Generación de PDF
Todo documento de cara al cliente en REDA Financials —facturas, recibos, comprobantes de egreso, órdenes de compra— puede convertirse en un PDF pulido y con la marca de la entidad con un solo clic, o sin ningún clic. Este artículo cubre las tres formas en que se genera un PDF y qué sucede con él después.
Acceso que necesitarás. No hay un permiso especial para generar — cualquiera que pueda abrir un registro contabilizado puede ejecutar Generate PDF, y lo que muestra el PDF respeta el acceso a campos de ese usuario. Crear y contabilizar el documento subyacente sigue su propio nivel: Accounts Receivable v2 o Accounting Admin v2 para facturas de venta y recibos de caja; Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2 para desembolsos y órdenes de compra. Los interruptores de generación automática de la entidad y el interruptor de enlace público del territorio los configura tu Accounting Admin v2.
1 — Bajo demanda: el botón Generate PDF
En un documento contabilizado, haz clic en Generate PDF. La pantalla muestra lo que resolvió — el registro, la entidad cuya marca aplica, y la plantilla (o Default cuando no hay ninguna configurada) — renderiza el documento, lo guarda y lo previsualiza ahí mismo, con Open in New Tab y Back to Record. Solo califican los documentos contabilizados; un borrador se rechaza con "PDF can only be generated for Posted records." — los clientes nunca deben recibir papel con cifras aún no confirmadas.
El botón vive en los cuatro documentos que emite tu organización: facturas de venta (incluidas las notas de crédito — una nota de crédito es una factura cuyo tipo es Credit Memo), recibos de caja, desembolsos y órdenes de compra. Esta es toda la interacción sobre un documento real de Meridian Properties Group — MSI001021, la factura de $9,800 de NovaTech:
Haz clic en Generate PDF en la factura contabilizada
Se abre un panel titulado Generate PDF con el tipo de documento, y tres filas que responden "¿qué estoy a punto de producir?": Record (MSI001021), Entity (Meridian Properties US LLC — cuyo membrete aplica), y Template — el nombre de la plantilla que el sistema resolvió (Meridian US — Sales Invoice), o un Default en cursiva cuando no hay plantilla configurada. Si la fila de la plantilla te sorprende, detente aquí y lee Jerarquía de plantillas.
Espera un momento
La pantalla muestra "Generating..." y "This may take a few seconds" mientras el motor resuelve la plantilla, renderiza las páginas y guarda el archivo. La generación es inmediata — no hay cola de espera para el botón.
Revisa el resultado
Si tiene éxito, verás "PDF generated successfully" y "Saved to Files on the record", una Preview del documento terminado ahí mismo en la pantalla, y dos botones: Back to Record y Open in New Tab. El archivo — MSI001021.pdf — ya está adjunto a la factura en cualquier caso.
Si falla, corrige y vuelve a intentar
Un fallo muestra "PDF generation failed" con el motivo debajo y un botón Retry. El mismo motivo queda registrado en el campo PDF Generation Error del registro, así que no se pierde al cerrar la pantalla.
La versión compacta de la misma acción — la acción rápida en la página del registro — se ejecuta en el momento en que se abre: un indicador de carga dice "Generating PDF..." sobre "Resolviendo la plantilla, generando y guardando en Archivos.", y luego un banner informa "PDF generated." / "Opening in a new tab." (o "PDF generation failed." con el motivo), con botones Close y Retry — Retry vuelve a ejecutarse ahí mismo. La nueva pestaña muestra el enlace público para compartir cuando tu región crea uno, o el archivo interno cuando no lo hace — consulta URLs públicas y versionado.
