Ejecución de lote de pagos
La ejecución de pagos es el ritual semanal de cuentas por pagar: decidir qué pagar, pagarlo todo y demostrar que ocurrió. Este artículo es la guía práctica para ejecutarla bien en REDA Financials: qué revisar antes de empezar, cómo decidir qué entra en la ejecución y cómo verificar el resultado. (El asistente paso a paso está en Crear un lote de pagos.)
Acceso que necesitarás. Crear y contabilizar estos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
Antes de la ejecución: una lista de verificación de cinco minutos
- Contabiliza lo que se debe pagar. Solo las facturas contabilizadas entran en una ejecución; revisa primero las vistas de lista Borrador y Pendiente de aprobación.
- Aplica las notas de crédito de proveedor. Gasta el crédito disponible antes de gastar efectivo; revisa la vista de lista Notas de crédito de proveedor (sin aplicar).
- Revisa la antigüedad. La antigüedad de cuentas por pagar te indica qué está por vencer, qué está vencido y qué puede esperar.
- Conoce tu efectivo. El total de la ejecución sale de una sola cuenta bancaria en una sola fecha; asegúrate de que pueda cubrirlo.
- Existencias de cheques, para ejecuciones con cheque. ¿Quedan suficientes números de cheque en la cuenta bancaria? El lote los asigna automáticamente y se detiene cuando se agotan las existencias.
Dentro del asistente: las decisiones que importan
El asistente tiene tres pasos (la versión paso a paso está en Crear un lote de pagos); lo que sigue es el criterio que cada paso te pide.
| Paso | Qué hace el sistema | Qué decides tú |
|---|---|---|
| 1 — Seleccionar | Lista todas las facturas contabilizadas pendientes, con filtros por entidad, proveedor y fecha de vencimiento | Qué facturas entran en la ejecución. Marcarlas es una decisión de pago: todo lo marcado se pagará, contabilizará y aplicará en una sola pasada |
| 2 — Revisar | Agrupa la selección en pagos propuestos —uno por proveedor (o por combinación de proveedor y dimensión)— y sugiere descuentos por pronto pago para las facturas que aún están dentro de su ventana de descuento | La agrupación, cada monto (modifícalo para pagos parciales) y cada descuento sugerido: acepta, ajusta o elimina cada uno |
| 3 — Crear | Crea el lote: cada pago nace contabilizado, se asignan números de cheque para las ejecuciones con cheque, las aplicaciones se crean automáticamente y se genera un informe de finalización con lo que resultó y lo que no | La fecha de pago, la cuenta bancaria y el método de pago del lote: uno de cada uno para toda la ejecución. La cuenta bancaria se completa previamente desde la Cuenta bancaria predeterminada – Gastos de la entidad (y recurre a la Cuenta bancaria predeterminada si no está definida); cámbiala si esta ejecución paga desde otra cuenta |
La ejecución de junio de Meridian (lote MCDB001001) es el modelo a copiar: tres facturas marcadas en el paso 1 —la factura de mayo de CityClean y las facturas de mayo y junio de Hudson Elevator— agrupadas en el paso 2 en dos pagos por proveedor, CityClean $2,200 y Hudson $1,900. El paso 3 marcó la ejecución como ejecución de pagos de junio de 2026, ACH, desde la cuenta operativa: un lote, dos pagos, $4,100, cada factura liquidada y cada aplicación registrada, en una sola confirmación.
Cómo decidir qué entra en la ejecución
| Estrategia | Cómo, en el asistente |
|---|---|
| Todo lo que vence antes de la fecha X | Filtra el paso 1 por fecha de vencimiento: la clásica ejecución semanal. |
| Aprovechar cada descuento | Incluye las facturas cuya ventana de descuento cierre antes de tu próxima ejecución; el asistente sugiere los montos de descuento por sí solo. |
| Proveedor por proveedor | Filtra por proveedor para acuerdos negociados o proveedores en suspenso. |
| Pagos parciales | Modifica cualquier monto propuesto en el paso 2: la factura permanece abierta por el resto. |
La pasada de descuentos, bien hecha
Los descuentos sugeridos del paso 2 son la fuente de dinero silenciosa de la ejecución. Para cada factura seleccionada que aún esté dentro de la ventana de descuento de su condición de pago, el asistente propone el descuento: pagas menos efectivo, saldas la factura por completo y la diferencia va a tu cuenta de Descuentos sobre compras como ingreso. Una factura de $2,000 con 2/10 neto 30 se paga a $1,960 con $40 ganados: poco por factura, significativo por año (la aritmética —un rendimiento anualizado de aproximadamente 36 %— está en Descuentos por pronto pago y condiciones). Dos hábitos lo mantienen honesto:
- Programa las ejecuciones según las ventanas, no según el calendario. Si tu única ejecución es el viernes y una ventana de descuento cierra el jueves, la perderás siempre; incluye las facturas cuya ventana cierre antes de tu próxima ejecución, aunque su fecha de vencimiento neto esté a semanas de distancia.
