Clonar una orden de compra
¿Vas a pedir el mismo programa de mantenimiento que el año pasado? Abre la orden de compra del año pasado, haz clic en Clonar con líneas, actualiza las fechas y los precios, y contabiliza. Este artículo explica qué se traslada y qué empieza de cero.
Acceso que necesitarás. Clonar crea una orden nueva, así que requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden abrir y leer cualquier orden, pero no clonarla.
Cómo funciona
Abre la orden que quieres repetir y haz clic en Clonar con líneas
El botón está en el encabezado del registro, disponible sea cual sea el estado, porque la clonación lee el original sin tocarlo. Incluso los documentos anulados se pueden clonar, que es exactamente como se reemite uno que se canceló por error.
Revisa la copia rellenada previamente
Se abre un nuevo borrador con todo trasladado —proveedor, entidad, descripción y cada línea con su producto, cuenta contable, cantidades, precios y centros de costos—, incluidos los indicadores Crear activo, y con lo que debe ser nuevo dejado a tu cargo: las fechas nuevas y una referencia nueva. La copia recibe su propio número de documento al guardarse; nada la vincula a los pagos ni al historial del original.
Ajusta y luego Guarda el borrador o Contabiliza
Cambia la fecha de la orden y la entrega prevista, los precios acordados para este año y la referencia; luego contabiliza cuando esté listo. A partir de aquí es una orden ordinaria con un ciclo de vida ordinario.
Qué se traslada y qué empieza de cero
| Se traslada del original | Nuevo en la copia |
|---|---|
| Entidad, proveedor y descripción | Número de documento: asignado desde la secuencia de numeración de la entidad cuando se guarda la copia |
| Cada línea: producto, cuenta contable, descripción, cantidad, precio unitario, descuento, centro de costos | Estado: siempre Borrador, totalmente editable, sea cual fuera el estado del original |
| Los indicadores Crear activo y los tipos de activo en las líneas | Fechas: estableces la nueva Fecha de la orden de compra (que determina el período contable y la verificación de presupuesto) y la Entrega prevista |
| El texto de la Referencia, como marcador de posición para reemplazar | Cumplimiento: nada recibido, nada facturado; el Estado de recepción vuelve a empezar y ambos saldos de seguimiento parten del valor total de la orden |
| Nada más | Compromiso: no se toca ningún presupuesto hasta que la copia se contabiliza, y entonces contra los presupuestos vigentes |
Una renovación resuelta en Meridian
La orden del programa de fachadas de Meridian MPO001003 —dos visitas trimestrales a $4,800 de Sterling Facility Services— es la candidata natural. Cuando el programa se renueva, el contador abre MPO001003, hace clic en Clonar con líneas y, en el borrador nuevo, actualiza cuatro cosas: la Fecha de la orden de compra al nuevo período, la Entrega prevista para la primera visita nueva, la Referencia para nombrar el nuevo período del programa y —lo más importante— el Precio unitario de cada línea según lo que se haya renegociado. Contabiliza, y la copia ejecuta su propia verificación de presupuesto contra los presupuestos vigentes ahora, recibe su propio número y comienza desde cero su propia historia de recepción y facturación.
La copia sigue enfrentando cada control
La clonación ahorra la escritura, no los controles. Cuando la copia se contabiliza:
- La verificación de presupuesto se ejecuta de nuevo, contra los presupuestos vigentes en la nueva fecha de la orden de compra. Una copia que exceda el presupuesto queda bloqueada a menos que se use deliberadamente Omitir controles de presupuesto, y un presupuesto vinculado debe pertenecer a la misma entidad, con la fecha de la orden dentro de su rango y dentro de un período contable.
- La aprobación empieza de nuevo: la copia se contabiliza solo cuando su propio Estado de aprobación es Aprobado o No requerido.
- Luego se bloquea como cualquier orden: una vez contabilizada, los cambios en las líneas se topan con "No se pueden modificar las líneas de una orden de compra que no está en Borrador."; vuelve a abrirla como Borrador para modificarla.
Buenos usos
- Renovaciones anuales: el mismo programa de servicio, con las fechas del año siguiente.
- Compras de capital repetidas: la orden de equipo que funcionó la última vez, para el siguiente sitio.
- Reemisión tras una anulación: una orden cancelada que se retoma.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilizar con la Referencia copiada | Dos órdenes responden al mismo nombre en las listas y en los PDF para el proveedor | Renómbrala para el nuevo período antes de contabilizar |
| Conservar los precios unitarios del año pasado | Cada factura futura no coincide contra una referencia desactualizada | Vuelve a confirmar el precio de cada línea con el proveedor primero |
| Dejar la Fecha de la orden de compra antigua | La orden cae en un período pasado, y se verifica contra el año de presupuesto equivocado | Fecha la copia cuando el nuevo compromiso realmente se adquiere |
| Clonar para una propiedad distinta sin cambiar los centros de costos | El compromiso y todo informe de costos posterior quedan asignados a la dimensión equivocada | Recorre las líneas y vuelve a etiquetar cada centro de costos |
| Suponer que la copia hereda la situación presupuestaria del original | No lo hace: el Dentro del presupuesto del año pasado no dice nada sobre este año | Ejecuta el Análisis de presupuesto en el borrador antes de contabilizar |
Qué sigue
- Crear una orden de compra: el camino desde cero.
- Plantillas recurrentes de PI y PO: para la repetición real.
Preguntas frecuentes
No: la copia empieza su propia vida como borrador y pasa por la aprobación que exija tu organización, como cualquier documento nuevo.
Ninguno: el clon es solo un borrador. Elimínalo. La clonación nunca afecta al original.
Sí: cuando contabilizas la copia, se verifica contra los presupuestos vigentes como cualquier orden nueva. Que la orden del año pasado encajara en el presupuesto del año pasado no dice nada sobre el de este año.
No: la copia empieza sin nada recibido y sin nada facturado. Solo se clona el contenido propio de la orden, nunca su historial de cumplimiento.
Sí: los indicadores y los tipos de activo acompañan a sus líneas, de modo que una orden de equipo repetida volverá a crear registros de Activo fijo en la recepción. Confirma que el tipo de activo siga siendo el adecuado antes de contabilizar; las clases de activos se reorganizan con el tiempo.
Solo cuando se contabiliza: una copia en borrador no compromete nada. Al contabilizar, el monto comprometido de la línea de presupuesto coincidente aumenta, exactamente igual que en una orden desde cero; el compromiso se convierte en gasto real a medida que las facturas coincidentes se contabilizan más adelante.
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