Descripción de las Notas de crédito de proveedor
A veces es el proveedor quien te debe a ti. Se devolvió mercancía, una factura llegó demasiado alta o se acordó un descuento, y el proveedor emite una nota de crédito. En REDA Financials esa nota de crédito es una Nota de crédito de proveedor: una Factura de compra cuyo Tipo de factura es Nota de crédito de proveedor y cuyo total es negativo, porque reduce lo que debes. Este artículo explica cómo funcionan las notas de crédito de proveedor, cómo se usa su crédito y por qué se comportan de forma distinta a las facturas ordinarias.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede ver las Notas de crédito de proveedor; crearlas, editarlas y contabilizarlas requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
Un ejemplo práctico
Meridian Properties US LLC recibió una factura de mantenimiento de $3,600 de Summit HVAC Inc, pero $300 de esa cantidad era un cobro excesivo. Summit emitió la nota de crédito SH-CM-114. El contador de cuentas por pagar de Meridian la registró como una Nota de crédito de proveedor:
Por qué el total debe ser negativo
La función de una nota es reducir tu cuenta por pagar, así que REDA Financials exige que su total sea menor que cero: una nota con un total positivo se negará a contabilizarse. Sin embargo, no escribes números negativos. En cada línea de la nota activas el interruptor de línea de crédito (el distintivo junto al número de línea pasa de Gasto a Nota de crédito de proveedor): la cantidad y el precio unitario se mantienen en positivo, y el interruptor invierte el signo de la línea por ti.
Cuando la nota se contabiliza, los asientos contables son la imagen espejo de una factura; para el crédito de $300 de Meridian:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cuentas por pagar — Comerciales (debes $300 menos) | $300.00 | |
| Reparaciones y mantenimiento — Edificios (el costo original vuelve a bajar) | $300.00 |
Cómo se usa el crédito: las aplicaciones
Una nota contabilizada es un fondo de crédito a la espera de usarse. Lo usas al aplicarlo a las facturas abiertas del proveedor: haz clic en Aplicar nota de crédito de proveedor en la nota (o trabaja desde el lado de la factura) y elige qué facturas liquida el crédito y cuánto va a cada una. Meridian aplicó los $300 completos a la factura original de $3,600, de modo que solo se pagaron $3,300 con cheque.
La nota lleva la cuenta de su propio crédito:
- Crédito total: el valor completo de la nota.
- Aplicado a facturas: cuánto se ha usado hasta ahora.
- Crédito restante: lo que aún queda disponible para aplicar. El panel Resumen de la nota de crédito de proveedor lo muestra como una barra de utilización.
Deja que REDA Financials la aplique por ti
En lugar de elegir las facturas a mano, marca Aplicar nota automáticamente en una nota contabilizada. REDA Financials reparte el crédito entre las facturas abiertas del proveedor de forma automática, de la más antigua a la más reciente, hasta que se agota el crédito: la misma lógica de primero en entrar, primero en salir (FIFO) que se usa en todo el resto de la aplicación. Consulta Aplicar Notas de crédito de proveedor para conocer tanto la vía manual como la automática.
Dos formas de crear una
- Desde cero: Nueva Factura de compra → Tipo de factura = Nota de crédito de proveedor → agrega líneas de crédito. Consulta Crear una Nota de crédito de proveedor.
- Desde la factura que se corrige: abre la factura original y haz clic en Crear nota de crédito de proveedor; el proveedor y el contexto se trasladan, así que solo ingresas las líneas de crédito. Esto también vincula los dos documentos para la pista de auditoría.
Dónde aparece la nota a lo largo de cuentas por pagar
Una nota contabilizada cambia discretamente varias cosas que verás en otros lugares:
- En las facturas que acredita: cada aplicación reduce el saldo pendiente de la factura y se muestra como Nota aplicada en el resumen de esa factura, de modo que una factura de $3,600 con $300 de crédito de nota pide solo $3,300 en efectivo.
- En la antigüedad de cuentas por pagar: las notas muestran un Tramo de antigüedad en blanco: el crédito no es una factura que vence, así que nunca pasa a "vencido". Sin embargo, las facturas que liquida salen de sus tramos a medida que llega el crédito.