2 — Automáticamente al contabilizar
Cada entidad tiene cinco interruptores opcionales — Auto-Gen Sales Invoice PDF, Auto-Gen PDF: Credit Memo, Auto-Gen Cash Receipt PDF, Auto-Gen Cash Disbursement PDF, Auto-Gen Purchase Order PDF. Activa uno y cada contabilización de ese tipo genera su PDF en segundo plano.
| Interruptor (en la entidad) | Genera al contabilizar |
|---|---|
| Generar PDF de factura de venta | Una FACTURA por cada factura de venta contabilizada |
| Generar PDF de nota de crédito | Una NOTA DE CRÉDITO por cada nota de crédito contabilizada — su propio interruptor, aparte del de las facturas |
| Generar PDF de recibo automáticamente | Un RECIBO por cada recibo de caja contabilizado |
| Generar PDF de desembolso (auto) | Un COMPROBANTE DE EGRESO por cada desembolso contabilizado |
| Generar PDF de orden de compra | Una ORDEN DE COMPRA por cada orden de compra contabilizada |
Los cinco empiezan desactivados — el papel automático es una elección, nunca una sorpresa. El texto de ayuda de cada interruptor dice lo mismo: genera automáticamente un PDF cuando ese documento se contabiliza; desactívalo para omitir la generación automática — los usuarios igual pueden generarlo con el botón Generate PDF. Dos garantías incorporadas en el diseño:
- La generación automática nunca bloquea una contabilización. Se ejecuta después del hecho, en un trabajo en cola con su propio presupuesto de límites, generando en conjunto el lote de documentos recién contabilizados; un problema de generación queda registrado en el registro (ver más abajo), pero la contabilización se mantiene.
- Los documentos contabilizados por procesos masivos pueden omitir silenciosamente la generación automática (límites de procesamiento en segundo plano); el botón Generate PDF siempre funciona después.
3 — Desde la automatización
Los administradores pueden incorporar la generación en sus propios flujos con la acción Generate PDF Document — se encuentra bajo la categoría REDA Financials al construir un flujo. Le entregas el registro a renderizar; ejecuta el mismo motor con las mismas reglas (solo registros contabilizados, misma resolución de plantilla, mismo almacenamiento). Usos típicos: un flujo nocturno que "genera todas las contabilizaciones del día", o un flujo de recuperación después de una contabilización masiva que omitió la generación automática.
Dónde vive el PDF
| Artefacto | Comportamiento |
|---|---|
| El archivo | Se guarda en Files del registro, con el nombre del documento (MSI001007.pdf). Regenerar crea una nueva versión del mismo archivo — el historial de lo producido se conserva, nunca se duplica. |
| URL del PDF generado | El enlace público para compartir, cuando el territorio habilita enlaces públicos — consulta URLs públicas y versionado. |
| PDF generado el | Marca de tiempo de la última generación exitosa. |
| Error de generación de PDF | El mensaje del último fallo, se mantiene hasta el próximo éxito — el propio consejo del campo: usa el botón Generate PDF para reintentar después de corregir la causa. |
El ciclo de vida sigue al documento: descontabilizar revoca el enlace público y borra las marcas de tiempo, pero conserva el archivo para la auditoría; anular elimina los archivos por completo — el papel cancelado no debe circular.