- Nunca conserves una sugerencia a la que no tienes derecho. Las sugerencias respetan la ventana en el momento de la ejecución; si pospones el lote, vuelve a revisarlas en lugar de arrastrar descuentos vencidos a un pago tardío.
Después de la ejecución: verifica en tres miradas
- El informe de finalización: pagos creados, aplicaciones realizadas, fallas con sus motivos. Atiende las fallas con una ejecución de seguimiento.
- El registro del lote: los totales y el conteo coinciden con lo que pretendías; la pestaña Desembolsos lista cada pago para verificaciones puntuales (números de cheque, PDF de aviso de pago).
- La actualización de la antigüedad: las facturas pagadas salen de los tramos abiertos de inmediato.
Lo que la ejecución deja atrás
| Registro | Qué contiene | Dónde buscar |
|---|---|---|
| El lote | La identidad de la ejecución: referencia, fecha, banco, método, Monto total, Cantidad de registros | El registro Lote de desembolsos; su registro de auditoría deja constancia de cada cambio de estado |
| Los pagos | Un Desembolso contabilizado por proveedor (o por grupo de proveedor y dimensión), con números de cheque donde se asignaron | La pestaña Desembolsos del lote |
| Las aplicaciones | Qué porción de qué pago liquidó qué factura, con cualquier descuento tomado | La pestaña Aplicaciones de cada pago; reflejada en cada factura |
| Los asientos del libro mayor | Salida de efectivo, cuentas por pagar saldadas, descuentos ganados | La lista Transacciones contables de cada pago |
| El informe de finalización | Creados, aplicados, fallidos, con el motivo de cada falla | Se muestra al final del paso 3; actúa sobre él de inmediato |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ejecutar antes de contabilizar las facturas de la semana | Las facturas en borrador y pendientes de aprobación son invisibles para el paso 1: se pierden la ejecución y acumulan otra semana de antigüedad | Revisa primero las vistas de lista Borrador y Pendiente de aprobación, y contabiliza lo que esté listo |
| Pagar efectivo mientras el crédito de una nota queda sin usar | La ejecución paga saldos que el crédito podría haber cubierto | Aplica las notas de crédito de proveedor el día anterior: así la ejecución solo ve los saldos netos reales |
| Tratar el paso 2 como un trámite | Todo lo que confirmas se contabiliza y aplica segundos después: no hay un área de preparación para detectarlo | Revisa la agrupación, los montos y los descuentos como la aprobación final que son |
| Ignorar las fallas del informe de finalización | Esos proveedores simplemente no reciben el pago, y nadie lo nota hasta que empiezan las llamadas | Lee el informe mientras la ejecución está fresca; corrige las causas; usa un lote de seguimiento para el resto |
| Una sola ejecución gigante con propósitos mezclados | Un solo lote que mezcla renta, desembolsos de construcción y servicios es difícil de revisar y difícil de explicar | Ejecuciones más pequeñas y con propósito: no cuestan nada extra y cada registro de lote cuenta una sola historia |
Un ritmo que funciona
Meridian ejecuta los pagos todos los viernes: notas aplicadas el jueves, antigüedad revisada el viernes por la mañana, un lote ACH por entidad antes del mediodía, y lote con cheque solo cuando un proveedor insiste en papel. Sea cual sea tu cadencia, el objetivo es el mismo: cada decisión de pago tomada una vez, en un solo lugar, con un solo registro de ella.
Qué sigue
- Crear un lote de pagos: el recorrido por el asistente.
- Contabilización y anulación de lotes: cuando hay que cancelar una ejecución completa.
- Informes e instantáneas de antigüedad de cuentas por pagar: la carta de navegación de la ejecución.
Preguntas frecuentes
No: un lote tiene una cuenta bancaria, una fecha y un método de pago. Dos cuentas significan dos lotes, lo que mantiene cada lote conciliable contra su propio extracto bancario.
Las ejecuciones son por entidad: cada empresa paga sus propias facturas desde su propio banco. Ejecútalas una tras otra; cada una obtiene su propio registro de lote limpio.
Si el pago aún no salió realmente (cheques sin imprimir, archivo ACH no transmitido), anula ese pago individual y emite uno corregido, o anula todo el lote y vuelve a ejecutarlo si la ejecución en sí estuvo mal. Consulta Contabilización y anulación de lotes.
Por su saldo pendiente reducido: la nota ya liquidó una parte. Justamente por eso las notas van primero: la ejecución propone solo el efectivo neto que realmente se adeuda.
Sí: modifica el monto propuesto en el paso 2. El pago se aplica por lo que establezcas y la factura permanece abierta (y sigue acumulando antigüedad) por el resto. Es habitual para desembolsos de construcción y porciones en disputa.
Agrupación por dimensión: cuando los pagos se agrupan por combinación de proveedor y dimensión, las facturas que llevan dimensiones de costo distintas se convierten en pagos separados para que las dimensiones de cada pago se mantengan limpias. ¿Prefieres un solo pago por proveedor? Desactiva la opción de dimensión en el paso 2.
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