Lote de asignación automática
Los costos compartidos merecen compartirse de forma automática. Cuando una factura de proveedor contabilizada se marca para asignación automática, el Lote de asignación automática de gastos nocturno la reparte entre las entidades usando la Lista de asignación de gastos asignada a la factura —porcentajes aplicados, lote de asignación creado, asientos intercompañía contabilizados— sin que nadie toque una calculadora.
Acceso que necesitarás. La Consola de administración es una pantalla de administrador: el conjunto de permisos Accounting Admin v2 la alcanza por completo, y Accounting Controller v2 también puede abrirla. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla — programar este lote es una tarea de Core/Admin.
Las piezas, ensambladas
Una lista de asignación define el reparto
"Seguro del grupo: EE. UU. 60 %, Reino Unido 25 %, India 15 %": se mantiene una sola vez como lista (Listas y reglas de asignación).
La factura se suma
Una factura de compra contabilizada, marcada con Asignar gastos automáticamente y con su lista de asignación asignada, entra en la cola. (La asignación manual mediante la acción Asignar gastos de la factura sigue disponible para los casos puntuales; consulta Lotes de asignación de gastos.)
El lote de las 07:00 hace la contabilidad
En las propias palabras de la tarjeta: "usa la Lista de asignación de gastos asignada para crear lotes de asignación y contabilizar asientos intercompañía. Una factura de compra por alcance de lote, para aislar los errores." Cada entidad recibe su parte del costo; los saldos intercompañía registran quién le debe a quién, con la misma disciplina intercompañía que los asientos intercompañía, generada por ti.
La tarjeta de Operaciones
"Lote de asignación automática de gastos" en la pestaña Operaciones: programación (07:00 de forma predeterminada), último resultado, un contador de pendientes ("2 facturas de compra están pendientes de asignación automática y se procesarán en la próxima ejecución.") y Ejecutar ahora. Una factura por transacción significa que una asignación con error nunca bloquea al resto: las fallas se registran de forma individual con sus motivos.
La tarjeta, campo por campo
Como toda automatización, esta se controla desde una tarjeta en la pestaña Operaciones de la Consola de administración. Lo que encontrarás en ella:
| Elemento | Qué te indica / hace |
|---|---|
| Título y descripción | "Lote de asignación automática de gastos" — "Asigna automáticamente los gastos en las facturas de compra contabilizadas que están marcadas con Asignar gastos automáticamente. Usa la Lista de asignación de gastos asignada para crear lotes de asignación y contabilizar asientos intercompañía. Una factura de compra por alcance de lote, para aislar los errores." |
| Insignia de estado | Programado / Sin programar: si la ejecución diaria está activa |
| Próxima ejecución programada / Última ejecución | Cuándo se dispara la próxima vez y cuándo se disparó la última; una organización nueva muestra "Aún no hay ejecuciones registradas" |
| Resultado de la última ejecución | Correcto, Falla parcial (algunas facturas asignadas, otras registradas como fallidas) o Fallido |
| Contador de pendientes | "{n} facturas de compra están pendientes de asignación automática y se procesarán en la próxima ejecución.": la profundidad de tu cola de un vistazo |
| Programación diaria | Una Hora de ejecución en formato de 24 horas (07:00 de forma predeterminada; se aplica la zona horaria predeterminada de la organización) con los botones Programar / Reprogramar / Cancelar programación. El trabajo programado aparece como "REDA Expense Auto-Allocation Daily" |
| Ejecución manual | Ejecutar ahora dispara de inmediato una pasada única: útil después de marcar una factura por la que no quieres esperar a la noche |
| Ver registro de auditoría | Cada ejecución escribe un resumen; las fallas se detallan con sus motivos |
Un reparto resuelto en Meridian
Meridian Properties Group asegura a todo el grupo con una sola póliza, facturada a la entidad de EE. UU. La lista de asignación indica EE. UU. 60 %, Reino Unido 25 %, India 15 %. La prima de junio llega como una factura de proveedor de $12,000, se contabiliza y lleva la marca Asignar gastos automáticamente con la lista asignada. A las 07:00 el lote la toma:
| Entidad | Parte | Gasto que asume tras la ejecución |
|---|---|---|
| Meridian US (pagó la factura) | 60 % | $7,200.00: su propia parte; los otros $4,800 salen mediante asientos intercompañía |
| Meridian UK | 25 % | $3,000.00: registrado en sus libros, con una deuda hacia la entidad de EE. UU. |
| Meridian India | 15 % | $1,800.00: igual, con el saldo intercompañía que registra quién le debe a quién |
A las 07:01 ya existe el registro del lote de asignación, los asientos intercompañía están contabilizados y la asignación de la factura está lista: el mismo resultado que el contralor solía armar a mano cada mes, ahora trazable desde la factura hasta la lista y hasta los asientos.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Marcar la factura pero olvidar asignar la lista de asignación | El lote tiene porcentajes para aplicar pero ninguna política que leer: la factura falla en su ejecución y queda a la espera en el registro de auditoría | Marca y asigna la lista a la vez; el contador de pendientes confirma que entró en la cola |
| Esperar que las facturas en borrador se asignen | El lote solo lee las facturas Contabilizadas: un borrador queda por completo fuera de la cola | Contabiliza primero; la asignación es una distribución posterior a la contabilización, no un paso de captura de datos |
| Dejar correr porcentajes desactualizados | El grupo cambió de forma en marzo; la lista aún reparte como en enero: cada ejecución nocturna acumula el error | Revisa las listas de asignación cuando las entidades entran, salen o cambian de tamaño; el lote es aritmética fiel, nada más |
| Ignorar los resultados de "Falla parcial" | Que una factura falle está aislado por diseño, pero queda sin asignar hasta que alguien lea por qué | Trata cualquier resultado distinto de Correcto como un pendiente: abre Ver registro de auditoría, corrige la causa y usa Ejecutar ahora |
Qué sigue
- Descripción de la asignación de gastos: el concepto de principio a fin.
- Listas y reglas de asignación: cómo diseñar el reparto.
- Programador de operaciones: el hogar de la tarjeta.
Preguntas frecuentes
Automática para los costos compartidos permanentes (seguros, software, cargos de la oficina central): marca una vez por cada patrón de factura recurrente y olvídate. Manual para el caso puntual en que una persona debe elegir la lista y revisar el reparto con la vista antes de que se contabilice.
Sí: el lote de asignación y sus asientos son registros comunes; revertirlos sigue las rutas habituales de asientos y asignaciones. Corrige la lista antes de volver a ejecutar, o el mismo reparto regresará mañana.
Aislamiento de errores: cada factura se asigna en su propia transacción, así que una configuración incorrecta (una lista faltante, un período cerrado) falla sola y se registra sola; las otras nueve facturas de la cola igual se asignan esa noche.
No: es una pasada única sobre lo que esté pendiente en este momento; la programación diaria sigue activa. Si ya hay una ejecución en curso, la tarjeta se niega a iniciar una segunda en lugar de duplicarla.
Ver registro de auditoría en la tarjeta. Cada ejecución escribe un resumen —facturas procesadas, fallas con sus motivos— y los lotes de asignación y asientos generados enlazan de vuelta a sus facturas de origen para una trazabilidad a nivel de registro.
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