Aplicación automática de recibos de caja
La mayoría de los pagos de los clientes no requieren criterio: el inquilino paga, el dinero debe saldar sus facturas abiertas más antiguas, y listo. La aplicación automática hace exactamente eso: marca una casilla y REDA Financials vincula el recibo con las facturas abiertas del cliente por ti, de la más antigua primero, en el momento en que se contabiliza. El auxiliar de cuentas por cobrar de Meridian la usa para cada pago de renta rutinario y reserva la pantalla de aplicación para las excepciones.
Acceso que necesitarás. Para aplicar recibos automáticamente se requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y responsables de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver los recibos y sus aplicaciones, pero no aplicarlos. La ejecución programada a nivel de toda la organización la configura un administrador.
Cómo activarla
Al crear el recibo
Marca Auto Apply Receipt en el formulario antes de contabilizar. El recibo se contabiliza y se aplica en un solo movimiento.
En un recibo ya contabilizado
Edita el recibo y marca Auto Apply Receipt: es uno de los pocos campos editables mientras está contabilizado, precisamente para esto. La coincidencia se ejecuta de inmediato y la casilla se desmarca sola después (es un botón de "hazlo ahora", no una configuración).
De forma programada, para todo
Los administradores pueden programar una ejecución nocturna que recorre todos los recibos contabilizados con Unapplied Cash y aplica cada uno de forma automática: la misma lógica, a nivel de toda la organización. Consulta Lotes de aplicación automática.
Qué facturas se pagan y en qué orden
| Prioridad | Regla |
|---|---|
| 1 | La Original Invoice del recibo, si hay una vinculada: esa factura se salda primero, sea cual sea su fecha. |
| 2 | Las facturas con un número de Application Priority, del número más bajo primero: una excepción por factura que tu equipo puede fijar en las facturas estratégicas. |
| 3 | Todo lo demás, de la factura más antigua primero (por fecha de factura), hasta que se agota el dinero. |
Los candidatos son los mismos que muestra la pantalla de aplicación manual: las facturas contabilizadas de este cliente en esta entidad (mismo libro mayor, misma moneda) con saldo pendiente —solo documentos de tipo Invoice y Receipt, nunca notas de crédito— y únicamente aquellas cuya fecha de factura ya llegó. Una factura con fecha futura nunca se salda de forma automática: su cuenta por cobrar aún no existe en la fecha de la ejecución, así que la ejecución la deja abierta y el recibo queda sin aplicar hasta que una pasada posterior la encuentre vigente. Una coincidencia parcial al final no es problema: la última factura alcanzada simplemente recibe lo que queda.
Una ejecución de ejemplo: los tres meses de GreenLeaf
El inquilino de Meridian, GreenLeaf, se atrasó: las facturas de abril, mayo y junio, de $4,350 cada una, todas sin pagar. Llega un pago de $8,700 con Auto Apply Receipt marcado. La ejecución avanza de la más antigua primero:
| Factura | Saldo pendiente antes | Aplicado automáticamente | Saldo pendiente después |
|---|---|---|---|
| Renta de abril | $4,350.00 | $4,350.00 | $0.00 — saldada |
| Renta de mayo | $4,350.00 | $4,350.00 | $0.00 — saldada |
| Renta de junio | $4,350.00 | $0.00 — se agotó el dinero | $4,350.00 — aún en antigüedad |
El recibo termina totalmente aplicado (Unapplied Cash $0.00), existen dos registros de aplicación en su pestaña Aplicaciones, y el informe de antigüedad ahora dice la verdad: GreenLeaf debe un mes, no tres. La regla de la más antigua primero importa precisamente aquí: liquida primero los tramos más antiguos, de modo que los saldos vencidos se reducen antes que los corrientes.
Qué ocurre realmente detrás de escena
La aplicación automática crea registros de aplicación comunes: exactamente lo que obtendrías desde la pantalla de aplicación manual, con la misma contabilidad (cada aplicación mueve el dinero desde la cuenta transitoria de depósitos hacia la cuenta por cobrar del cliente). La ejecución ocurre de forma sincrónica, en el mismo guardado: para cuando el registro se actualiza, las aplicaciones ya existen. Y se activa de la misma manera desde cada entrada —el formulario, un flujo, la API o una importación con Data Loader—, así que los recibos migrados también pueden autoaplicarse.
La casilla siempre se desmarca sola después, tanto si se aplicó como si se omitió. Es deliberado: es una orden ("haz la coincidencia ahora"), no una preferencia permanente, de modo que puedes volver a marcarla más tarde sin riesgo, una vez que hayas corregido lo que bloqueó la primera ejecución.
Hay un lugar donde verás la aplicación automática sin marcar nunca nada: las ventas al contado. Al contabilizar una factura de venta de tipo Receipt se crea su propio recibo de caja, que nace contabilizado con el indicador de aplicación automática ya activado, y así es como esas facturas llegan ya saldadas. Consulta Contabilizar una factura de venta.
El lote programado, en detalle
El recorrido nocturno reside en Configuración de REDA, en la tarjeta de operaciones de recibos de caja, donde un administrador define una programación diaria y un tamaño de lote, o hace clic en Ejecutar ahora para una pasada inmediata. El lote selecciona todos los recibos contabilizados y no anulados con Unapplied Cash restante (se excluyen las reversiones), del recibo más antiguo primero, y ejecuta la misma lógica de coincidencia en cada uno. Una protección impide que se ejecuten dos recorridos a la vez, y los recibos que no pudieron aplicarse se reúnen en un informe de errores en el Registro de auditoría, de modo que un acumulado de dinero a cuenta se va reduciendo de forma automática, con las excepciones listadas para que las revise una persona.
