Asientos contables intercompañía
La entidad US de Meridian paga una prima de seguro del grupo; una parte le corresponde a los libros de la entidad UK. Un solo hecho económico, dos compañías: el clásico problema intercompañía. Un único asiento contable en REDA Financials puede llevar líneas de ambas entidades, porque la entidad vive en la línea, no solo en el encabezado. Lo que el sistema pide a cambio es honestidad contable: los libros de cada entidad deben cuadrar por sí solos.
Acceso que necesitarás. Crear y contabilizar asientos contables intercompañía requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los asientos, pero no crearlos ni contabilizarlos.
La única regla: cada entidad cuadra
Cuando las líneas de un asiento abarcan más de una entidad, la contabilización verifica el balance por entidad, no solo en total. Una entidad cuyos débitos y créditos no coinciden es rechazada: "La contabilización intercompañía está descuadrada para la Entidad …: Débitos … != Créditos …". Esto significa que tú escribes las líneas de contrapartida intercompañía, usando las cuentas intercompañía de cada entidad:
| Línea (entidad) | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| US pagó una prima grupal de $12,000; $3,000 le corresponden a UK | |||
| US | Gasto de seguros | $9,000 | |
| US | CxC intercompañía (de UK) | $3,000 | |
| US | Efectivo y equivalentes de efectivo | $12,000 | |
| UK | Gasto de seguros | $3,000 | |
| UK | CxP intercompañía (a US) | $3,000 | |
Verifícalo entidad por entidad: débitos de US 12,000 = créditos 12,000 ✓; débitos de UK 3,000 = créditos 3,000 ✓. El balance de comprobación de cada compañía se sostiene por sí solo, y el par de CxC/CxP intercompañía registra quién le debe a quién: exactamente la posición que el grupo liquida o netea después.
Mecánica práctica
- Establece el Tipo en Intercompañía: es informativo, pero hace que la revisión y el filtrado sean honestos.
- El campo Entidad de cada línea toma su valor por defecto del encabezado; cámbialo en las líneas que pertenecen a la otra compañía. Las cuentas contables y los centros de costos deben corresponder a la entidad de su línea (las cuentas globales funcionan en todas partes).
- Las filas del libro mayor quedan marcadas: las contabilizaciones de un asiento multientidad se marcan como intercompañía en el libro mayor, para que las eliminaciones del grupo puedan encontrarlas al momento de la consolidación.
- Se admiten distintas monedas funcionales: cada línea convierte la moneda del documento a la moneda de su propia entidad al tipo de cambio de la fecha del asiento (el tratamiento multimoneda estándar).
Construir el asiento de la prima, línea por línea
Encabezado: la entidad que posee el evento
La entidad US de Meridian pagó, así que la entidad del encabezado es Meridian Properties US LLC: tres de las cinco líneas la heredarán sin tocarla. Tipo: Intercompañía. Descripción: el testimonio ("Prima de seguro del grupo — parte de UK refacturada").
Las líneas de US: gasto, cuenta por cobrar, efectivo
Gasto de seguros al débito $9,000 (la parte de US), CxC intercompañía al débito $3,000 (lo que UK ahora debe), Efectivo al crédito $12,000 (lo que salió del banco). Deja la Entidad en blanco en las tres: el encabezado la completa.
Las líneas de UK: el gasto y la cuenta por pagar espejo
Dos líneas más con la Entidad cambiada a la compañía de UK: Gasto de seguros al débito $3,000 y CxP intercompañía al crédito $3,000. Cada cuenta debe ser global o pertenecer al catálogo de UK; la validación de línea verifica contra su propia entidad.
