Impuestos de la factura de compra y perfiles fiscales
Las facturas de proveedores rara vez llegan sin impuestos. Una factura de mantenimiento en Londres lleva 20% de IVA; un honorario de auditoría en Mumbai lleva GST dividido en dos componentes; una factura de Nueva York puede llevar impuesto sobre las ventas o nada en absoluto. REDA Financials calcula estos impuestos por ti —línea por línea, a la tasa correcta para el país y el estado correspondientes— de modo que la factura que contabilizas coincida al centavo con la factura en papel. Este artículo muestra qué determina ese cálculo en una factura de compra y dónde mirar cuando quieras verificarlo.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar estos documentos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver pero no crear ni contabilizar. Configurar los perfiles fiscales y las tasas es una tarea de administrador.
Un solo campo lleva el timón: el Perfil fiscal de la línea
Cada línea de factura tiene un campo Perfil fiscal. Un perfil fiscal es una respuesta en lenguaje sencillo a la pregunta "¿cómo se gravan las compras de este tipo?" — por ejemplo UK — Standard Rate Goods & Services, India — 18% GST Slab o UK — Exempt Supplies. Tú eliges el perfil; REDA Financials busca las tasas y reglas reales que hay detrás de él.
Los perfiles que ves provienen del paquete de impuestos de tu país: un conjunto predefinido de jurisdicciones, tasas y reglas que tu administrador carga una sola vez durante la configuración (consulta Descripción del motor de impuestos y la Referencia de países predefinidos). Nunca escribes una tasa de impuesto en una factura.
Qué considera REDA Financials
Cuando una factura se contabiliza, el motor de impuestos combina cuatro ingredientes, todos ellos datos maestros que tu equipo configuró una sola vez:
| Ingrediente | Dónde reside | Qué aporta |
|---|---|---|
| El Perfil fiscal de la línea | Cada línea de factura | Qué familia de tasas se aplica a esta compra |
| La ubicación fiscal de tu entidad | El registro de la Entidad (Jurisdicción fiscal + inscripción fiscal) | Dónde estás tú a efectos fiscales: país, y estado cuando eso importa |
| Los datos fiscales del proveedor | La cuenta del proveedor (jurisdicción fiscal, perfil fiscal del tercero, número de inscripción) | Dónde está la otra parte y su estado de inscripción |
| La fecha de la factura | El encabezado de la factura | Las tasas cambian con el tiempo; el motor usa la tasa vigente en esa fecha |
Como todo proviene de los datos maestros, dos contadores que ingresan la misma factura obtienen el mismo impuesto: no hay nada que recordar ni nada que consultar.
Ejemplo 1: una factura del Reino Unido con 20% de IVA
Meridian Properties UK Ltd recibe una factura trimestral de mantenimiento de London Property Maintenance Ltd por £3,000. Ambas empresas están registradas para el IVA en el Reino Unido, y la línea usa el perfil UK — Standard Rate Goods & Services. REDA Financials agrega £600 de IVA (20%) y la factura suma £3,600:
Como el IVA soportado del Reino Unido es recuperable para una empresa registrada, la contabilización no trata las £600 como un costo: las aparca en una cuenta de IVA por cobrar, lista para compensar contra el IVA que Meridian recauda en sus propias facturas de alquiler:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Reparaciones y mantenimiento — Edificios | £3,000.00 | |
| IVA soportado recuperable (Reino Unido) | £600.00 | |
| Cuentas por pagar — Comerciales | £3,600.00 |
Ejemplo 2: una factura de India donde un impuesto se convierte en dos
Meridian Properties India Pvt Ltd (registrada en Maharashtra) recibe una factura de auditoría y asesoría por ₹1,00,000 de Sharma & Associates LLP, una firma de Mumbai. La línea usa el perfil India Intra-State (CGST+SGST), porque el comprador y el vendedor están en el mismo estado. La ley del GST de India divide un impuesto intraestatal del 18% en dos componentes iguales —CGST (central) y SGST (estatal)— y REDA Financials hace exactamente eso:
Ambos componentes son crédito fiscal soportado recuperable para una empresa registrada en el GST, así que —igual que en el ejemplo del Reino Unido— se contabilizan en cuentas por cobrar en lugar de gasto:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Honorarios profesionales y estatutarios | ₹1,00,000.00 | |
| Crédito fiscal soportado CGST por cobrar | ₹9,000.00 | |
| Crédito fiscal soportado SGST / UTGST por cobrar | ₹9,000.00 | |
| Cuentas por pagar — Comerciales | ₹1,18,000.00* |
*En esta factura en particular, el saldo por pagar se reduce luego aún más por la retención de impuestos; esa parte de la historia se cubre en Retención de impuestos en facturas de compra.