Qué se niega a tocar la aplicación automática
- Recibos de WHT Received: los certificados de retención debe vincularlos a facturas específicas una persona: "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices."
- Libros cerrados: no se aplica nada en la fecha de cierre de cuentas por cobrar de la entidad ni antes de ella.
- Facturas con fecha futura: una factura con fecha posterior a la fecha de aplicación de la ejecución se omite; su cuenta por cobrar aún no está en los libros. No es un error: el dinero simplemente espera como efectivo sin aplicar, y una ejecución posterior (o el lote nocturno) lo salda una vez que la fecha de la factura está vigente.
- Recibos restringidos por dimensión: con Enforce Dimension Match On Apply marcado, solo califican las facturas con saldo abierto en la propia dimensión del recibo, con un tope igual al saldo de esa dimensión.
Los mensajes exactos que puedes encontrar
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices." | Los certificados de retención tienen un significado fiscal por factura: vincúlalos a mano en la pantalla de aplicación. Consulta WHT en recibos de caja. |
| "Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity." | Los libros están cerrados hasta esa fecha inclusive: no se aplica nada hasta que la fecha caiga en un tramo abierto. |
| "No open Accounting Period found for Application Date {0}." | El período de la aplicación se deriva de su fecha: un administrador debe abrir el período primero. |
Errores comunes que conviene evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Aplicar automáticamente dinero que el cliente destinó a una factura específica | La regla de la más antigua primero lo envía a otra factura (más antigua): los registros del cliente y los tuyos dejan de coincidir | Vincula la Original Invoice antes de marcar la casilla; esa factura se salda primero |
| Aplicar automáticamente cuando una factura antigua está en disputa | La factura en disputa es la más antigua, así que se paga primero, lo que debilita tu propia posición en la disputa | Usa la pantalla de aplicación manual, o fija Application Priority en las facturas que sí deberían absorber el dinero |
| Tratar la casilla como una configuración guardada | Esperas que los recibos futuros se autoapliquen; no lo harán: el indicador es por ejecución y se desmarca solo | Márcala en cada recibo, o deja que el lote programado se encargue de todo lo que quede sin aplicar |
| Suponer que el silencio significa éxito | Una omisión inofensiva (libros cerrados, ninguna factura elegible) también desmarca la casilla: el dinero queda sin aplicar de forma silenciosa | Echa un vistazo a Unapplied Cash después de contabilizar; cero significa que hubo coincidencia |
| Dejar dinero a cuenta legítimo para el lote nocturno | El lote lo gastará en las facturas más antiguas, pero el cliente te pidió que lo retuvieras | El dinero a cuenta debe quedar sin aplicar de forma deliberada; anota la instrucción en el campo Descripción del recibo |
Cuándo usar cada opción
| Situación | Mejor herramienta |
|---|---|
| Pago rutinario; el cliente simplemente paga lo que debe | Aplicación automática al crear el recibo |
| El pago hace referencia a una factura específica | Vincula la Original Invoice + aplicación automática (esa factura se salda primero) |
| Pago parcial, factura en disputa, instrucciones del cliente | Pantalla de aplicación manual |
| Dinero a cuenta que el cliente quiere retener | Ninguna: déjalo sin aplicar |
| Un acumulado de recibos sin aplicar | El lote programado (administrador) |
Qué sigue
- Aplicar recibos a facturas: la pantalla manual y las reglas de coincidencia.
- Lotes de aplicación automática: cómo programar el recorrido nocturno.
- Descripción de los recibos de caja: el modelo de dinero en dos pasos.
Preguntas frecuentes
Normalmente no había nada elegible: ninguna factura contabilizada con saldo para ese cliente en esa entidad, o los libros están cerrados para la fecha de aplicación. La casilla se desmarca sola en cualquier caso: revisa las facturas abiertas del cliente, corrige la causa y vuelve a marcarla.
El comportamiento predeterminado es, deliberadamente, de la más antigua primero (es lo que mantiene la antigüedad ordenada). Para orientarla, asigna un número de Application Priority a las facturas que quieres saldar primero (gana el número más bajo) o vincula la Original Invoice del recibo.
Sí: recorre la lista en orden y salda cada factura por completo hasta que se agota el dinero; la última factura que alcanza puede recibir una aplicación parcial. Un recibo con varias aplicaciones es el resultado normal.
No: los candidatos siempre pertenecen a la entidad del propio recibo (y a su libro mayor y su moneda). La liquidación entre entidades existe como una función deliberada y opcional, con su propia contabilidad intercompañía —consulta Liquidación de cuentas por cobrar entre entidades—, pero la aplicación automática nunca la realiza por ti.
Sí: el indicador activa la misma coincidencia desde la interfaz, los flujos, la API y las importaciones con Data Loader. Las migraciones suelen importar los recibos con el indicador activado para que los pagos históricos queden en las facturas correctas de forma automática.
Por completo: cada aplicación que creó es un registro común, que se elimina con el mismo ícono de papelera que una manual. Desaplica y luego reasigna a mano en la pantalla de aplicación. (Las eliminaciones en períodos cerrados se rechazan, igual que en cualquier aplicación).
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