Descripción general de OCR
Las facturas de proveedores llegan como PDF, y alguien tiene que capturarlas. O no: el procesamiento de facturas con OCR de REDA Financials lee el documento con IA y produce un borrador de factura de compra — con el proveedor emparejado, las líneas extraídas y las cuentas contables sugeridas a partir de tu propio historial. Tú revisas y contabilizas. Esta descripción general recorre toda la capacidad; los artículos relacionados profundizan en cada parte.
Acceso que necesitarás. Trabajar con documentos de OCR — cargarlos, revisarlos y crear facturas a partir de ellos — requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los elementos de OCR, pero no actuar sobre ellos.
Dos formas en que llega un documento
| Canal | Cómo funciona | Ideal para |
|---|---|---|
| Carga en el formulario de la factura | La tarjeta Cargar documento del formulario de Nueva factura de compra acepta un PDF, JPG o PNG; unos segundos después el formulario se autocompleta a partir del documento | La factura que tienes frente a ti ahora mismo |
| Correo | Los proveedores (o las reglas de tu buzón de cuentas por pagar) reenvían las facturas a una dirección dedicada; cada PDF se convierte en un elemento en cola de la Bandeja de OCR, procesado automáticamente cada 15 minutos | Volumen — la canalización permanente |
¿Qué documentos puede leer?
Cada documento que entra en la canalización — por correo o por carga — lleva una clasificación de Tipo de documento. El registro de recepción ofrece cuatro tipos, pero solo uno recorre hoy la canalización completa:
| Tipo de documento | Estado actual |
|---|---|
| Factura de compra (el predeterminado) | Totalmente disponible — lectura, emparejamiento de proveedor, extracción de líneas, creación del borrador de factura |
| Recibo de gastos | Reservado para una fase futura — la clasificación existe, pero aún no se ejecuta ninguna extracción para ella |
| Extracto bancario | Reservado para una fase futura |
| Otro | Solo una clasificación de retención — sin procesamiento |
La canalización aplica esto con honestidad en lugar de adivinar: si alguna vez se le pide al canal automatizado que cree una factura a partir de un tipo que no es factura, se detiene con «Tipo de documento no admitido para la creación de facturas: {0}» (el marcador de posición nombra el tipo problemático). La conclusión práctica es sencilla — envía facturas de proveedores. Los extractos, los recibos de gastos y la correspondencia general aún no tienen una vía automatizada, por lo que enviarlos solo consume tu asignación mensual de documentos sin producir nada.
Lo que la IA realmente hace
Fase 1 — Leer e identificar
Una pasada rápida responde: ¿es esto realmente una factura? (los documentos que no son facturas se rechazan con cortesía — «El documento cargado no parece ser una factura.»), ¿quién la envió?, ¿a cuál de tus entidades?, número de factura, fechas, moneda, totales, cualquier referencia de orden de compra. Luego el proveedor y la entidad se emparejan con tus registros reales — con tolerancia a las variaciones de nombre.
Fase 2 — Extraer con tu contexto
La extracción completa se ejecuta con el historial del proveedor incorporado: sus últimas órdenes y facturas contabilizadas, y las elecciones de producto a cuenta contable que tu equipo hizo antes. Por eso una factura de MetroPower regresa codificada a Servicios públicos — la IA lo aprendió de ti, no de adivinar. Una referencia de orden de compra detectada se empareja con la orden de compra real.
Borrador, luego el humano
En la vía del formulario, los campos simplemente se autocompletan por ti. En la vía del correo, las extracciones de alta confianza crean automáticamente el borrador de factura de compra; todo lo que quede por debajo de tu umbral de confianza espera en la cola En espera de revisión a que lo atienda una persona (Crear una factura a partir de OCR). Cada factura creada es un Borrador ordinario — la IA nunca contabiliza.
La vía de carga, vista desde la silla del usuario
Así se ve el canal del formulario en tiempo real. Dana, contadora de cuentas por pagar en la entidad de EE. UU. de Meridian Properties Group, tiene la factura de electricidad de junio de MetroPower — un PDF de dos páginas por USD 4,180.00 — guardada desde su correo. Abre una Nueva factura de compra y encuentra la tarjeta Cargar documento en la parte superior del formulario, que se presenta con claridad: «Carga un documento (PDF, JPG, PNG) para extraer automáticamente los detalles de la factura con IA.» Suelta el PDF. Aparece una superposición — «Procesando el documento con IA... Esto puede tardar unos segundos.» — y narra cinco etapas visibles:
«Cargando el documento...»
El archivo llega y se crea un registro de recepción en la Bandeja de OCR entre bastidores, de modo que el documento se rastrea desde el primer segundo.
«Leyendo el documento...»
La lectura rápida inicial: ¿es esto una factura?, ¿quién la envió?, ¿a qué empresa?, qué número, qué fechas, qué totales.
«Identificando el proveedor y emparejando el historial...»
El nombre de MetroPower en la factura se empareja con la cuenta de proveedor real de Meridian, y las órdenes y facturas contabilizadas recientes de ese proveedor se reúnen como contexto.
