Programador de transacciones recurrentes
El manual del administrador para el lote que convierte las plantillas recurrentes en documentos. Los usuarios diseñan las plantillas; tú te aseguras de que el motor funcione.
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar este lote requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede llegar a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla; todos los demás solo se encuentran con los documentos que genera.
Los controles de la tarjeta
| Control / indicador | Qué hace o qué te indica |
|---|---|
| Indicador de estado | Programada o No programada: si la generación ocurre sin tu intervención. |
| Próxima ejecución programada | Cuándo se dispara la próxima pasada automática. |
| Última ejecución | Marca de tiempo más el resultado: Info (correcta), Advertencia (parcial), Crítico (con fallos). |
| Ver registro de auditoría | El registro completo de la ejecución: procesadas / con éxito / con fallos, con un motivo por cada fallo. |
| Programar / Reprogramar | Elige la hora de ejecución diaria. |
| Cancelar programación | Pausa la automatización hasta que se reprograme. |
| Ejecutar ahora | Una pasada de generación inmediata y puntual. |
Qué hace una ejecución
Encuentra lo que está vencido
Dos condiciones definen «vencido»: la plantilla está Activa y su Fecha de la próxima ejecución es hoy o anterior. Las plantillas en Borrador y Completadas nunca se tocan.
Genera cada documento
Con la fecha del día de ejecución, en el período contable correcto, con las líneas copiadas de la plantilla, con la fecha de vencimiento según los días de pago de la plantilla, y vinculado de vuelta a su plantilla. Un documento por plantilla y por fecha, de modo que la duplicación es imposible aunque el lote llegara a ejecutarse dos veces.
Contabiliza donde se le pide
Las plantillas con Contabilización automática ven sus documentos contabilizados en el mismo acto. Si la contabilización fuera a fallar, toda la generación de esa plantilla se revierte —sin borradores defectuosos— y el fallo queda en la entrada de auditoría de la ejecución con su motivo.
Adelanta la programación
La Fecha de la próxima ejecución de cada plantilla procesada avanza según su frecuencia, los contadores se actualizan, y las plantillas que alcanzan su fecha de fin o su límite de ocurrencias pasan a Completada.
Cómo programarlo
A diario, a primera hora de la mañana: después de la sincronización de tipos de cambio para que los documentos en moneda extranjera obtengan la tasa del día, y antes de los lotes de aplicación automática para que lo que genera pueda conciliarse esa misma noche. Usa Ejecutar ahora después de que los usuarios activen plantillas que quieran generar de inmediato.
Una mañana de ejemplo: el primer día del mes de Meridian
Meridian Properties Group emite sus facturas de venta recurrentes a clientes a partir de plantillas. Al amanecer del 1 de julio se ejecuta el lote: encuentra cada plantilla Activa cuya Fecha de la próxima ejecución es el 1 de julio o anterior, genera las Facturas de venta correspondientes con fecha del 1 de julio en el período 2026-07, contabiliza aquellas cuyas plantillas llevan Contabilización automática y adelanta la Fecha de la próxima ejecución de cada plantilla al 1 de agosto. Una plantilla falla —el problema de período de su entidad se detalla en la entrada de auditoría— y solo se revierte la generación de esa plantilla; el resto de la corrida de facturación ya está en los libros antes de que el equipo de cuentas por cobrar se siente a trabajar. El propietario de la plantilla corrige la causa, el administrador hace clic en Ejecutar ahora, y la última factura se une a sus hermanas.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Esperar que el lote rellene retroactivamente un hueco tras haber estado sin programar | Genera para la fecha de ejecución y adelanta las programaciones: las fechas omitidas quedan omitidas | Crea los documentos de recuperación mediante clonación y luego deja que la programación se reanude |
| Programarlo antes de la sincronización de tipos de cambio | Los documentos en moneda extranjera se generan con la tasa de ayer | La sincronización de tipos de cambio primero en el orden nocturno, este lote después |
| Corregir tú mismo los problemas de datos de las plantillas desde el registro | Los motivos de fallo suelen ser problemas de la plantilla (un período cerrado en una plantilla con contabilización automática, un producto faltante) que se repetirán en el próximo ciclo | Reenvía el motivo al propietario de la plantilla; corrige la plantilla, no el síntoma |
| Dudar en usar Ejecutar ahora por miedo a duplicados | Las plantillas nuevas quedan sin generar mientras esperas a la noche | Usa Ejecutar ahora sin reparos: un documento por plantilla y por fecha se impone por diseño |
| Juzgar la ejecución por «no hay noticias» | Un resultado de Advertencia con tres plantillas revertidas se ve idéntico a un éxito desde lejos | Revisa a diario el resultado de la Última ejecución; abre Ver registro de auditoría ante cualquier cosa que no sea Info |
Cómo supervisarlo
Verde significa: la tarjeta muestra Programada, la marca de tiempo de la última ejecución es de la ventana esperada y el icono de resultado es informativo. Ante cualquier otra cosa, haz clic en Ver registro de auditoría: el registro de la ejecución enumera procesadas / con éxito / con fallos, con un motivo por cada fallo. Un hábito útil: los motivos de fallo aquí suelen ser problemas de la plantilla (un período cerrado para una plantilla con contabilización automática, un producto faltante); reenvíalos al propietario de la plantilla en lugar de corregir los datos tú mismo.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| “No se generó nada” | La plantilla no está Activa, o su Fecha de la próxima ejecución no está vencida: revisa la plantilla antes que el lote. |
| Fallos de contabilización automática en el registro | Por lo general un período cerrado o una validación fallida: la generación se revirtió de forma limpia; corrige y usa Ejecutar ahora. |
| Faltan documentos para fechas anteriores | El lote estuvo sin programar durante esas fechas; no rellena retroactivamente. Los usuarios crean documentos de recuperación mediante clonación. |
Qué sigue
- Lote de transacciones recurrentes — qué hace el lote, en profundidad.
- Pestaña Operaciones — la consola.
- Registro de auditoría — cómo leer el historial de ejecuciones.
Preguntas frecuentes
La siguiente ejecución genera el documento para su fecha de vencimiento y adelanta la programación; no genera de forma retroactiva cada período omitido. Crea manualmente los documentos de recuperación que hagan falta (la clonación lo agiliza) y luego deja que la programación se reanude.
No: el lote se ejecuta una vez al día para todos; la frecuencia propia de cada plantilla decide si hoy es su día. El matiz de la hora del día rara vez importa para los documentos contables: son las fechas, no las marcas de tiempo, las que rigen los libros.
No. Por diseño, la generación produce un solo documento por plantilla y por fecha, así que una segunda pasada en el mismo día no encuentra nada pendiente para las plantillas ya procesadas.
La plantilla solicitó Contabilización automática y la contabilización habría fallado, por lo general un período cerrado o una validación. En vez de dejar un borrador defectuoso, el lote revierte la generación de forma limpia y registra el motivo. Corrige la causa y usa Ejecutar ahora.
Las ejecuciones programadas corren bajo el contexto de proceso automatizado de la plataforma: no consumen un puesto de usuario, y las entradas de auditoría muestran al proceso automatizado como el ejecutor.
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