Crear presupuestos y líneas presupuestarias
Meridian presupuesta el año en cinco cifras: reparaciones $120,000, servicios públicos $45,000, otros costos operativos $60,000, honorarios profesionales $30,000, depreciación $85,000. Así es como esas cifras se convierten en un presupuesto activo y exigible.
Acceso que necesitarás. Crear y editar presupuestos y sus líneas, y contabilizarlos, requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los presupuestos, pero no modificarlos.
Configura el encabezado
Crea un nuevo presupuesto
Nómbralo de modo que un colega sepa de inmediato qué gobierna — Presupuesto operativo FY2026. Elige la Entidad y el Tipo de presupuesto (Operativo / Capital / Proyecto).
Fechas y año fiscal
Fecha de inicio y de fin delimitan el presupuesto (1 de enero – 31 de diciembre de 2026 para Meridian; la fecha de fin debe ser posterior a la de inicio). Estas fechas son lo que realmente importa para la aplicación del presupuesto — un documento de compra encuentra su presupuesto gobernante cuando su fecha cae dentro de este rango (misma entidad, presupuesto contabilizado). Configura el Año fiscal con el año calendario simple — 2026 — como una etiqueta ordenada para informes y búsqueda; no interviene en la coincidencia, así que un valor en blanco o "creativo" ("FY26") no oculta el presupuesto de las verificaciones de gasto.
El encabezado completo, como referencia:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Nombre del presupuesto | Texto libre, escrito por ti — hazlo autoexplicativo (Presupuesto operativo FY2026) |
| Entidad (obligatorio) | Debe estar activa: "La entidad seleccionada está inactiva. Los presupuestos solo pueden crearse para entidades activas." |
| Tipo de presupuesto (obligatorio) | Operativo / Capital / Proyecto — una entidad puede tener varios presupuestos de distintos tipos para el mismo período |
| Fecha de inicio / Fecha de fin (obligatorio) | "La fecha de fin debe ser posterior a la fecha de inicio." El período dentro del cual debe caer la fecha de una compra para que este presupuesto la gobierne — esta es la clave de coincidencia que usan las verificaciones de gasto |
| Año fiscal | El año calendario simple, p. ej. 2026 — una etiqueta de informes/búsqueda; no determina con qué presupuesto coincide una transacción |
| Descripción | El contexto del plan — qué supuestos maneja, quién lo aprobó |
| Estado / Estado de aprobación | Borrador/Contabilizado/Anulado y el estado de aprobación — ambos se gestionan mediante acciones, no se escriben |
| Moneda | Siempre la moneda funcional de la entidad: "La moneda del presupuesto debe coincidir con la moneda funcional de la entidad (…). Los presupuestos siempre están en la moneda funcional de la entidad." |
Agrega las líneas
- Cada línea es una cuenta contable, opcionalmente dividida por dimensión. Elige la Cuenta contable y, si quieres presupuestarla por separado por ubicación, departamento o similar, completa el Centro de costos (y cualquier otra dimensión que tu administrador haya habilitado para presupuestos). Déjalos en blanco para presupuestar la cuenta como un solo fondo. Así, Reparaciones puede ser una sola línea general, o dos líneas — Reparaciones para la oficina Norte y Reparaciones para la oficina Sur — cada una con su propio límite.
- Cada combinación de cuenta y dimensión, una sola vez por presupuesto. Puedes listar la misma cuenta dos veces si las líneas difieren por Centro de costos u otra dimensión; no puedes listar la combinación idéntica dos veces. Un duplicado se rechaza: "Ya existe una línea presupuestaria para esta combinación de cuenta contable y dimensión (p. ej. Centro de costos) en este presupuesto. Cada combinación de cuenta contable y dimensión puede presupuestarse solo una vez."
- El Monto presupuestado es la asignación anual, nunca negativo (las reducciones posteriores son enmiendas, no presupuestos negativos).
- La cuenta debe encajar con la entidad — una cuenta global o una restringida a esta entidad/territorio; las cuentas de gasto son las candidatas naturales aquí.
