Cuentas contables predeterminadas de la entidad

Cada vez que REDA registra una transacción, tiene que decidir qué cuentas usar. Cuando emites una factura, ¿a dónde va el monto adeudado? Cuando llega un pago, ¿en qué cuenta aterriza el efectivo? Para las partes rutinarias y repetitivas de la contabilidad, REDA responde estas preguntas a partir de un conjunto de cuentas contables predeterminadas definidas en la entidad. Configúralas una vez y cada contabilización aterriza en el lugar correcto, automáticamente, de la misma forma, siempre.

Este artículo hace dos cosas: explica, en lenguaje sencillo, los conceptos contables que necesitas, y luego recorre cada cuenta predeterminada — qué es, cuándo la usa REDA y un ejemplo resuelto que muestra el asiento contable real.

Un repaso rápido (omite esta sección si ya conoces la partida doble)

Cuentas de control y efectivo

Estas cuatro son la columna vertebral — las toca casi cada venta, compra y pago.

Cuenta por cobrar predeterminada — lo que te deben los clientes

La cuenta de control de cuentas por cobrar. Se debita cuando emites una Factura de venta (el cliente ahora te debe), y se acredita cuando paga (la deuda se cancela).

Cuenta por pagar predeterminada — lo que le debes a los proveedores

La cuenta de control de cuentas por pagar. Se acredita cuando registras una Factura de compra (ahora le debes al proveedor), se debita cuando la pagas.

Cuenta de efectivo predeterminada y cuenta bancaria predeterminada — por dónde se mueve el dinero

La cuenta bancaria predeterminada es el registro bancario que se selecciona automáticamente en los recibos y desembolsos nuevos; su cuenta contable vinculada es donde se contabiliza el efectivo. La cuenta de efectivo predeterminada es la cuenta contable de efectivo/banco de respaldo que se usa cuando no se elige un banco específico. Estas son las líneas "Banco" en los ejemplos de arriba y abajo.

Cuentas de respaldo de ingresos y gastos

La cuenta de una línea normalmente proviene del producto que lleva. Estas cuentas predeterminadas son la red de seguridad para cuando una línea no tiene cuenta de producto.

Cuenta de utilidades retenidas predeterminada — a dónde va la utilidad del año

Al cierre del año, REDA "cierra" las cuentas de resultados y traslada el resultado neto a Utilidades retenidas — el total acumulado de las utilidades que la empresa ha conservado. Un año rentable:

Cuentas de reconocimiento y cuentas transitorias

Cuenta de efectivo no aplicado predeterminada — un anticipo de un cliente

Un cliente envía dinero antes de que exista una factura a la cual vincularlo. Todavía no puede ser ingreso — le debes bienes o servicios — así que se estaciona en Efectivo no aplicado (un pasivo) hasta que lo apliques a una factura.

Cuenta de pagos no aplicados predeterminada — un anticipo a un proveedor

La imagen especular: le pagas a un proveedor antes de que llegue su factura. Es dinero que te deben (un activo) hasta que se concilie, así que se estaciona en Pagos no aplicados.

Cuenta de ingresos diferidos predeterminada — ingresos en base de efectivo

En una entidad de base de efectivo, una factura no puede contarse como ingreso hasta que te paguen. El ingreso se estaciona en Ingresos diferidos y se libera cuando llega el efectivo.

Descuentos

Descuento en ventas — un descuento que otorgas

Una cuenta de contrapartida de ingresos. Un descuento reduce lo que debe el cliente y se registra por separado para que puedas ver el ingreso bruto frente al neto.

Descuento en compras — un descuento que tomas

Cuando pagas una factura antes de tiempo y obtienes un descuento por pronto pago, el ahorro es ingreso (o una reducción de costo) que se registra aquí.

Diferencial cambiario (solo multimoneda)

Cuando operas en una moneda distinta a la de la empresa, los tipos de cambio se mueven entre la facturación y el pago. Esos movimientos generan ganancias y pérdidas que hay que registrar. (¿Es nuevo para ti? Consulta Arquitectura de moneda de 3 niveles.)