«Completando la extracción con el contexto del proveedor...»
Se ejecuta la extracción completa línea por línea, reutilizando la codificación contable que el equipo de Meridian eligió en facturas anteriores de MetroPower.
«Finalizando y autocompletando el formulario...»
El formulario de la factura se completa solo frente a Dana, y la notificación confirma: «El documento se procesó correctamente. Los campos se han autocompletado a partir de la extracción.»
Dana verifica el proveedor, el número de factura, el total de USD 4,180.00 y la codificación de las líneas contra el PDF que tiene al lado, y luego guarda. Si algo hubiera salido mal, la superposición habría terminado con «Error al procesar el documento» y el motivo. Dos verificaciones custodian la puerta de entrada de esta vía: el selector de archivos acepta únicamente PDF, JPG, JPEG y PNG (cualquier otra cosa recibe «Tipo de archivo no admitido. Carga un archivo PDF, JPG, JPEG o PNG.»), y un documento que no supera la verificación de si-es-una-factura tras la primera lectura se rechaza con «El documento cargado no parece ser una factura. Carga un documento de factura válido.»
Las tres perillas de ajuste
- Umbral de creación automática — la configuración de territorio Umbral de creación automática de OCR (predeterminado 80 %): las extracciones que lo alcanzan o lo superan crean el borrador automáticamente; por debajo de él, los humanos revisan primero. Las nuevas implementaciones a menudo comienzan en 90+ y lo relajan a medida que se genera confianza.
- Guía de extracción — los administradores pueden agregar registros de guía específicos por territorio que orientan a la IA (redacción de impuestos por país, convenciones de facturas locales) sin nada de código.
- Tus conjuntos de campos — los campos que tu administrador agrega a los conjuntos de campos del formulario de la factura se suman automáticamente al catálogo de extracción: amplía el formulario y la IA empieza a completar también el nuevo campo.
Dónde puede estar un documento
Cada documento — de cualquiera de los dos canales — reside en un registro de la Bandeja de OCR con un estado que te indica exactamente en qué punto del recorrido se encuentra. Las propias definiciones del sistema:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | En espera de procesamiento — en cola para el próximo ciclo automatizado |
| Procesando | OCR en ejecución |
| Extrayendo | Extracción inicial completa, en espera del análisis completo |
| Extraído | Datos extraídos — este es el estado En espera de revisión en la vía del correo |
| Revisado | Verificado por un humano |
| Creado | Factura generada — el borrador de factura de compra está vinculado al registro |
| Error | El procesamiento falló — el motivo se registra en el registro |
| Rechazado | Descartado |
El medidor mensual de documentos
Los planes de IA miden el volumen de documentos en toda la organización, por mes calendario. No hay nada que configurar: el primer documento de un nuevo mes abre automáticamente el período de uso del mes, y cada documento cuenta al llegar — desde cualquiera de los dos canales, y se cree o no una factura a partir de él en última instancia. El límite proviene del límite mensual de documentos de tu plan para toda la organización; los planes sin límite nunca bloquean.
Puedes vigilar el medidor en la pestaña Suscripción de la Consola de administración, donde la tarjeta Consumo de documentos (que se muestra en los planes de IA) informa «Usado este mes», Restante y «Límite mensual», con una barra de progreso de «{0} % consumido». Cuando se alcanza el límite, la recepción se detiene con un único mensaje inequívoco: «Se alcanzó el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Comunícate con tu administrador.» Los contadores los mantiene el sistema — las ediciones manuales de las cifras de uso se revierten en silencio, por lo que el medidor siempre es confiable. Consulta Períodos de uso y créditos de IA y la pestaña Suscripción para conocer la vista del administrador.
