Creación y administración de territorios
Los territorios se crean y mantienen en la pestaña Territory Management de la consola de administración financiera. La pestaña enumera cada territorio que hayas definido — con su código, código completo, nivel y estado — y te permite agregar territorios nuevos, editarlos y configurar sus valores predeterminados contables. ¿Es la primera vez que trabajas con este concepto? Empieza por Understanding Territories.
Acceso que necesitarás. Crear y editar territorios requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los territorios, pero no modificarlos.
Crear un territorio
Haz clic en Nuevo territorio y completa:
- Nombre — el nombre visible del territorio, por ejemplo United States.
- Código de territorio — un código corto
(hasta 10 caracteres), por ejemplo
US. Este código es la base del código completo que queda grabado en cada registro. - Territorio padre — déjalo en blanco para un territorio de nivel superior. Para crear un subterritorio, elige su padre (por ejemplo, define California con padre United States).
- Descripción — notas opcionales para tu propia referencia.
Haz clic en Crear. REDA completa el resto por ti:
el Nivel (1 para nivel superior, 2 para un hijo) y
el Código completo (US para un
padre, o US-CA para un hijo) se calculan
automáticamente.
La propia guía de la pestaña resume el modelo: “A territory can have a parent territory (Level 2 sub-territory) — for example, India > Haryana. Territory codes cannot contain dashes and cannot be changed once saved.”
Un ejemplo práctico
Meridian Property Group opera empresas en cuatro países, así que su administrador crea cuatro territorios de nivel superior — uno por régimen regulatorio — antes de crear cualquier entidad:
| Nombre | Código de territorio | Territorio padre | Nivel | Código completo |
|---|---|---|---|---|
| United States | US | — | 1 | US |
| United Kingdom | GB | — | 1 | GB |
| India | IN | — | 1 | IN |
| Brazil | BR | — | 1 | BR |
Más adelante, cuando el negocio en India necesita separación a
nivel estatal, se agrega un territorio hijo Haryana
(código HR, padre India) — su código
completo pasa a ser IN-HR automáticamente. Cada una de
las entidades de Meridian se crea entonces dentro del territorio de
su país, y cada documento que esas entidades producen lleva el
código correcto desde el primer día.
Las reglas que debes conocer
Un pequeño conjunto de reglas mantiene limpia la estructura de tus territorios y estables tus códigos grabados. El sistema las aplica todas:
- El código no puede cambiar una vez guardado. Como el código queda grabado en los registros de toda la aplicación, REDA lo bloquea después del primer guardado. Elígelo con cuidado.
- Sin guiones en el código. El guion está
reservado como separador entre padre e hijo en el código
completo (por ejemplo,
US-CA), así que el código de territorio en sí no puede contener uno. - Dos niveles como máximo. Un padre puede tener muchos hijos, pero un hijo no puede tener hijos propios. REDA bloquea un tercer nivel.
- El padre no puede cambiar una vez guardado. El lugar de un territorio en la jerarquía queda fijo después de crearlo, lo que mantiene estables los códigos completos y el acceso a datos.
- El padre debe estar activo y no puede ser él mismo. Solo puedes anidar bajo un territorio activo, y un territorio no puede ser su propio padre.
Si te topas con alguna de estas reglas, el mensaje te indica exactamente qué pasó — y qué hacer en su lugar:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| “El Código de territorio no puede cambiarse una vez establecido. Cree un territorio nuevo y reasigne los registros si se necesita cambiar el código.” | El código es permanente por diseño. Si de verdad está mal y el territorio no se ha usado, desactívalo y crea uno de reemplazo. |
| “El Código de territorio no puede contener un guion (-). El guion está reservado como separador padre-hijo en la ruta del Código completo.” | Elige un código sin guiones — usa letras y números (por ejemplo USCA o CA, no US-CA). |
| “Maximum 2 levels of territory hierarchy are allowed. The selected parent already has its own parent — choose a top-level territory as the parent instead.” | Elegiste un territorio hijo como padre. Solo los territorios de Nivel 1 pueden tener hijos. |
| “El Territorio principal no puede cambiarse una vez establecido. Cree un territorio nuevo bajo el padre deseado y reasigne los registros si es necesario.” | El lugar de un territorio en la jerarquía queda fijo desde su creación — la misma regla de permanencia que el código. |
| “El Territorio principal debe estar activo y no puede referenciar este mismo territorio (las jerarquías de territorios no admiten autorreferencias).” | Reactiva primero el padre previsto, o elige otro distinto. |
Configurar las políticas de un territorio
Cada territorio lleva un conjunto de políticas de negocio que controlan el comportamiento de la aplicación para todo lo que hay dentro de él — cómo se contabilizan las transacciones (agrupadas o por línea), si los pagos exigen coincidencia de dimensiones, la elegibilidad para instantáneas de antigüedad, el umbral de confianza para la creación automática por OCR, y cómo se comparten los PDF. Estas se configuran abriendo el registro del territorio — desde la pestaña Territorios, o la acción Editar en la pestaña Administración de territorios. Cada campo, y exactamente qué controla, está documentado en Understanding Territories → Every field explained.