- ¿Muchas líneas? Impórtalas. La importación CSV del formulario de presupuesto toma una hoja de cálculo — Descargar plantilla, completa nombres de cuenta y montos, Elegir archivo CSV. Las cuentas se emparejan por nombre; el éxito confirma "… líneas presupuestarias cargadas desde CSV." Presta atención a la advertencia — "Esto reemplazará todas las líneas existentes." — una importación reemplaza todo en la grilla.
| Campo de línea | Notas |
|---|---|
| Cuenta contable (obligatorio) | La cuenta de gasto que gobierna esta línea — global o restringida a la entidad/territorio de este presupuesto |
| Centro de costos (opcional) | Divide la cuenta para que puedas presupuestarla por separado por ubicación, departamento o similar. Déjalo en blanco para presupuestar la cuenta como un solo fondo. Tu administrador puede exponer más dimensiones aquí para presupuestos |
| Monto presupuestado (obligatorio) | La asignación anual — positiva, nunca negativa |
| Notas | Tus comentarios — supuestos, razones de arrastre, casos puntuales |
La coincidencia es exacta, blancos incluidos: una factura sin centro de costos se aplica a la línea que no tiene centro de costos; una factura etiquetada a la oficina Norte se aplica a la línea de la oficina Norte. Una compra contra una combinación que no has presupuestado simplemente no encuentra línea y continúa sin presupuesto.
Las cinco líneas de Meridian, tal como se leerán en el presupuesto contabilizado:
| Cuenta contable | Monto presupuestado |
|---|---|
| Reparaciones y mantenimiento — Edificios | $120,000.00 |
| Servicios públicos — Edificios | $45,000.00 |
| Otros gastos operativos | $60,000.00 |
| Honorarios profesionales legales y de consultoría | $30,000.00 |
| Depreciación y amortización | $85,000.00 |
| Total presupuestado | $340,000.00 |
Cada línea nace con Efectivo = Presupuestado, y Comprometido, Real y Utilización en cero — las columnas del sistema se completan solas a medida que llegan las compras del año.
Contabilízalo — el presupuesto entra en vigencia
Usa Guardar borrador mientras las cifras siguen moviéndose; Contabilizar cuando el presupuesto esté acordado. Contabilizar requiere al menos una línea con cuenta contable y monto positivo, y — donde tu organización enruta los presupuestos por aprobación — primero un estado aprobado ("El presupuesto debe estar aprobado antes de poder contabilizarse. Envía primero el presupuesto a aprobación."). Una vez contabilizado:
- Las órdenes de compra de su entidad y año pueden comprometerse contra él, y la aplicación del presupuesto (si está activada) entra en efecto.
- Las cifras se bloquean. "No se puede modificar un presupuesto contabilizado. Usa Movimientos presupuestarios para las enmiendas." — cada cambio de aquí en adelante es un Movimiento presupuestario auditable.
- Reabrir a Borrador solo es posible mientras aún no haya ocurrido nada — un presupuesto con compromisos o cifras reales permanece contabilizado, solo enmiendas.
