Registro de auditoría
“¿Quién hizo qué, cuándo y qué pasó?”: la pregunta que plantea toda auditoría, toda revisión de incidentes y todo lunes por la mañana lleno de dudas. REDA Financials la responde con el Registro de auditoría: un registro siempre activo de las acciones significativas en todo el sistema, con su propia pestaña en la aplicación.
Acceso que necesitarás. Las entradas del Registro de auditoría las genera el sistema — no hay nada que crear a mano. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede abrir la pestaña Registro de auditoría y verlas; lo que ves se limita a los registros que tu rol puede leer.
Qué se registra
- Eventos de contabilidad: contabilizaciones, anulaciones, reversiones, aprobaciones y rechazos, cierres y reaperturas de períodos.
- Ejecuciones por lotes: cada trabajo programado escribe su resultado — procesados, correctos, fallidos, con los motivos por registro (las entradas a las que enlazan las tarjetas de Operaciones).
- Actividad del sistema: cálculos (instantáneas de antigüedad), procesamiento OCR, sincronizaciones de tipos de cambio, exportaciones.
- Errores: los fallos se registran con sus mensajes — nada se descarta en silencio, por diseño.
Anatomía de una entrada
Cada registro de la bitácora incluye: la acción (Contabilizar, Anular, Ejecución por lotes, Cierre de período…), una gravedad (Info / Advertencia / Crítica), quién la realizó y cuándo, qué registro involucró (con enlace) y el detalle: contexto en texto libre, mensajes de error o un resumen estructurado de los cambios de campos. El registro está siempre activo; no hay ningún interruptor que se pueda olvidar.
Las entradas se numeran automáticamente (AUD-…), de modo que cada evento tiene un identificador citable. El conjunto completo de campos:
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| Número de registro de auditoría | El identificador AUD-… asignado automáticamente — cítalo en los tickets y en los papeles de trabajo de auditoría. |
| Acción | Qué pasó — uno de los valores de acción de la siguiente tabla. |
| Gravedad | Info (actividad normal), Advertencia (éxito parcial o algo que conviene revisar), Crítica (un fallo). |
| Realizado por / Fecha y hora de realización | Quién y exactamente cuándo. Los lotes programados muestran el proceso automatizado de la plataforma en lugar de una persona. |
| Objeto | El tipo de registro involucrado — una factura de venta, un asiento contable, un período… |
| Id. de registro / Nombre de registro | El registro específico, con enlace para que un clic te lleve a él. |
| Entidad | A qué libros pertenece el evento — esencial en organizaciones multientidad. |
| Información adicional | El detalle en texto libre: mensajes de error, resúmenes de lotes como “Procesados X | Correctos Y | Fallidos Z”, contexto. |
| Cambios de campos | Un resumen estructurado del antes y el después de los campos que modificó una actualización. |
| Dirección IP | De dónde provino la acción — la corroboración a nivel de red que piden los auditores. |
El vocabulario de acciones
El campo Acción usa un vocabulario fijo, que es lo que hace tan eficaces a las vistas de lista — puedes filtrar exactamente por un solo tipo de evento:
| Grupo | Acciones | Origen habitual |
|---|---|---|
| Ciclo de vida del registro | Crear · Actualizar · Eliminar | Entrada y mantenimiento de datos del día a día. |
| Eventos de contabilidad | Contabilizar · Anular · Revertir · Aprobar · Rechazar | Los momentos en que cambia el estado contable de un documento. |
| Control de períodos | Cierre de período · Apertura | Actividad de cierre contable — los eventos que tu lista de verificación de cierre debería cotejar. |
| Acceso y salida | Inicio de sesión · Exportación | Quién entró y qué datos salieron del sistema. |
| Automatización | Ejecución por lotes · Calcular · Procesamiento OCR · Sincronización de tipos de cambio | Los trabajos programados y los cálculos del sistema — cada ejecución, cada resultado. |
Cómo usarlo bien
| Necesidad | Enfoque |
|---|---|
| Revisión matutina de operaciones | Una vista de lista filtrada por Acción = Ejecución por lotes, ordenada de más reciente a más antigua — los resultados de un vistazo. |
| Investigar un documento | Filtra por el nombre o el id. del registro — todo su historial de eventos en orden. |
| Temporada de auditoría | Vistas por gravedad y por rango de fechas; expórtalas como evidencia. Combínalas con el Historial de campos para ver el detalle de los cambios a nivel de campo. |
| Revisión de incidentes | Vista de gravedad Crítica — los fallos con sus mensajes completos, listos para diagnosticar. |
Una investigación resuelta — el lunes por la mañana de Meridian
El administrador de Meridian Properties Group abre la pestaña de Operaciones y ve que la tarjeta de Auto-aplicación de recibos de caja luce un resultado de Advertencia. El rastro que va del síntoma a la solución transcurre íntegramente por el Registro de auditoría:
Abrir la entrada de la ejecución
El enlace Ver registro de auditoría de la tarjeta lleva al registro AUD-… de la ejecución: Acción Ejecución por lotes, Gravedad Advertencia, Realizado por el proceso automatizado, y un resumen de Información adicional con la forma estándar — procesados, correctos, fallidos, con un motivo por cada registro fallido.
