Cómo funcionan los valores predeterminados de contabilidad
Los valores predeterminados de contabilidad son el conjunto de cuentas contables al que REDA Financials recurre automáticamente al contabilizar — tu cuenta de control de cuentas por cobrar, la de cuentas por pagar, la de caja, las cuentas de reserva de ingresos y gastos, la cuenta de diferencia cambiaria, y más. Los defines una sola vez, y cada entidad que crees los hereda. Este artículo explica por qué esto importa, cómo funcionan los valores predeterminados en los niveles global y de territorio, y exactamente qué cuentas se predeterminan.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials permite ver tus valores predeterminados; establecerlos o cambiarlos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2.
Por qué existen los valores predeterminados de contabilidad
El motivo es la estandarización. Toda transacción contable necesita saber qué cuentas de control y de compensación usar — y no quieres que cada entidad (o cada usuario) lo decida por su cuenta. Al establecer los valores predeterminados una sola vez desde arriba, obtienes:
- Coherencia. Cada entidad contabiliza sus cuentas por cobrar, por pagar, caja, diferencia cambiaria e intercompañía en el mismo tipo de cuenta, de modo que tus libros y consolidaciones cuadran.
- Rapidez. Las entidades nuevas quedan listas para transaccionar de inmediato — sus cuentas predeterminadas ya están completas, sin necesidad de configurarlas a mano cada vez.
- Menos errores. La contabilización siempre tiene una cuenta correcta de respaldo, así que las transacciones no fallan ni terminan en el lugar equivocado porque alguien olvidó mapear una cuenta.
Dos niveles: global y de territorio
Los valores predeterminados se definen en dos niveles, para que puedas estandarizar en toda la organización sin dejar de permitir diferencias regionales:
- Valores predeterminados globales — un único conjunto para toda la organización que se aplica en todas partes por defecto. Esta es tu línea base.
- Valores predeterminados de territorio — un conjunto opcional por territorio, para regiones que necesitan cuentas distintas (una cuenta de caja o de impuestos diferente, por ejemplo). Los valores predeterminados de un territorio anulan a los globales, y los de un territorio hijo anulan a los de su territorio padre.
Cuando creas una entidad, REDA resuelve sus valores predeterminados buscando la coincidencia más específica primero — territorio hijo, luego territorio padre, luego global — y copia las cuentas resultantes en la entidad. A partir de ese momento, la entidad contabiliza en sus propias cuentas. El funcionamiento se explica en Cómo fluyen los valores predeterminados hacia las entidades.
Cada cuenta predeterminada, explicada
Aquí está el conjunto completo de cuentas (y dos configuraciones) que cubren los valores predeterminados — y exactamente dónde usa REDA cada una.
Cuentas de control
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Cuenta de CxC | Tu cuenta de control de cuentas por cobrar — se debita en cada factura de venta que contabilizas. |
| Cuenta de CxP | Tu cuenta de control de cuentas por pagar — se acredita en cada factura de compra que contabilizas. |
| Cuenta de caja | La cuenta predeterminada de caja / banco — se debita al registrar un recibo de caja y se acredita al registrar un comprobante de egreso. |
Reservas de ingresos y gastos
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Cuenta de ingresos | La cuenta de ingresos de reserva que se usa para una línea de factura de venta cuando su producto no tiene un mapeo contable específico — así el ingreso siempre cae en un lugar razonable. |
| Cuenta de gastos | La cuenta de gastos de reserva que se usa para una línea de factura de compra cuando su producto no tiene un mapeo contable específico. |
Anticipos y montos sin aplicar
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Efectivo sin aplicar | Una cuenta de pasivo que se acredita cuando se contabiliza un recibo de caja de un cliente sin aplicarlo a una factura — es decir, un anticipo o depósito del cliente que le debes devolver en bienes o servicios. |
| Pagos sin aplicar | Una cuenta de activo que se debita cuando se contabiliza un pago a un proveedor sin aplicarlo a una factura — es decir, un anticipo a un proveedor. |
Diferimiento (entidades de base de caja)
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Ingresos diferidos | Una cuenta de pasivo corriente para ingresos facturados pero aún no devengados (efectivo aún no recibido). Se usa cuando la base contable de una entidad es de caja. En una factura de venta de base de caja, el motor de contabilización deposita el ingreso aquí en la fecha de la factura y lo libera a la cuenta de ingresos solo cuando se aplica el recibo de caja. |
Una particularidad que conviene conocer: el valor predeterminado de Ingresos diferidos no está en el formulario de valores predeterminados globales de contabilidad. Si operas entidades de base de caja, configura su Cuenta de ingresos diferidos predeterminada directamente en la entidad (el sistema lo exige: “Cash basis entities require a Default Deferred Revenue Account. Configure it in the Default GL Accounts section before saving.”).