¿Recuperable o un costo? El motor lo sabe
Observa lo que no ocurrió en ninguno de los dos ejemplos: el impuesto nunca cayó en la cuenta de gasto. Cada regla fiscal sabe si ese impuesto es recuperable para ti:
- Recuperable (IVA soportado del Reino Unido, crédito soportado del GST de India): se contabiliza en una cuenta de impuesto por cobrar, un activo que compensarás contra el impuesto que recaudas en las ventas.
- No recuperable (por ejemplo, el impuesto sobre las ventas pagado por el consumidor final): pasa a formar parte del costo de lo que compraste.
Esta distinción se configura en el paquete de impuestos, no en la factura, de modo que la contabilidad sale bien sin que nadie lo decida factura por factura.
Cuándo se calculan las cifras
Mientras completas el formulario: una vista previa en vivo
A medida que agregas líneas y eliges perfiles fiscales en el formulario de la factura, REDA Financials muestra una vista previa del impuesto para que puedas compararlo con la factura en papel antes de guardar.
Cuando contabilizas: las cifras se vuelven permanentes
La contabilización ejecuta el cálculo completo, escribe un Registro de impuesto por cada impuesto de cada línea, estampa los totales de impuestos de la línea y del encabezado, y crea los asientos contables. A partir de este punto, los importes quedan bloqueados con el documento.
Si reabres: todo se recalcula en la siguiente contabilización
Reabrir a Borrador una factura contabilizada elimina sus registros de impuestos junto con sus asientos contables. Corrige las líneas, vuelve a contabilizar y el motor recalcula desde cero: no queda ningún impuesto obsoleto.
Si el impuesto sale en blanco
Un cero donde esperabas impuesto casi siempre se remonta a una de estas causas:
- La línea no tiene Perfil fiscal: sin perfil, no hay cálculo.
- La ubicación fiscal de tu entidad es demasiado imprecisa. En los países donde las tasas son específicas por estado (India, Brasil, EE. UU.), la Jurisdicción fiscal de la entidad debe apuntar al estado en el que estás registrado; para Meridian India eso es Maharashtra, no solo India.
- Los datos fiscales del proveedor están incompletos: una jurisdicción fiscal o un perfil fiscal del tercero ausente en la cuenta del proveedor puede impedir que coincidan las reglas que dependen de la ubicación.
- La fecha de la factura queda fuera de la validez de la regla: las tasas tienen fechas de inicio y fin; un error de tipeo en la fecha puede ubicarte en la época equivocada.
Tu administrador puede revisar todo esto en Descripción del motor de impuestos: la solución siempre está en los datos maestros, nunca en una tasa escrita a mano en la factura.
Qué sigue
- Retención de impuestos en facturas de compra: cuando parte del pago va a la autoridad fiscal en lugar del proveedor.
- Descripción del motor de impuestos: el panorama completo detrás del cálculo.
- Referencia de países predefinidos: qué países incluyen paquetes de impuestos predefinidos.
- Contabilizar y anular una factura de compra: qué más ocurre en el momento de la contabilización.
Preguntas frecuentes
No, y es intencional. Los importes de impuestos siempre se calculan a partir de las reglas de los datos maestros, lo que mantiene tu declaración de impuestos coherente y auditable. Si el importe calculado difiere del de la factura en papel, uno de los dos está mal: revisa primero el Perfil fiscal de la línea y luego pregúntale al proveedor por el suyo.
Abre la lista relacionada Registros de impuestos (también aparece en la pestaña Líneas). Hay un registro por impuesto y por línea, que muestra la tasa aplicada y el importe; el ejemplo de CGST/SGST anterior muestra dos registros para una sola línea.
Algunas jurisdicciones realmente gravan más de un impuesto sobre la misma compra; el GST intraestatal de India, por ejemplo, se divide en CGST y SGST. El motor crea un Registro de impuesto por cada componente, de modo que cada uno se contabiliza en su propia cuenta, exactamente como lo necesita tu declaración de impuestos.
En la misma moneda que la factura. La factura de Meridian UK muestra £600 de IVA; las cifras en USD que ves junto a ellas son solo los equivalentes en la moneda corporativa para la elaboración de informes del grupo.
Tu administrador, una vez por país, cargando los paquetes de país predefinidos de REDA Financials y completando la inscripción fiscal de la entidad. Los usuarios del día a día solo eligen un Perfil fiscal en una línea. Consulta Descripción del motor de impuestos.
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