Leer los motivos
Los fallos nombran sus causas. La propia descripción de la tarjeta del lote explica la más probable — "respeta las fechas de cierre contable", así que los recibos cuyos libros de entidad están cerrados hasta la fecha correspondiente no se pueden aplicar ahí.
Cotejar la historia del período
Un filtro por Acción = Cierre de período muestra quién cerró los libros de la entidad y cuándo — las dos entradas juntas son toda la explicación, cada una con su autor, su marca de tiempo y su entidad.
Corregir y ponerse al día
Una vez resuelta la cuestión del cierre, Ejecutar ahora en la tarjeta vuelve a ejecutar el lote, y una nueva entrada de gravedad Info confirma la puesta al día — el incidente queda ahora documentado de principio a fin, en registros que nadie puede editar sin dejar rastro.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Consultar el registro solo cuando algo falla | Las advertencias envejecen hasta volverse misterios; el contexto que las explica se desvanece | Un vistazo diario a la vista de Ejecución por lotes — treinta segundos mientras se hace el café |
| Diagnosticar solo desde la tarjeta de Operaciones | La tarjeta muestra el resultado; los motivos viven en la entrada de registro a la que enlaza | Entra siempre en el registro AUD antes de decidir qué corregir |
| Usar la pestaña Rastro de auditoría del registro para preguntas que abarcan varios registros | Solo muestra el historial de ese único documento — las ejecuciones por lotes y los eventos de período no estarán ahí | Empieza a nivel de toda la organización en el Registro de auditoría y luego profundiza en el registro |
| Conceder acceso amplio de edición a las entradas del registro | Un rastro de auditoría editable no vale nada como evidencia | Mantén el registro de solo lectura para todos excepto los administradores |
| Ignorar las entradas de Exportación e Inicio de sesión | Los datos que salen del sistema y los patrones de acceso inusuales son precisamente lo que preguntan las revisiones | Incluye ambas acciones en tus vistas de revisión periódica |
Qué sigue
- Seguimiento del historial de campos — el complemento a nivel de campo.
- Descripción general del programador de operaciones — los resultados de los lotes en su contexto.
Preguntas frecuentes
Son registros escritos por el sistema y pensados como evidencia: ningún proceso de negocio los modifica, y el acceso debería ser de solo lectura para todos excepto los administradores. Gestiona la retención según tu política de cumplimiento.
La pestaña Rastro de auditoría del registro muestra el historial propio de ese documento (cambios de campos, pasos). El Registro de auditoría es el flujo de eventos de toda la organización: abarca varios registros, incluidas las ejecuciones por lotes. Las investigaciones suelen empezar a nivel de toda la organización y profundizar hasta el registro.
No: está siempre activo, por diseño. No hay ninguna configuración que se pueda olvidar ni una brecha por la que un incidente pueda colarse. Las contabilizaciones, las ejecuciones por lotes y los errores se capturan todos automáticamente.
El contexto del proceso automatizado de la plataforma: los trabajos programados no se ejecutan como una persona (y no consumen una licencia de usuario). Los resultados de un Ejecutar ahora manual siguen siendo entradas de lote; las marcas de tiempo del entorno indican que una persona activó la pasada.
Sí: Inicio de sesión y Exportación son acciones de primer nivel dentro del vocabulario, junto con los eventos de contabilidad y automatización. Eso es lo que hace que el registro sea útil para las revisiones de acceso, no solo para el análisis forense contable.
Un resumen estructurado del antes y el después de los campos que modificó una actualización. Para las preguntas cotidianas sobre campos ("¿quién cambió el importe, de qué valor a qué valor?"), el Seguimiento del historial de campos es el complemento diseñado a tal efecto; el Registro de auditoría añade el contexto del evento a su alrededor.
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