Cuenta de diferencial cambiario realizado predeterminada — liquidado a un tipo distinto

Facturas a un cliente de EE. UU. $1,000 cuando £1 = $1.25, así que se registra a £800. Te paga más tarde cuando £1 = $1.22, así que los $1,000 ahora valen £820 — una ganancia real de £20.

Cuenta de diferencial cambiario no realizado predeterminada — partidas abiertas reexpresadas al cierre del período

La factura sigue sin pagarse al cierre del mes. Si tu política contable exige reexpresar los saldos abiertos en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre — algo que normalmente se hace con un asiento de ajuste al cierre del período —, los $1,000 abiertos (registrados a £800) se reexpresan a £1 = $1.27 → £787: una pérdida contable de £13, registrada aquí pero aún no realizada.

La cuenta de ganancia/pérdida cambiaria predeterminada es la cuenta general para las diferencias de cambio y es obligatoria en una organización multimoneda — REDA no guardará una entidad multimoneda sin ella. Realizado y No realizado son las cuentas más específicas para separar las diferencias entre partidas liquidadas y las que siguen abiertas.

Intercompañía — cuando tus propias empresas comercian entre sí

Si la empresa del Reino Unido de Meridian realiza £500 de trabajo para su hermana en EE. UU., ambas empresas deben registrar su lado, y el grupo las compensa en la consolidación. Las cuentas Por cobrar intercompañía y Por pagar intercompañía (configuradas como par) dan a esos asientos su lugar.

Retención de impuestos

En algunos países, quien paga debe retener una parte del pago y remitirla a la autoridad fiscal en nombre de la otra parte. (¿Es nuevo para ti? Consulta Descripción de la retención de impuestos.)

Cuenta por pagar de retención predeterminada — retienes sobre un pago

Le debes a un contratista £1,000 pero debes retener el 10%. Le pagas £900 y le debes £100 a la autoridad fiscal.

Cuenta por cobrar de retención predeterminada — un cliente te retiene

Un cliente te debe £1,000 pero retiene £100 y paga £900. Los £100 son un crédito fiscal que reclamarás, registrado como una cuenta por cobrar.

Tres valores predeterminados que no son cuentas

Junto con las cuentas contables, la entidad lleva tres compañeros que vale la pena conocer:

Una cuenta bancaria distinta para pagar gastos

Toda entidad tiene una cuenta bancaria predeterminada — la cuenta a la que recurre REDA cuando necesita saber "por qué banco se movió el dinero". Sin embargo, algunas organizaciones pagan sus gastos desde una cuenta distinta a la que usan para todo lo demás: una cuenta operativa dedicada o de caja chica, mantenida aparte de la cuenta principal de recibos por control interno.

El campo Cuenta bancaria predeterminada – Gastos permite que una entidad designe esa segunda cuenta. Cuando está configurado, REDA lo usa como el banco pagador para:

• Comprobantes de egreso,
• la ejecución de pagos por lote, y
• los pagos automáticos en Facturas de compra de tipo Gasto.

Déjalo en blanco y nada cambia — REDA vuelve a usar la cuenta bancaria predeterminada habitual de la entidad, exactamente como antes. Como con cualquier cuenta bancaria predeterminada, la cuenta contable propia de la cuenta elegida determina la Cuenta de efectivo que se usa al contabilizar esos pagos.

El nuevo campo Default Bank Account – Expenses en la Entity, dentro de la sección Default GL Accounts — déjalo en blanco para reutilizar la cuenta bancaria predeterminada de la entidad.

Qué sigue

1. Referencia de campos de la entidad — dónde se ubican los campos de cuentas contables predeterminadas.
2. Crear una entidad — configura los valores predeterminados mientras armas la empresa.
3. Configuración de políticas a nivel de entidad — otro comportamiento por entidad que puedes configurar.
4. Crear cuentas contables — crea las cuentas a las que apuntas.
5. Cómo funciona la contabilización — cómo estos valores predeterminados guían las contabilizaciones.

Preguntas frecuentes