- En las ejecuciones de pago: la ejecución selecciona las facturas por sus saldos reducidos, y por eso aplicar las notas antes de la ejecución es el hábito de oro.
- En el registro de la factura original: las notas creadas a partir de una factura aparecen en su lista relacionada Notas de crédito de proveedor, manteniendo visiblemente ligadas la corrección y su causa.
Ciclo de vida y correcciones
Las Notas de crédito de proveedor siguen el mismo ciclo Borrador → Contabilizada → Anulada que los demás documentos de compra:
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Borrador | En preparación: sin efecto contable, sin crédito utilizable | Editar libremente, eliminar si no debería existir |
| Contabilizada | El crédito está en tus libros y disponible para aplicar | Aplicarla; reabrir a Borrador para corregir (los asientos y cualquier aplicación se revierten automáticamente) |
| Anulada | Cancelada, con un motivo obligatorio: sus asientos eliminados, sus aplicaciones revertidas | Nada: el registro queda congelado permanentemente: "Las Facturas de compra anuladas no se pueden modificar". |
Dos notas específicas de las notas de crédito:
- Descontabilizar o anular una nota revierte automáticamente cualquier aplicación que hubiera hecho: las facturas acreditadas recuperan sus saldos.
- Una nota anulada conserva su motivo y su fecha de anulación de forma permanente y no se puede editar ni eliminar; las notas contabilizadas tampoco se pueden eliminar; la corrección siempre pasa por reabrir o anular.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Registrar el reembolso en efectivo de un proveedor como una nota | La nota crea crédito para gastar en facturas futuras, pero el dinero ya volvió; lo contarías dos veces | Un reembolso es un evento bancario; una nota es para crédito que compensa facturas |
| Dejar notas sin aplicar durante meses | Los saldos pendientes quedan en bruto, las ejecuciones de pago pagan en bruto y el crédito se olvida | Aplícalas sin demora, o marca Aplicar nota automáticamente y deja que se gaste sola |
| Esperar que el crédito de una nota pase entre tus empresas | Las aplicaciones nunca cruzan entidades: el crédito queda atrapado donde se registró | Registra la nota en la entidad que recibió la nota de crédito en primer lugar |
| Corregir una nota contabilizada contabilizando una segunda, contraria | Ahora dos documentos incorrectos explican una sola corrección: ruido para siempre | Reabre la nota a Borrador, corrígela y vuelve a contabilizarla |
Qué sigue
- Crear una Nota de crédito de proveedor: la guía paso a paso.
- Aplicar Notas de crédito de proveedor: aplicación manual y automática.
- Descripción de las Facturas de compra: el concepto principal.
- Descripción de las Notas de crédito: el equivalente del lado del cliente.
Preguntas frecuentes
Al menos una línea (por lo general, todas) debe ser una línea de crédito: usa el interruptor junto al número de línea para que su distintivo muestre Nota de crédito de proveedor. Mantén la cantidad y el precio unitario en positivo; el interruptor se encarga del signo. Si el total general de la nota sigue siendo positivo, no se contabilizará.
No mediante una Nota de crédito de proveedor: el crédito de la nota solo puede aplicarse a facturas del mismo proveedor. Si un proveedor de verdad te reembolsa dinero, registra ese reembolso a través de tu flujo de trabajo bancario y pregunta a tu contador cómo quiere que se clasifique el asiento.
Las aplicaciones de notas están limitadas a documentos de la misma entidad. Cada empresa legal liquida sus propias cuentas por pagar; la liquidación entre empresas se gestiona por el lado del efectivo. Consulta Liquidación de cuentas por pagar entre entidades.
Aplica lo que quepa: el resto queda como Crédito restante en la nota, visible en el Resumen de la nota de crédito de proveedor. Úsalo en la próxima factura del proveedor o deja que Aplicar nota automáticamente lo use por sí solo a medida que se contabilicen nuevas facturas.
Es por diseño: los tramos de antigüedad hacen seguimiento de las facturas que van venciendo, y una nota es lo contrario de una factura. Las notas muestran un tramo en blanco y nunca aparecen como vencidas; su efecto sobre la antigüedad es indirecto, a través de los saldos de las facturas que reducen.
Los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin, como en todos los documentos de compra. Accounting Controller es de solo lectura sobre las transacciones del libro auxiliar: revisa las notas, no las crea.
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