Los mensajes que puedes encontrar
Cada mensaje a continuación es el texto exacto que muestra la pantalla, junto con lo que significa:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "PDF can only be generated for Posted records. Current status: Draft." | El documento todavía no es definitivo (el mensaje nombra el estado real). Contabilízalo y luego genera. |
| "Se creó un enlace público. Abriendo en una nueva pestaña." | Éxito, con el modo de enlace público activado en tu territorio — el enlace para compartir ya está en el registro, en Generated PDF URL. |
| "PDF guardado en Archivos. Abriendo en una nueva pestaña." | Éxito en modo privado — el archivo está en Files del registro; no hay enlace fuera de la organización. |
| "PDF generation failed." (con un motivo debajo) | Lee el motivo, corrige la causa, haz clic en Retry. El mismo motivo espera en PDF Generation Error en el registro. |
| "Source record not found: …" | El documento que se está renderizando ya no existe o no es visible para ti — verifica que el registro siga ahí y que puedas abrirlo. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Esperar a la generación automática después de una contabilización masiva | Los límites de procesamiento en segundo plano pueden omitir silenciosamente la generación automática para documentos contabilizados en masa — los PDF nunca llegan | Genera manualmente después, o pide a tu administrador que ejecute un flujo de recuperación con la acción Generate PDF Document |
| Corregir un documento, recontabilizarlo y enviar el archivo que ya tenías | El archivo guardado sigue mostrando las cifras anteriores hasta que regeneres | Genera de nuevo después de recontabilizar — el archivo pasa a una nueva versión, y un enlace público sigue funcionando y sirve la versión más reciente |
| Suponer que una generación automática fallida bloqueó la contabilización | Nunca ocurre así — terminas buscando un problema de contabilización que no existe | La contabilización se mantiene; lee PDF Generation Error, corrige la causa y usa Generate PDF para reintentar |
| Generar un borrador "solo para previsualizarlo" | Se rechaza siempre — y las cifras de un borrador no son compromisos de todos modos | Revisa los borradores en pantalla; genera una vez que el documento esté contabilizado |
| Activar los cinco interruptores de generación automática "por si acaso" | Se acumula papel que nadie envía como archivos en cada contabilización | Decide por tipo de documento: activado donde el papel siempre sale (Meridian: facturas, notas de crédito), bajo demanda en el resto |
Quién puede generar
No hay un permiso especial: cualquiera que pueda abrir el registro puede ejecutar Generate PDF (solo registros contabilizados). Un matiz que vale la pena conocer: el archivo siempre se guarda y el registro siempre queda marcado con la fecha, pero lo que el PDF muestra respeta el acceso a campos del usuario que lo genera — un campo que el usuario no puede ver simplemente no se imprime. Configurar plantillas es un tema aparte, de nivel administrador (Configuración de la plantilla de PDF); los interruptores de generación automática de la entidad y el interruptor de enlace público del territorio viven en los registros de entidad y territorio, lo que en la práctica significa tu Accounting Admin.
Qué sigue
- Tipos de documentos admitidos — qué se renderiza, y cómo se ve cada uno.
- Configuración de la plantilla de PDF — cómo controlar la apariencia.
- URLs públicas y versionado — compartir fuera de tu organización.
Preguntas frecuentes
Lee PDF Generation Error en el registro (la pantalla muestra el mismo mensaje con un botón Retry). Las causas típicas son problemas de configuración de plantillas; corrígelo y vuelve a intentarlo — el campo se limpia en el próximo éxito.
Genera de nuevo después de recontabilizar: el archivo pasa a una nueva versión, de modo que la versión más reciente refleja el documento tal como está ahora y las versiones anteriores se conservan para la auditoría.
Cualquiera que pueda abrir el registro — generar cambia la presentación, no los libros contables. Lo que muestra el PDF respeta el acceso a campos del usuario que lo genera, y el registro debe estar contabilizado.
Es intencional: una factura de compra es el documento del proveedor — te la enviaron ellos. REDA Financials genera el papel que tú emites (facturas, recibos, comprobantes, órdenes), no reproducciones del papel que recibiste.
Probablemente no: los documentos contabilizados por procesos masivos o en segundo plano pueden omitir silenciosamente la generación automática, por diseño. El botón Generate PDF funciona en todos ellos después, y un flujo que use la acción Generate PDF Document puede ponerse al día con todo el lote.
No — en el modo de enlace público, el enlace se mantiene igual entre regeneraciones y siempre sirve la versión más reciente. Consulta URLs públicas y versionado.
PDF Generated At en el registro contiene la marca de tiempo del último éxito. Se limpia cuando el documento se descontabiliza o se anula — un campo vacío en un documento contabilizado significa que no existe un PDF vigente.
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