: los selectores estándar se limitan a la misma entidad para que la aplicación cotidiana no cree posiciones intercompañía por accidente. Las aplicaciones entre entidades las crea deliberadamente tu equipo de contabilidad una vez que ambas entidades se han adherido.
No: el recibo y la factura deben tener la misma moneda para poder aplicarse. Canaliza las cobranzas en moneda extranjera a través de una entidad (o cuenta bancaria) que opere en la moneda de la factura.
Se liquidan como cualquier deuda intercompañía: una transferencia bancaria real desde la entidad cobradora hacia la entidad que emitió la factura (registrada como transacciones bancarias ordinarias contra las cuentas intercompañía), o mediante el asiento de compensación periódico de tu grupo: la política, no la mecánica, decide cuál.
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