Cuadra dos veces, luego contabiliza
La Diferencia del formulario muestra el balance total ($12,000 = $12,000); la verificación por entidad se ejecuta al contabilizar. Si omitiste la línea de la cuenta por pagar, el mensaje nombra al culpable: "La contabilización intercompañía está descuadrada para la Entidad …: Débitos 3,000 != Créditos 0." Agrega el espejo faltante y contabiliza de nuevo.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué es un problema | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Olvidar el par de CxC/CxP intercompañía | La contabilización rechaza el asiento: la parte de cada entidad debe cuadrar por sí sola | Escribe las líneas de contrapartida como parte del asiento, siempre; el mensaje te dice qué entidad está descuadrada |
| Usar la cuenta contable acotada de una entidad en la línea de la otra | La línea es rechazada ("Esta cuenta contable pertenece a una entidad diferente…") | La cuenta de cada línea debe ser global o pertenecer a la entidad de esa línea |
| Hacer el espejo con cuentas IC que no coinciden | Los dos lados no se eliminarán de forma limpia en la consolidación: alguien concilia el residuo a mano | Acuerda el par de cuentas IC por contraparte una vez, y reúsalo religiosamente |
| Cambiar la Entidad de una línea por accidente | Un asiento común se vuelve intercompañía sin querer y falla el balance por entidad al contabilizar | Deja la Entidad de la línea en blanco salvo que lo hagas a propósito; revisa la columna Entidad antes de contabilizar |
| Refacturar el mismo costo por asiento y por asignación | El gasto aterriza dos veces en la entidad receptora | Elige un solo instrumento por costo: consulta el conjunto de herramientas más abajo |
Los asientos no son la única herramienta intercompañía
Usa el instrumento adecuado: el pago de un cliente cobrado por la entidad equivocada es la liquidación de cuentas por cobrar entre entidades; una factura de proveedor compartida y repartida entre entidades es la asignación de gastos; ambas crean su contabilidad intercompañía automáticamente. El asiento intercompañía es para todo lo que esos flujos no cubren: honorarios de administración, refacturación de costos, intereses sobre préstamos intercompañía.
Qué sigue
- Líneas de asiento (débito y crédito): la mecánica de la entidad por línea.
- Asignación de gastos: reparto de costos automatizado.
- Entidades: la base multicompañía.
Preguntas frecuentes
La entidad que "posee" el evento, normalmente la que pagó o lo inició (Meridian usa la entidad US para la prima anterior). Las líneas toman por defecto la entidad del encabezado, así que elige la que requiera menos cambios manuales de entidad.
Las cuentas por cobrar/por pagar intercompañía designadas por tu grupo; consulta a tu contralor; muchos grupos mantienen un par por cada entidad contraparte. La consistencia importa más que el nombre exacto: los dos lados deben ser espejo para que se eliminen de forma limpia en la consolidación.
El asiento tiene una sola moneda del documento; cada línea aterriza en los libros de su propia entidad convertida al tipo de cambio de la fecha del asiento. Acuerda la moneda del documento (normalmente la de la entidad que paga) y deja que la conversión haga su trabajo.
Como cualquier posición intercompañía: una transferencia real entre los bancos de las entidades, una compensación periódica o el neteo contra otros saldos IC; lo decide la política del grupo. Las cuentas IC deberían conciliar a cero en todo el grupo en todo momento.
En los asientos contables, deliberadamente no: el asiento es el instrumento de precisión, y el sistema no adivinará por cuál de las cuentas IC de tu grupo debe encauzarse una refacturación. Los flujos automatizados que sí crean su propia contabilidad IC (liquidación de cuentas por cobrar entre entidades, asignación de gastos) funcionan con cuentas predeterminadas configuradas; el asiento funciona con tus líneas.
Sí: las líneas de la plantilla llevan su propio cambio de Entidad, así que una refacturación mensual de honorarios de administración puede ejecutarse en piloto automático. Constrúyela una vez con toda la estructura de contrapartidas, y cada asiento generado la hereda. Consulta Asientos contables recurrentes.
Dos vías: filtra los asientos contables por Tipo = Intercompañía para los documentos, y usa el indicador de intercompañía en las filas del libro mayor para la contabilidad; el indicador se fija a partir de las líneas, así que detecta las contabilizaciones entre entidades incluso donde se olvidó la etiqueta de Tipo.
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