Contabilización y anulación de lotes
Un lote de pagos se mueve como una sola unidad: se contabiliza en conjunto y se anula en conjunto. Este artículo cubre el ciclo de vida propio del lote — las Acciones del lote que lo impulsan y exactamente qué se propaga en cascada a los pagos que contiene cuando cancelas una ejecución.
Acceso que necesitarás. Contabilizar y anular un lote requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no contabilizar ni anular.
El ciclo de vida del lote
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | El lote existe, pero su dinero no se ha movido. (Los lotes creados con el asistente normalmente nacen Contabilizados; el estado Borrador aparece cuando los pagos se prepararon para una liberación posterior.) |
| Contabilizado | La ejecución está activa: pagos contabilizados, aplicaciones realizadas, libro mayor actualizado. La Cantidad de registros, la Cantidad en borrador y el Monto total del lote resumen su estado. |
| Anulado | La ejecución está cancelada: cada pago que contiene se anuló con ella. |
El botón Acciones del lote en el registro del lote ofrece los cambios de estado válidos para su estado actual: contabilizar un lote preparado o anular uno contabilizado. Un lote contabilizado, al igual que un pago contabilizado, no se puede editar; sus hechos están en el libro mayor.
Antes de anular una ejecución: la comprobación de la realidad
Anular corrige tus libros; no recupera el dinero. Repasa esta lista primero:
- Ejecuciones ACH/transferencia: ¿el archivo se transmitió realmente al banco? Si es así, el dinero está en movimiento: anular ahora hace que tus libros no coincidan con el banco. Concilia la realidad primero (consulta conciliación bancaria).
- Ejecuciones de cheques: ¿se imprimieron y enviaron los cheques? Solicita al banco la suspensión de pago de cada cheque que salió de la oficina: la anulación no detiene el papel.
- Problemas parciales: ¿está mal toda la ejecución o solo un pago dentro de ella? La cascada no tiene término medio; consulta la advertencia a continuación.
El efecto en cascada de la anulación, en detalle
Anular un lote es la opción nuclear para una ejecución errónea, y es exhaustiva. Para cada pago del lote:
- El estado del pago cambia a Anulado, y arrastra el motivo de anulación y la fecha del lote.
- Se eliminan sus asientos contables: el efectivo regresa a tus libros.
- Se revierten sus aplicaciones: cada factura que saldó vuelve a quedar pendiente, de nuevo en la antigüedad de cuentas por pagar.
- Los números de cheque, donde se asignaron, siguen consumidos: el papel cancelado sigue siendo papel usado. Solicita a tu banco la suspensión de los cheques físicos.
El registro del lote en sí permanece, congelado, con su motivo de anulación: una sola línea que explica por qué se revirtió toda una ejecución.
Cómo elegir la reversión correcta
| Situación | Acción |
|---|---|
| El pago de un proveedor en la ejecución está mal | Anula ese único pago |
| Toda la ejecución usó la cuenta bancaria / fecha / selección duplicada incorrecta | Anula el lote, corrige y vuelve a ejecutar |
| La ejecución está bien, pero una factura dentro se emparejó de forma incorrecta | Corrige solo esa aplicación, sin anular nada (consulta Aplicar desembolsos) |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué es perjudicial | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Anular el lote para corregir un solo pago erróneo | Cada pago correcto se anula con él: los proveedores ya pagados quedan como "no pagados" en tus libros, y los números de una ejecución de cheques se gastan todos para nada | Anula ese único pago de forma individual; el lote y sus demás pagos se mantienen |
| Anular después de que el archivo ACH se envió al banco | Los libros dicen que el dinero regresó; el banco sigue pagando: la conciliación se rompe para cada pago de la ejecución | Confirma primero con el banco; si el dinero se movió, la solución es recuperarlo de los proveedores, no una anulación |
| Omitir las órdenes de suspensión de pago en una ejecución de cheques anulada | Anulado en REDA Financials, cobrable en el banco: lo peor de ambos mundos | Solicita la suspensión de pago de cada cheque impreso y luego anula |
| Un motivo de anulación del lote poco claro | Un mismo motivo se estampa en cada pago de la ejecución: "anulado" no explica nada, repetido N veces | Di qué pasó con la ejecución: "duplicado del lote del 5 de junio, se volvió a ejecutar el mismo día" |
| Volver a ejecutar antes de que la anulación complete su reversión | El paso 1 de la nueva ejecución puede que aún no muestre los saldos de factura restaurados: seleccionas de menos | Anula, verifica que las facturas vuelvan a estar pendientes y luego vuelve a ejecutar |
Qué sigue
- Crear un lote de pagos: el asistente.
- Anular un desembolso: la versión de un solo pago.
- Existencias de cheques e impresión de cheques: qué pasa con los números de cheque.
Preguntas frecuentes
Puedes anular ese pago individual: permanece vinculado al lote (con estado Anulado), de modo que el historial de la ejecución sigue completo. No puedes desvincularlo ni eliminarlo.
Sí: se consumen de forma permanente, exactamente como si los cheques de papel se hubieran impreso y triturado. La ejecución de reemplazo toma números nuevos de las existencias de la cuenta bancaria. Solicita al banco la suspensión de pago de los cheques físicos.
La pestaña Desembolsos del lote enumera sus pagos; la pestaña Aplicaciones de cada pago muestra las facturas que saldó; y el registro de auditoría del lote registra cada cambio de estado, con quién y cuándo.
Se revierte cada aplicación de la ejecución, de modo que cada factura recupera su saldo total adeudado y reaparece en la antigüedad de cuentas por pagar, con su antigüedad contada desde la fecha de vencimiento original, exactamente como si la ejecución nunca hubiera ocurrido. Vuelve a ejecutar los pagos para saldarlas de nuevo.
Los cambios de estado del lote son cambios en el libro auxiliar: requieren el conjunto de permisos Accounts Payable o Accounting Admin. Accounting Controller es de solo lectura en las transacciones del libro auxiliar y revisa el resultado en lugar de impulsarlo.
Sí, y vale la pena redactarlo con cuidado, porque el motivo de anulación del lote se traslada a cada pago que anula. Una buena frase ("duplicado de la ejecución del 5 de junio") documenta todo el evento de forma permanente.
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