Cuando algo sale mal — los mensajes, textualmente
Los fallos de OCR son explícitos: el documento queda en estado Error con el motivo almacenado en el registro, y en la vía de carga el mensaje aparece en pantalla. Los que puedes encontrarte:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «La clave de API de IA no está configurada. Activa tu licencia de REDA Financials AI.» | La organización no tiene una licencia de IA activa. La capacidad de IA se incluye con la licencia de REDA Financials AI — un administrador activa la clave en la pestaña Suscripción. |
| «Se alcanzó el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Comunícate con tu administrador.» | El límite mensual de documentos de toda la organización se agotó. La recepción se reanuda el próximo mes, o tu administrador revisa el plan. |
| «Tipo de archivo no admitido. Carga un archivo PDF, JPG, JPEG o PNG.» | El selector de carga acepta únicamente esos cuatro formatos. Convierte o vuelve a exportar el documento. |
| «El documento cargado no parece ser una factura. Carga un documento de factura válido.» | La verificación de primera pasada determinó que esto no es una factura en absoluto — un extracto, un recibo, un contrato. Hoy en día solo las facturas de proveedores recorren la canalización. |
| «El servicio de IA está limitado temporalmente por la tasa de solicitudes. Vuelve a intentarlo en unos momentos.» / «El servicio de IA está temporalmente sobrecargado. Vuelve a intentarlo en breve.» | Condiciones transitorias en el servicio de IA — no hay nada mal con tu documento. Espera un momento y vuelve a intentarlo (los elementos enviados por correo se reintentan mediante el reprocesamiento). |
| «El servicio de IA devolvió una respuesta vacía. Vuelve a intentarlo.» | El servicio respondió sin contenido — poco frecuente y transitorio; vuelve a intentarlo. |
| «No se pudo encontrar el archivo cargado. Intenta cargarlo de nuevo.» | La carga no se completó (por lo general, una conexión interrumpida). Vuelve a cargar el archivo. |
Lectura de XML estructurado de facturación electrónica
Junto con los PDF y las imágenes, la recepción ahora lee XML estructurado de facturación electrónica cuando un proveedor lo suministra. Como un XML expresa cada cifra como datos etiquetados en lugar de como una imagen que interpretar, REDA lo trata como la fuente autoritativa y omite las conjeturas — el PDF permanece como la copia legible. Sin XML, o con uno ilegible, recurre a leer el documento exactamente como antes. El detalle completo está en la guía de la Bandeja de OCR.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Escanear varias facturas en un solo PDF | Un documento produce una extracción y un borrador de factura — la segunda y la tercera factura del archivo se pierden entre el ruido | Una factura por archivo; en el correo, un solo correo puede llevar muchos PDF y cada uno se convierte en su propio elemento |
| Esperar a que la vía del correo «cree todo automáticamente» | El umbral de confianza envía deliberadamente las extracciones inciertas a revisión humana — una lista de facturas creadas vacía puede significar simplemente una cola de revisión llena | Trabaja la vista En espera de revisión a diario; baja el umbral solo a medida que las verificaciones aleatorias se mantengan limpias |
| Tratar la extracción como contabilización | Nadie revisa, los errores llegan tarde al libro mayor, la confianza en la funcionalidad se erosiona | Cada factura creada es un Borrador a propósito — verifícala contra el documento antes de contabilizar, como cualquier factura |
| Dejar el ciclo de procesamiento detenido | Los documentos enviados por correo se quedan en cola en Pendiente para siempre y los proveedores suponen que sus facturas se recibieron y leyeron | Inicia el ciclo Procesamiento de documentos OCR una vez en la pestaña Operaciones; se reprograma solo cada 15 minutos |
| Ingresar facturas de proveedores que aún no existen como cuentas | El campo de proveedor regresa en blanco y no hay historial con el cual codificar las líneas | Crea primero la cuenta de proveedor (o inmediatamente después, y luego Reprocesa) — así el emparejamiento y el historial empiezan a funcionar |
Qué sigue
- Bandeja de OCR y cola de documentos — dónde residen los documentos y qué significan los estados.
- Automatización de correo a factura — el canal sin intervención manual.
- Crear una factura a partir de OCR — el paso de revisión.
Preguntas frecuentes
Los campos principales (proveedor, número, fechas, totales) son sólidos en documentos limpios; la codificación a nivel de línea mejora con el uso, porque el contexto del historial del proveedor crece. El mecanismo de umbral hace que una precisión con la que aún no te sientes cómodo simplemente se envíe a revisión en lugar de a tus libros.
Facturas de proveedores → Facturas de compra, hoy en día. (El objeto de recepción reserva tipos para fases futuras — considera cualquier cosa más allá de las facturas de compra como hoja de ruta, no como funcionalidad.) Las imágenes escaneadas funcionan por la vía de carga; el correo acepta PDF.
La extracción llama al servicio de IA de REDA con el documento y el contexto mínimo de coincidencia descrito arriba; los resultados y los archivos se almacenan en tus registros de la Bandeja de OCR en Salesforce. No se necesita una cuenta de IA aparte — la capacidad se incluye con la licencia.
No — las facturas creadas siempre son borradores, y las verificaciones normales de contabilización (períodos, aprobaciones, controles de presupuesto, tu clic) se interponen entre la extracción y el libro mayor. La IA escribe; tú decides.
La recepción se detiene con «Se alcanzó el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Comunícate con tu administrador.» — nada se degrada en silencio, y nada de lo ya extraído se ve afectado. La tarjeta Consumo de documentos de la pestaña Suscripción muestra qué tan cerca estás antes de que suceda; el procesamiento se reanuda cuando el nuevo mes calendario abre su período.
No. La automatización programada se ejecuta bajo la propia identidad de proceso automatizado de la plataforma, que siempre se considera con licencia — los puestos que compraste son para personas. Lo que mide el plan de IA es el volumen de documentos, no la automatización en sí.
Sí, en ambas perillas: el Umbral de creación automática de OCR es una configuración de territorio, de modo que el territorio de EE. UU. de Meridian puede crear automáticamente al 80 % mientras que el territorio de Brasil, recién incorporado, revisa todo al 95 %; y los administradores pueden agregar registros de guía de extracción específicos por territorio (redacción de impuestos locales, convenciones de facturas) sin código.
¿Te resultó útil?