Cierre de período, FX e intercompañía
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Utilidades retenidas | La cuenta de patrimonio a la que el cierre de fin de año traslada el ingreso neto del año. |
| Ganancia / pérdida cambiaria | Dónde se contabilizan las ganancias y pérdidas por diferencia cambiaria — se usa en operaciones multimoneda. |
| Cuenta por cobrar intercompañía | La cuenta para las cuentas por cobrar intercompañía generadas automáticamente al contabilizar un asiento contable intercompañía. |
| Cuenta por pagar intercompañía | La cuenta para las cuentas por pagar intercompañía generadas automáticamente junto con la de cuentas por cobrar en una contabilización intercompañía. |
Libro mayor y marco de informes
Dos de los valores predeterminados no son cuentas contables — establecen dónde y cómo informa una entidad:
| Predeterminado | Qué es y dónde se usa |
|---|---|
| Libro mayor | El libro mayor de transacciones al que contabilizan por defecto las entidades nuevas. |
| Marco de informes | El estándar de presentación de informes predeterminado (NIIF, US GAAP o un GAAP local) contra el que informan las entidades nuevas. |
Cómo establecer y revisar tus valores predeterminados
Hay dos lugares para gestionar los valores predeterminados, que corresponden a los dos niveles:
- Valores predeterminados globales — en la pestaña Configuración financiera de la Consola de administración financiera, bajo Valores predeterminados globales de contabilidad. Aquí es donde revisas las cuentas que completó la carga inicial y cambias las que necesites. Consulta Configuración de valores predeterminados de contabilidad.
- Valores predeterminados de territorio — en la pestaña Administración de territorios, usa la acción Defaults de un territorio para establecer las cuentas que deban diferir en esa región. Si la dejas sin configurar, el territorio simplemente usa los valores predeterminados globales.
Qué sigue
- Configuración de valores predeterminados de contabilidad — configura tus valores predeterminados.
- Cómo fluyen los valores predeterminados hacia las entidades — sigue el rastro de los valores predeterminados hasta los registros.
- Descripción de los territorios — dónde se anclan los valores predeterminados.
- Creación y administración de territorios — construye tu jerarquía.
Preguntas frecuentes
No. Los valores predeterminados se copian en una entidad cuando esta se crea, y a partir de ahí la entidad es dueña de sus propias cuentas. Cambiar un valor predeterminado después afecta a las entidades nuevas que se creen de ahí en adelante — las entidades existentes conservan las cuentas que se les asignaron (puedes actualizarlas directamente en la entidad). Por eso conviene revisar los valores predeterminados antes de crear entidades.
Solo si una región necesita cuentas distintas de tu línea base global. Muchas organizaciones funcionan por completo con los valores predeterminados globales. Agrega valores predeterminados de territorio cuando, por ejemplo, un país deba contabilizar la caja o los impuestos en una cuenta diferente — el conjunto del territorio anula al global para las entidades de ese territorio.
Para eso existen precisamente los valores predeterminados de reserva de Ingresos y Gastos. Si el producto de una línea no tiene su propio mapeo contable, REDA la contabiliza en la cuenta de ingresos o gastos predeterminada, de modo que la transacción siga cuadrando y se contabilice sin problemas.
Solo para entidades cuya base contable es de caja. Las entidades de base devengada reconocen el ingreso al momento de facturar, por lo que no usan la cuenta de diferimiento. Ten en cuenta que la base de caja aplica únicamente al lado de ventas (CxC); no existe un equivalente de gasto diferido, porque las compras siempre se reconocen al aceptar la factura.
Cubren lo esencial, pero el registro de la entidad tiene además algunos valores predeterminados exclusivos de la entidad que no forman parte del conjunto global ni del de territorio — como la Cuenta bancaria predeterminada, las cuentas de diferencia cambiaria realizada y no realizada, las cuentas por pagar y por cobrar de retención de impuestos, y las cuentas de descuento en ventas/compras. Esos se configuran directamente en cada entidad a medida que se empiezan a usar las funciones correspondientes.
Sí. El límite de un registro por alcance aplica solo a los registros activos, así que puedes crear la configuración futura como un registro de valores predeterminados inactivo, revisarlo con calma y luego desactivar el registro anterior y activar el nuevo cuando estés listo. Recuerda que solo afectará a las entidades creadas después del cambio.
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