Crear y administrar cuentas contables
La mayor parte de tu catálogo de cuentas ya está lista antes de que crees una sola cuenta a mano. Cuando precargas tu catálogo en el paso de precarga de catálogo de cuentas e impuestos, REDA carga un conjunto completo de cuentas basadas en estándares y alineadas con IFRS. Este artículo trata el resto del ciclo de vida: agregar las cuentas que tu empresa necesita más allá de las precargadas y administrar las cuentas de forma segura a lo largo del tiempo.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y desactivar cuentas contables requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las cuentas, pero no modificarlas.
Antes de crear una cuenta nueva
Detente y hazte tres preguntas: mantienen tu catálogo compacto y significativo:
- ¿Ya existe? Revisa primero el catálogo precargado. La mayoría de las cuentas comunes ya están ahí: amplía, no dupliques.
- ¿Es de verdad una cuenta nueva o una dimensión nueva? Si te tienta crear Gasto de alquiler — Sucursal A y Gasto de alquiler — Sucursal B, lo que necesitas es una dimensión de contabilización, no dos cuentas. Mantén una sola cuenta Gasto de alquiler e informa por sucursal.
- ¿Debe ser global o de alcance limitado? Una cuenta global (sin Entidad) está disponible en todas partes: es el valor predeterminado correcto. Limita el alcance a un territorio o una entidad solo cuando la cuenta pertenezca genuinamente a una región o empresa. Consulta alcance de la cuenta.
Crear una cuenta contable
Abre la pestaña Cuentas contables y haz clic en Nuevo
En la pestaña Cuentas contables, selecciona Nuevo. Se abre un registro de cuenta contable en blanco.
Nombra y clasifica la cuenta
Asígnale un Nombre de cuenta claro y luego define su Tipo y Subtipo (y el Subtipo 2 cuando aplica una partida específica). Las listas son dependientes: cada elección filtra la siguiente. Consulta Tipos y subtipos de cuentas contables para ver la taxonomía completa.
Agrega un código y una descripción
Ingresa un Código de cuenta único (consulta el esquema de numeración más abajo) y una Descripción que explique qué corresponde a la cuenta. Ambos son obligatorios y ambos hacen que tu catálogo sea más fácil de mantener y auditar.
Define el alcance y los indicadores según sea necesario
Deja Entidad/Territorio en blanco para una cuenta global, o limita su alcance. Activa los indicadores de comportamiento — Cuenta de control, Cuenta bancaria, Relacionada con impuestos — que correspondan. Deja Activa marcada.
Guarda
Al guardar, REDA define el Saldo normal automáticamente a partir del Tipo y ejecuta las validaciones que se describen más abajo. Tu cuenta está lista para usar.
Esquema de numeración de códigos de cuenta
El Código de cuenta lo diseñas tú: REDA solo exige que sea único. Un esquema de numeración por rangos mantiene el catálogo ordenado y legible de inmediato, al agrupar las cuentas por Tipo. Una convención muy usada:
| Rango de códigos | Tipo de cuenta | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1000–1999 | Activos | 1200 Cuentas por cobrar comerciales |
| 2000–2999 | Pasivos | 2100 Cuentas por pagar comerciales |
| 3000–3999 | Patrimonio | 3000 Capital social |
| 4000–4999 | Ingresos | 4000 Ventas de bienes |
| 5000–6999 | Gastos | 5100 Sueldos y prestaciones |
| 7000–9999 | Otros / no operativos | 7200 Ingresos por intereses |
1200-AR-GLOBAL o
2311-VAT-AE.
Las reglas que protegen tu catálogo
Al guardar, REDA aplica un puñado de comprobaciones de coherencia. Existen para mantener tu catálogo estructuralmente válido: si una te detiene, el mensaje te dice exactamente qué corregir.
| Regla | Qué exige |
|---|---|
| La cuenta bancaria debe ser un Activo | Solo puedes activar Cuenta bancaria en una cuenta de tipo Activo: las cuentas bancarias representan tenencias de efectivo. |
| Control frente a Relacionada con impuestos | Una cuenta no puede ser a la vez Cuenta de control y Relacionada con impuestos. Las dos describen mecanismos distintos — una cuenta de control se rige por su libro auxiliar y una cuenta de impuestos por las Reglas fiscales — así que una cuenta es lo uno o lo otro, no ambas. Marcar una cuenta como Cuenta de control también la excluye de la vista del Libro mayor de cuentas y de los informes financieros, que omiten las cuentas de control por diseño: no actives la marca en una cuenta que aún necesites consultar o incluir en informes. |
| Una cuenta inactiva no puede ser de control | Una cuenta inactiva no puede designarse como Cuenta de control. Reactívala o quita el indicador de control. |
| El Saldo normal es obligatorio | El Saldo normal debe estar definido (por el sistema). Si está en blanco, asegúrate de que el Tipo esté completado y vuelve a guardar. |
| La Entidad debe coincidir con el Territorio | Si defines tanto Territorio como Entidad, el territorio de la entidad debe coincidir con el de la cuenta. |
| La Entidad debe estar activa | No puedes limitar el alcance de una cuenta a una entidad inactiva: elige una activa o deja Entidad en blanco para una cuenta global. |
Administrar las cuentas a lo largo del tiempo
Edición
Puedes afinar el nombre, la descripción, el código, los indicadores y la clasificación de una cuenta, con una excepción importante. Una vez que una cuenta tiene transacciones contabilizadas, su Tipo queda bloqueado. Es intencional: cambiar el Tipo reclasificaría retroactivamente el historial y rompería la integridad de tus libros. Si una cuenta se configuró con el Tipo equivocado, desactívala y crea una correcta.
Desactivar en lugar de eliminar
Para retirar una cuenta, desmarca Activa; no la elimines. Desactivarla detiene las nuevas contabilizaciones mientras cada transacción histórica sigue visible en tus informes y en la pista de auditoría. Puedes reactivarla en cualquier momento.
Qué sigue
- Entender las cuentas contables — qué significa cada campo de la cuenta.
- Tipos y subtipos de cuentas contables — elige la clasificación correcta.
- Cuentas de control (CxC y CxP) — crea cuentas que rastrean submayores.
- Grupos de cuentas contables y miembros — agrega cuentas nuevas a las líneas de los estados financieros.
- Prácticas recomendadas para configurar el catálogo de cuentas — mantén el catálogo ordenado.
Preguntas frecuentes
La precarga te entrega un catálogo inicial completo y alineado con IFRS, y muchas organizaciones operan con él añadiendo solo cambios menores. Crea cuentas nuevas cuando tu empresa tenga una partida que la precarga no cubra: un flujo de ingresos específico de tu sector, una reserva particular o una cuenta exigida por la normativa local.
Sí: el código de cuenta es un campo obligatorio. Es una clave estable y única que ordena tu catálogo, impulsa las integraciones y hace segura la reejecución de la precarga (las cuentas se emparejan por código, no por nombre), así que conviene adoptar un esquema de numeración coherente desde el primer día.
Sí. Los estados financieros se agrupan dinámicamente según la clasificación vigente, por lo que volver a ejecutar un informe refleja el cambio de inmediato. (El Tipo, en cambio, queda bloqueado una vez que la cuenta tiene movimientos contabilizados.)
Sí: solo vuelve a marcar Activa. Todas sus transacciones históricas se conservaron mientras estuvo inactiva, así que simplemente vuelve a quedar disponible para nuevas contabilizaciones.
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