Líneas de extracto bancario
Cada fila del extracto del banco se convierte en una Línea de extracto bancario — la unidad atómica de la conciliación. Una línea comienza como un simple dato importado y termina su vida conciliada: vinculada al recibo, pago, línea de asiento o depósito exacto que la explica. Esta es la referencia de lo que lleva una línea y los estados por los que pasa.
Acceso que necesitarás. Editar líneas y sus sellos de coincidencia requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las líneas, pero no modificarlas.
Lo que lleva una línea
| Grupo | Campos |
|---|---|
| Los datos del banco | Transaction Date · Description (la redacción del banco) · Amount (con signo: positivo entra, negativo sale — nunca cero) · Transaction Type (Deposit, Withdrawal, Check, Fee, Interest, Transfer, Other) · Reference · Check Number · Payee · Running Balance |
| Los sellos de coincidencia | Casilla Reconciled · Match Type (cómo se hizo coincidir: Auto / Manual / Rule-Based / Adjustment) · Matched By / Matched Date — el registro de auditoría de quién conectó qué, y cuándo |
| La conexión | Exactamente un enlace de origen cuando coincide: Recibo de caja, Desembolso, Línea de asiento o Depósito bancario — más un enlace a la Regla de cuenta bancaria cuando el trabajo lo hizo una regla |
| Contexto adicional | Category (tu propia clasificación de la línea) y, en las rutas creadas por regla y por ajuste, lo que hayan traído consigo las plantillas de descripción |
Un extracto de julio, cuatro líneas terminadas
Cómo se ven los sellos cuando un mes está cerrado — las líneas de julio de Meridian, después de la conciliación:
| Línea | Monto | Match Type | Enlace de origen |
|---|---|---|---|
| ACH-20260702-CORV | +$9,000.00 | Auto | Recibo de caja — el pago de renta de Corvus Consulting |
| CC-INV-11406 | −$2,200.00 | Auto | Desembolso — el pago a CityClean |
| WIRE-ACC-0702 | −$10,000.00 | Auto | Desembolso — la transferencia a Apex Construction |
| MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE | −$45.00 | Adjustment | Línea de asiento — el asiento de la comisión creado desde el espacio de trabajo |
Lee un extracto terminado de esta forma y se vuelve autoauditable: cada movimiento de dinero nombra el documento exacto que lo explica, quién los conectó y cuándo. La columna Match Type incluso cuenta la historia de cómo se cerró el mes — tres líneas que la máquina demostró, una que registró una persona.
Las reglas de integridad
Tres guardas mantienen honesta a cada línea, textuales del sistema:
- "A statement line can match to only one source record." — un movimiento bancario, una explicación. (Un depósito que cubre varios recibos coincide con un Depósito bancario — la agrupación es el origen.)
- "A reconciled statement line must have exactly one source record linked." — no se puede dar por "hecha" una línea sin decir qué la explicó.
- "A statement line marked as not reconciled cannot have a source record linked." — y ningún enlace fantasma en líneas abiertas.
Monto y fecha se bloquean en cuanto una línea queda conciliada ("Cannot edit a reconciled statement line."), y una línea que coincidió dentro de una conciliación completada no se puede eliminar — hay que desemparejar primero, de forma deliberada.
Cada guarda, explicada
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Statement line amount cannot be zero." | Un movimiento en cero no explica nada y no puede coincidir con nada — omite las filas informativas en cero al importar. |
| "Cannot edit a reconciled statement line." | Monto y fecha son evidencia bajo una coincidencia. Para corregir una línea genuinamente errónea: desempareja primero, edita, vuelve a hacer coincidir. |
| "Una línea de extracto solo puede coincidir con un registro de origen. Como máximo puede completarse uno entre Recibo de caja, Desembolso, Línea de asiento contable o Depósito bancario." | Un movimiento, una explicación. Varios recibos detrás de una línea significan que un Depósito bancario es el único origen. |
| "Una línea de extracto conciliada debe tener exactamente un registro de origen vinculado (Recibo de caja, Desembolso, Línea de asiento contable o Depósito bancario)." | Ninguna línea llega a "reconciled" sin nombrar qué la explica — trabaja a través del espacio de trabajo y esto es automático. |
| "Una línea de extracto marcada como no conciliada no puede tener un registro de origen vinculado. Borre la búsqueda de origen o marque la línea como conciliada." | La regla espejo: las líneas abiertas no llevan enlaces fantasma. Desemparejar limpia ambos a la vez. |
| "No se puede eliminar esta Línea de extracto bancario porque está conciliada con una transacción contabilizada. Desconcíliela o elimine primero la conciliación." | Eliminar evidencia emparejada dejaría huérfano a un documento conciliado — corta el enlace deliberadamente antes de que la línea pueda irse. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Editar el monto de una línea para que un casi-acierto haga coincidencia | El extracto deja de ser el testimonio del banco — y la diferencia real de centavos (normalmente una comisión) queda sin registrar | Nunca alteres las cifras del banco: no hagas coincidir nada, registra la diferencia como un ajuste, o corrige el documento si eso es lo que está mal |
| Marcar a mano la casilla Reconciled para prolijar una línea difícil | Se rechaza sin un enlace de origen — y con razón: "conciliada" sin una explicación es exactamente el hueco que las auditorías existen para encontrar | Hazla coincidir con su documento, o regístrala mediante un ajuste; el sello entonces se escribe solo |
| Eliminar y volver a importar líneas para corregir errores de tipeo pequeños | Las líneas que ya coincidieron rechazan la eliminación, y las reimportaciones arriesgan duplicados en las que siguen abiertas | Edita las líneas sin coincidencia en el mismo lugar (son editables hasta que se concilian) |
| Ignorar la columna Type en comisiones e intereses | Cada persona que lea el extracto después de ti tendrá que redescubrir que estas líneas necesitan registrarse, no hacer coincidencia | Define Fee / Interest al importar — es documentación que beneficia a toda la conciliación |
Qué sigue
- Coincidencia manual y desemparejamiento — trabajar las líneas a mano.
- Coincidencia automática con IA — dejar que el motor lo haga.
- Importación de extractos bancarios — de dónde vienen las líneas.
Preguntas frecuentes
La caracterización del banco — Fee e Interest en particular vale la pena definirlos al importar, porque le indican a cualquiera que lea la conciliación más adelante que "esto necesita un ajuste o una regla, no una coincidencia con un documento".
La coincidencia es uno a uno por diseño. El caso real de muchos a uno — varios recibos en un mismo depósito bancario — se resuelve desde el otro lado: agrúpalos en un Depósito bancario y haz coincidir el depósito con la única línea.
"Statement line amount cannot be zero." — un movimiento en cero no explica nada y nunca puede coincidir con nada. Los bancos a veces imprimen filas informativas en cero; omítelas al importar.
La respuesta de auditoría a "¿quién dice que estos elementos van juntos, y cuándo lo dijo?". Cada coincidencia los sella; cada desemparejamiento los limpia. Combinado con Match Type (Auto, Manual, Rule-Based, AI-Suggested, Adjustment), un extracto terminado documenta no solo qué explicó cada línea, sino cómo se hizo la conexión.
Monto y fecha — no ("Cannot edit a reconciled statement line."). Son lo que la coincidencia afirmó, así que cambiarlos implica desemparejar primero, deliberadamente, luego editar y volver a hacer coincidir. Si la conciliación ya está completada, reábrela antes de todo eso.
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