Valores predeterminados contables a nivel de territorio
Cada fila también tiene una acción Valores predeterminados. Ahí es donde configuras las cuentas contables predeterminadas, el libro mayor y el marco de informes de ese territorio — las cuentas que heredan las entidades nuevas de ese territorio. Los valores predeterminados del territorio anulan los globales, y los de un territorio hijo anulan los de su padre. Consulta Understanding Accounting Defaults para saber cómo funciona la resolución.
No olvides el calendario fiscal
Cada territorio de nivel superior también necesita períodos contables antes de que sus entidades puedan contabilizar. En la pestaña Períodos contables de la misma consola, elige el territorio y el año fiscal y haz clic en Generar períodos — REDA crea los 12 períodos, siguiendo el año calendario o un inicio de año fiscal personalizado que elijas. Solo los territorios de Nivel 1 tienen períodos propios; las entidades de los subterritorios heredan el calendario del padre automáticamente. Consulta Post-Installation Setup para conocer la secuencia completa.
Editar y desactivar
- Editar — usa la acción Editar de cada fila para actualizar el Nombre, la Descripción o el indicador Activo de un territorio — esos son los únicos campos que ofrece el cuadro de diálogo de edición, porque el código y el padre quedan bloqueados una vez guardados. Para cambiar las políticas de negocio, abre el registro del territorio desde la pestaña Territorios en su lugar.
- Desactivar — desmarca Activo para retirar un territorio. Los territorios inactivos no se pueden asignar a entidades o libros mayores nuevos, pero los registros que ya los referencian siguen funcionando — así que desactivar es seguro y reversible.
Qué sigue
- Descripción de los territorios — los conceptos detrás de los territorios.
- Códigos de territorio y códigos completos — cómo se construyen los códigos.
- Configuración de valores predeterminados de contabilidad — configura los valores predeterminados por territorio.
- Cómo fluyen los valores predeterminados hacia las entidades — sigue el rastro de los valores predeterminados hasta los registros.
Preguntas frecuentes
No — el código queda bloqueado después de guardarlo por primera vez, porque queda grabado en los registros de toda la aplicación y cambiarlo rompería ese vínculo. Si todavía no usaste el territorio, desactívalo y crea uno nuevo con el código correcto.
No. REDA admite exactamente dos niveles — un padre y sus hijos directos. Si necesitas regiones más específicas, modélalas como hijos adicionales del mismo padre en lugar de un nivel más profundo.
No — ambos se calculan automáticamente. El Nivel depende de si defines un padre (1 = nivel superior, 2 = hijo), y el Código completo se construye a partir del código y el código del padre (por ejemplo, US o US-CA).
Nada se rompe. Los registros existentes conservan su referencia al territorio y su código grabado. Solo no podrás asignar el territorio a entidades o libros mayores nuevos mientras esté inactivo. Puedes reactivarlo en cualquier momento marcando Activo de nuevo.
Al menos uno — toda entidad debe pertenecer a un territorio. Más allá de eso, crea un territorio de nivel superior por cada país (o régimen regulatorio) en el que operes, y agrega territorios hijos solo donde una región realmente necesite sus propios valores predeterminados contables o su propio límite de acceso a datos. Menos territorios, bien elegidos, son mejores que una estructura profunda especulativa que después no podrás cambiar.
En el registro del territorio — abre la pestaña Territorios en la app REDA Financials AI - Admin y edita el territorio ahí. El cuadro de diálogo Editar de la pestaña Administración de territorios cubre solo lo básico (Nombre, Descripción, Activo); la página del registro expone todos los campos de política.
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