Mayor de cuenta del cliente
El mayor de cuenta del cliente responde la pregunta de la relación — ¿cómo estamos con este cliente? — como un estado de cuenta con fecha y saldo acumulado: cada factura, nota de crédito y pago, una línea cada uno, desde la posición inicial hasta el neto de hoy. Vive en el registro de cuenta del cliente y es protagonista del flujo de trabajo de cuentas por cobrar, así que su recorrido completo está en la sección de cuentas por cobrar: Mayor de cuenta del cliente (Cuentas por cobrar).
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede abrir el mayor de un cliente y leerlo; lo que ves está limitado a los registros que tu rol puede leer.
Qué obtienes, en resumen
- Las fichas del Resumen del mayor en la página de la cuenta — Total pendiente, Pagos sin aplicar, Notas sin aplicar, Pendiente neto — la posición de un vistazo.
- La pantalla del Mayor de cuenta — selector de entidad, rango de fechas, columnas de dimensión, cargos/pagos con saldo acumulado, cada línea enlazada a su documento.
- Exportar PDF — el clásico Estado de cuenta para enviar al cliente.
Los cuatro números de posición
Las fichas responden la pregunta de la relación en un orden fijo, y leerlas como conjunto es la destreza que hay que dominar:
| Ficha | Significado |
|---|---|
| Total pendiente | Saldos abiertos en las facturas contabilizadas del cliente — lo que dice el papeleo que debe. |
| Pagos sin aplicar | Dinero ya recibido pero aún no conciliado con facturas. |
| Notas sin aplicar | Crédito que el cliente tiene a su favor y que aún no se ha aplicado ni reembolsado. |
| Pendiente neto | La posición honesta una vez contados el dinero y el crédito sin aplicar — la cifra para conversar con el cliente. |
El inquilino de Meridian Brightline Retail Group es el caso de manual: Total pendiente 19,500 en facturas, pero Pagos sin aplicar 2,000 — una transferencia a cuenta que nadie ha conciliado todavía — así que la posición real es Pendiente neto 17,500. Persigue los 19,500 y lo primero que dirá el inquilino es "les enviamos dos mil dólares en junio." Las fichas existen para que esa llamada nunca ocurra. (Las cuentas que también son proveedores obtienen además un desglose de Total de pasivos — lo que tú les debes a ellos, junto a lo que ellos te deben a ti.)
La pantalla del mayor, paso a paso
Desde el Resumen del mayor, Ver mayor abre la pantalla completa. En la parte superior: el selector de entidad (un cliente puede operar con varias de tus empresas; elige una para su historia consistente en su propia moneda, o Todas las entidades para toda la relación en moneda corporativa), los filtros de fecha Desde / Hasta, una sección de Dimensiones donde tus libros están dimensionados, y las acciones Actualizar / Exportar PDF. Las mismas fichas de posición se repiten arriba del detalle.
Luego viene el estado propiamente dicho — Detalle de transacciones — con una fila fechada por evento: Fecha, Descripción, Referencia (un enlace a la factura, el recibo o la nota), Cargos, Pagos y el Saldo acumulado. La aritmética es la de un estado de cuenta bancario: posición inicial, más cargos, menos pagos, es igual a la posición neta después de cada línea. En el mayor de Brightline, la transferencia a cuenta del 15 de junio aparece como un pago de 2,000 que deja el saldo en 17,500 — las fichas y la última línea del estado siempre cuentan la misma historia, porque se calculan a partir de las mismas filas.
Qué incluye y qué no
- Solo documentos contabilizados. Las facturas en borrador todavía no han ocurrido; las contabilizaciones de los documentos anulados ya no existen. El mayor son los libros, no el flujo pendiente.
- La mecánica interna de contabilidad se filtra. Los movimientos internos de cuentas de control del sistema y los registros de aplicación (los asientos que emparejan recibos con facturas) quedan excluidos — de lo contrario, cada factura liquidada aparecería dos veces. El saldo acumulado es la posición neta limpia.