Si el formulario te detiene
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Cada línea presupuestaria necesita una cuenta contable y un monto presupuestado positivo." | Una línea está incompleta — cada línea necesita tanto su cuenta como su asignación. |
| "El monto presupuestado no puede ser negativo. Usa un Movimiento presupuestario de tipo Reducción para disminuir un presupuesto aprobado." | Los presupuestos nunca bajan de cero; las reducciones a un presupuesto vigente son enmiendas. |
| "Ya existe una línea presupuestaria para esta combinación de cuenta contable y dimensión (p. ej. Centro de costos) en este presupuesto. Cada combinación de cuenta contable y dimensión puede presupuestarse solo una vez." | Has listado el mismo par cuenta-y-Centro-de-costos dos veces — fusiónalas, o asigna a una un Centro de costos distinto para dividir la cuenta legítimamente. |
| "La cuenta contable seleccionada pertenece a una entidad diferente. Elige una cuenta contable global (sin entidad) o una que coincida con la entidad de este presupuesto." | La cuenta vive en el catálogo de otra compañía. |
| "Esta cuenta contable está restringida a un territorio diferente. Selecciona una cuenta contable que sea global o que esté restringida al territorio de esta entidad." | La variante regional de la misma regla. |
| "El presupuesto debe estar aprobado antes de poder contabilizarse. Envía primero el presupuesto a aprobación." | Tu organización enruta los presupuestos por aprobación — obtén el visto bueno y luego contabiliza. |
| "La carga del CSV falló. Verifica el formato del archivo e intenta de nuevo." | Empieza desde Descargar plantilla para que las columnas y los nombres de cuenta coincidan. |
| "No se puede modificar un presupuesto contabilizado. Usa Movimientos presupuestarios para las enmiendas." | El presupuesto ya entró en vigencia — los cambios ahora son Movimientos presupuestarios. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Fechas de inicio/fin que no cubren todo el período de gasto | El presupuesto se contabiliza y se ve saludable — pero las compras fechadas fuera del rango nunca lo encuentran, así que nada se verifica contra ellas | Configura la Fecha de inicio y la Fecha de fin para que cubran todo el período; esas fechas (no la etiqueta de Año fiscal) son la clave de coincidencia |
| Dos líneas idénticas — misma cuenta y mismo Centro de costos (o sin dimensión en ambas) | Se rechaza como duplicado: cada combinación de cuenta y dimensión puede presupuestarse solo una vez, así que "disponible" permanece sin ambigüedad | Presupuesta la combinación una sola vez. Para dividir una cuenta, asigna a las líneas Centros de costos diferentes (Norte vs Sur) — eso está permitido y se recomienda |
| Ingresar las reducciones del próximo año como montos negativos | Se rechaza — el Monto presupuestado nunca es negativo | Presupuesta la asignación real; las reducciones posteriores son movimientos de Reducción |
| Contabilizar antes de que las cifras estén acordadas | Cada replanteamiento ahora necesita una enmienda formal con un motivo | Permanece en Borrador mientras el plan sea flexible — los borradores se rehacen sin costo |
| Importación CSV por encima de líneas escritas a mano | La importación reemplaza todas las líneas existentes, como indica la advertencia | Termina la hoja primero, importa una sola vez |
Qué sigue
- Movimientos presupuestarios (enmiendas) — suplementos, reducciones, traspasos.
- Aplicación de presupuesto en órdenes de compra — activar los controles.
- Entender los presupuestos — los conceptos detrás del formulario.
Preguntas frecuentes
Las cuentas de gasto que realmente controlas — categorías de gastos operativos, cuentas de costos de proyecto. No hace falta presupuestar cada cuenta del catálogo; una compra contra una cuenta sin presupuesto simplemente indica "no se encontró línea presupuestaria" y continúa.
De tipos distintos, sí — tener Operativo y Capital en paralelo es normal. Evita dos presupuestos contabilizados con cuentas superpuestas para la misma entidad y año: una compra solo puede respetar un límite por cuenta, y la ambigüedad no ayuda a nadie.
Los presupuestos siempre están en la moneda funcional de la entidad ("La moneda del presupuesto debe coincidir con la moneda funcional de la entidad"). Si la moneda se ve mal, la entidad seleccionada es la incorrecta — vuelve a crear el presupuesto bajo la entidad correcta.
Si aún no se ha comprometido nada contra él, reábrelo: Editar muestra "Continuar reabrirá este presupuesto como Borrador…" — corrígelo y vuelve a contabilizar. En el momento en que una orden de compra se compromete, esa puerta se cierra ("Este presupuesto tiene órdenes de compra o facturas de compra relacionadas. Usa Movimientos presupuestarios para las enmiendas.") y los Movimientos presupuestarios toman el control.
Anúlalo — la acción pide un motivo y una fecha de anulación, y advierte lo que implica: "Anular este presupuesto impedirá que se lo referencie en nuevas órdenes de compra y facturas de compra. Puedes reabrirlo más adelante si lo necesitas." El registro y su historial permanecen en el sistema; solo se detienen las referencias nuevas.
Accounting Controller y Accounting Admin — los presupuestos son una función a cargo del contralor. Los roles de AP, AR y Read Only ven todas las cifras (incluidas las advertencias de presupuesto en sus propias órdenes de compra), pero no pueden modificar el plan.
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