Productos y activos
La mayoría de los productos terminan su recorrido en una línea de factura. Pero algunos —un vehículo, una máquina, un servidor— son bienes de capital: no se gastan, se capitalizan y se deprecian a lo largo de los años. En REDA, el producto es la puerta de entrada a todo ese ciclo de vida. Se configura un campo en el producto, se compra mediante una orden de compra, y el sistema construye el activo fijo automáticamente, ya vinculado con el método de depreciación, la vida útil y las cuentas contables correctos.
Acceso que necesitarás. Editar el Tipo y el Tipo de activo de un código de producto requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los códigos de producto, pero no modificarlos.
Los dos campos que forman el puente
| Campo del producto | Qué hace |
|---|---|
| Tipo = Activo | Marca el producto como un bien de capital — indica que comprarlo debe crear un activo fijo, y no solo registrar un gasto. |
| Tipo de activo | Apunta a un Tipo de activo, que lleva los valores predeterminados de depreciación: método (línea recta, saldo decreciente…), convención, vida útil, valor residual y las cuentas contables de activo, depreciación y gasto. El activo creado hereda todo esto. |
Así que el Tipo de activo es el que hace el trabajo pesado — el producto solo apunta a él. Define el Tipo de activo una vez; cada producto de ese tipo lo reutiliza. Esto es lo que lleva uno:
| Configuración del Tipo de activo | Qué hereda el activo creado |
|---|---|
| Categoría de activo | Tangible (predeterminado) o Intangible — decide la vía de capitalización (ver más abajo) |
| Método predeterminado / Convención | Cómo se calcula la depreciación — Línea recta y Prorrateo (diario) de forma predeterminada |
| Vida útil predeterminada (meses) / % residual | Cuánto dura y qué queda al final |
| Modo de registro | Individual (un activo por unidad — furgonetas, laptops) o Masivo (un activo por recepción — un lote de sillas) |
| Es depreciable | Desmarcado para activos que nunca se deprecian, como los terrenos |
| Cuentas contables | Activo, depreciación acumulada, gasto por depreciación y cuentas relacionadas — a dónde van sus contabilizaciones |
Qué sucede al comprar uno
Toma la furgoneta de la empresa — Tipo = Activo, Tipo de activo = "Vehículos motorizados". Este es el ciclo de vida desde la compra:
Agrégala a una orden de compra
Agrega la furgoneta a una línea de orden de compra con la casilla Create Asset marcada — la línea lleva el Tipo de activo al que apunta el producto, de modo que los valores predeterminados de depreciación viajan con la orden.
Recibe la mercancía
Ejecuta Receive Goods en la orden de compra. Al recibirla, REDA busca o crea una Ficha de activo (identificada por Entidad + Producto + Tipo de activo) y crea el activo debajo de ella — un activo por cada unidad recibida, de modo que cinco furgonetas se convierten en cinco activos bajo una misma ficha.
El activo hereda sus reglas
El método, la vida útil, la convención, el valor residual y las cuentas contables provienen todos del Tipo de activo — sin volver a capturarlos. El nuevo activo comienza su vida como Under Construction: registrado en los libros, pero aún sin depreciarse.
Actívalo para iniciar la depreciación
Cuando el activo se pone en servicio, cambia su Estado a Active. Esa es la activación: REDA registra la fecha de puesta en servicio, completa cualquier configuración de depreciación en blanco a partir del Tipo de activo y genera el cronograma de depreciación automáticamente. A partir de ahí se deprecia según su propio ciclo — el trabajo del producto ha terminado.
Tangible vs. intangible — una bifurcación importante
La vía de la orden de compra crea un activo fijo solo para bienes de capital tangibles — cosas que se pueden tocar (vehículos, equipos, mobiliario). La categoría del Tipo de activo decide esto:
| Categoría del Tipo de activo | Cómo se capitaliza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tangible | La recepción de la orden de compra crea el activo fijo (el flujo anterior) | Furgoneta de la empresa, flota de laptops, maquinaria |
| Intangible | No mediante la orden de compra — se capitaliza a través de la acción Amortize de la factura de compra | Licencia de software, patente |
El producto alimenta al activo — y luego se hace a un lado
La relación es deliberadamente unidireccional. El producto (a través de la orden de compra) aporta datos a el activo en el momento de su creación — y a partir de ahí el activo vive su propia vida. Se deprecia, puede ser revaluado, deteriorado o dado de baja, todo dentro del módulo de activos, y nunca vuelve a modificar el producto, la orden de compra o la factura de compra. Por eso Activos es su propia categoría en este Centro de ayuda: el producto es solo el punto de entrada.
Si no se creó un activo
- El Tipo no es Activo. Solo los productos con
Tipo = Activocrean activos. Una furgoneta configurada por error como "Goods" solo registra un gasto. - El producto no tiene Tipo de activo. Sin él no hay valores predeterminados de depreciación que heredar — configura el Tipo de activo.
- El Tipo de activo es intangible. En ese caso la orden de compra no lo creará, por diseño — usa la acción Amortize de la factura de compra.
- Se compró mediante una factura de compra, no una orden de compra. La creación de activos fluye a través de la recepción de la orden de compra. Una factura por sí sola no capitaliza un activo tangible.
Qué sigue
- Creación de productos — crea primero los productos.
- Descripción general del catálogo de productos — cómo encajan los productos entre sí.
- Perfiles fiscales de productos — configura el impuesto y la contabilidad por producto.
Preguntas frecuentes
Del Tipo de activo al que apunta el producto — no del producto en sí. El producto referencia el Tipo de activo; el activo hereda las reglas del Tipo de activo. Defínelo una vez y reutilízalo en varios productos.
Sí — compra una cantidad de 5 furgonetas y obtendrás 5 activos bajo una misma Ficha de activo (Entidad + Producto + Tipo de activo). La Ficha de activo agrupa artículos idénticos. (Ese es el modo de registro Individual, predeterminado en el Tipo de activo; un Tipo de activo en modo Masivo crea, en cambio, un solo activo para toda la cantidad recibida — se usa para casos como un lote de sillas.)
Asígnale un Tipo de activo intangible y capitalízalo mediante la acción Amortize en la factura de compra, no en la orden de compra. La vía de la orden de compra es solo para activos tangibles.
No. El producto alimenta al activo solo en el momento de su creación. Una vez que existe un activo fijo, este es independiente — se gestiona desde el módulo de activos.
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