- Las cuentas que son cliente y proveedor a la vez muestran ambos lados en un solo mayor — sus facturas y tus cuentas por pagar en un mismo flujo con fecha, que se netean a la posición real. La lectura del lado de cuentas por pagar de la misma pantalla es el Mayor de cuenta del proveedor.
Dónde encaja entre los informes
Tres herramientas llevan la historia de las cuentas por cobrar, y cada una responde una pregunta distinta. La instantánea de antigüedad de cuentas por cobrar responde entre todos los clientes, ¿qué tan atrasado está nuestro dinero? — la instantánea de junio de Meridian congeló 52,150 pendientes en 7 facturas, con 27,650 vigentes, 20,150 recién vencidas y 4,350 deslizándose hacia los 31–60 días. El mayor de cuenta del cliente responde ¿cuál es la historia de este en particular? — el detalle de esa relación específica detrás de una porción de esos rangos, incluido el efectivo sin aplicar que la antigüedad deliberadamente ignora. Y la línea de cuentas por cobrar del balance general responde ¿a cuánto suma todo en los libros? La rutina de cobranza de Meridian los ejecuta en ese orden: antigüedad para encontrar a quién, mayor para entender por qué, y solo entonces el correo de cobranza.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Perseguir el Total pendiente | Ignora el dinero ya recibido a cuenta — los 19,500 de Brightline en realidad son 17,500 | Persigue (y concilia) contra el Pendiente neto, después de leer las cuatro fichas |
| Esperar ver una factura en borrador en el mayor | El mayor es solo contabilidad contabilizada — la línea "faltante" aún no está en los libros | Contabiliza la factura y luego pulsa Actualizar |
| Leer el mayor de una sola entidad como toda la relación | Un inquilino de grupo puede deberle a tu entidad de EE. UU. y tener crédito con la del Reino Unido | Usa el selector de entidad de forma deliberada — por entidad para los estados de cuenta, Todas las entidades para el neto de todo el grupo en moneda corporativa |
| Enviar una captura de pantalla en lugar del estado de cuenta | Las capturas se recortan, quedan desactualizadas al instante y no tienen alcance definido | Exportar PDF — un Estado de cuenta con fecha para exactamente el período en cuestión |
| Comparar el mayor con una instantánea de antigüedad de otro día | La instantánea congeló su fecha; el mayor está en vivo — la diferencia es actividad real | Haz coincidir las fechas antes de comparar, y espera que el efectivo sin aplicar explique la mayoría de las diferencias residuales |
Qué sigue
- Mayor de cuenta del cliente — el recorrido completo
- Informes e instantáneas de antigüedad de cuentas por cobrar — la vista entre todos los clientes.
- Mayor de cuenta del proveedor — la misma herramienta, del lado de cuentas por pagar.
Preguntas frecuentes
La antigüedad es la vista de morosidad entre todos los clientes — rangos y totales, congelados en instantáneas para fines de informe. El mayor es la historia completa y con fecha de un solo cliente, en vivo, con saldo acumulado y dinero sin aplicar visible. Encuentra a quién en la antigüedad; entiende por qué en el mayor.
Revisa primero la ficha Pagos sin aplicar (dinero recibido pero sin conciliar suele ser la respuesta), luego el rango de fechas y el selector de entidad — el pago puede estar con otra de tus entidades o fuera del período filtrado. Si en verdad no está, aún no se ha registrado como recibo de caja.
La relación con el cliente a través de cada entidad con la que opera, expresada en tu moneda corporativa para que los importes se puedan sumar. Para un estado de cuenta que enviarás al cliente, cambia a la entidad específica — ese es el conjunto de libros donde vive su contrato.
El mayor es la vista de la relación — deliberadamente libre de la mecánica de débitos y créditos. Haz clic en la Referencia de la línea para abrir el documento y profundiza desde ahí; o investiga del lado de la cuenta en el Mayor de cuenta contable (GL).
En vivo — se construye a partir de las transacciones contables en el momento en que se muestra, con un botón Actualizar después de que cambies algo. Para un registro congelado y defendible en un punto en el tiempo, para eso están las instantáneas de antigüedad.
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