Dimensiones de contabilización
Una dimensión de contabilización es una forma adicional de segmentar tus cifras — por departamento, proyecto, centro de costos, propiedad, región o cualquier otra cosa sobre la que informe tu negocio. Tu catálogo de cuentas te dice qué es una transacción (ingresos, alquiler, salarios). Una dimensión te dice a qué parte del negocio pertenece — sin inflar tu catálogo con cientos de cuentas casi duplicadas como “Alquiler – Londres”, “Alquiler – París”, “Alquiler – Nueva York”.
REDA lleva tus dimensiones hasta el asiento individual del libro mayor, de forma automática, usando un mapa de contabilización configurable — la lista de campos que fluyen de un documento al libro mayor. Este artículo es la referencia completa: qué registros llevan el mapa de contabilización, cómo se ejecuta la coincidencia de dimensiones al momento de contabilizar para cada tipo de documento (incluidos los activos) y cómo un administrador configura una — todo sin código.
Por qué usar dimensiones en lugar de más cuentas
Imagina que alquilas oficinas en tres ciudades y quieres reportar el alquiler por ciudad. Tienes dos opciones:
| Más cuentas | Una cuenta + una dimensión | |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Alquiler – Londres, Alquiler – París, Alquiler – NY… (crece sin fin) | Una sola cuenta de “Alquiler” |
| Para agregar una ciudad | Crear cuentas nuevas, capacitar a todos de nuevo | Solo elige la nueva ciudad en el campo Ubicación |
| Informes | Sumar grupos de cuentas manualmente | Agrupar la única cuenta por la dimensión |
| Análisis cruzado | Difícil — la explosión de cuentas se multiplica | Fácil — segmenta el mismo libro mayor por cualquier dimensión |
Las dimensiones mantienen tu catálogo de cuentas limpio y tu análisis flexible — una práctica estándar en todo ERP serio. REDA simplemente lo convierte en configuración, no en un proyecto.
Dónde reside el mapa de contabilización
El mapa de contabilización existe en 16 tipos de registros, y no todos cumplen el mismo papel. Hay un destino, un conjunto de orígenes de contabilización que el motor lee al momento de contabilizar, y algunos registros que llevan el mapa de contabilización únicamente para que tus dimensiones se mantengan consistentes en los informes y la conciliación. Reconoce cuál es cuál y todo el sistema cobra sentido.
1. El destino — a dónde llegan las dimensiones
| Registro | Función |
|---|---|
| Transacción contable | El destino. Cada dimensión que quieras en el libro mayor debe existir aquí como campo y estar incluida en el mapa de contabilización de este registro. Los campos contables estándar (Entidad, Cuenta contable, Período, Libro mayor) no son dimensiones — el motor los mapea directamente, así que nunca los agregues al mapa de contabilización. |
2. Orígenes de contabilización — leídos al momento de contabilizar
Cuando contabilizas uno de estos, el motor lee su mapa de contabilización y graba los valores en las transacciones resultantes:
| Registro | Nivel | Notas |
|---|---|---|
| Factura de venta | Encabezado | También abarca las notas de crédito (una factura de venta de ese tipo). |
| Factura de compra | Encabezado | También abarca las notas de crédito de proveedor (una factura de compra de ese tipo). |
| Asiento contable | Encabezado | Se combina con la línea de abajo — el único documento con dimensiones por línea. |
| Línea de asiento | Línea | Los valores de la línea prevalecen sobre el encabezado del asiento para el mismo campo. |
| Recibo de caja | Encabezado | Alimenta tanto los asientos del propio recibo como sus aplicaciones. |
| Desembolso | Encabezado | Alimenta tanto los asientos del propio pago como sus aplicaciones. |
| Activo fijo | Encabezado | Origen de todos los asientos de activos — depreciación, baja, deterioro, capitalización. |
| Orden de compra | Encabezado | No se contabiliza directamente — las dimensiones se propagan a las líneas de la factura de compra emparejada (ver más abajo). |
3. Asignación de gastos — propagada a través de un asiento
| Registro | Fluye hacia |
|---|---|
| Lote de asignación de facturas de compra | El encabezado del asiento contable generado |
| Asignación de factura de compra | La línea del asiento contable generado (prevalece sobre el encabezado) |
| Elemento de asignación de gastos | Lleva las dimensiones a través del cálculo de asignación |
La asignación de gastos no se contabiliza directamente — construye un asiento contable y deja que ese se contabilice. Las dimensiones de la asignación viajan al encabezado y a las líneas del asiento, de modo que los asientos finales del libro mayor las heredan exactamente igual que cualquier asiento.
4. Paridad y conciliación — llevan dimensiones, pero no se contabilizan
| Registro | Por qué lleva las dimensiones |
|---|---|
| Presupuesto y Línea presupuestaria | Para que las cifras presupuestadas lleven las mismas dimensiones que los valores reales — así la comparación de presupuesto contra real es equivalente por departamento, proyecto, etc. Los presupuestos nunca crean transacciones contables. |
| Línea de instantánea de antigüedad | Las filas de informes de cuentas por cobrar/por pagar en un momento dado llevan las mismas dimensiones para que la antigüedad pueda segmentarse igual que el libro mayor en vivo. |
| Regla de cuenta bancaria | Permite que las reglas de conciliación bancaria automática hagan referencia a tus dimensiones al proponer coincidencias. |
Cómo se ejecuta la coincidencia — documento por documento
Al contabilizar, el motor combina las dimensiones de un origen de encabezado y (cuando existe) de un origen de línea, y luego graba el resultado en cada transacción. Lo que cuenta como encabezado y como línea difiere según el documento — y esa diferencia es lo más importante que hay que entender aquí:
| Cuando contabilizas… | Dimensiones de encabezado desde | Dimensiones de línea desde | Resultado neto |
|---|---|---|---|
| Factura de venta / Nota de crédito | El encabezado de la factura | — (las líneas de factura de venta no llevan dimensiones) | Cada asiento hereda las dimensiones de la factura |
| Factura de compra / Nota de crédito de proveedor | El encabezado de la factura | — | Cada asiento hereda las dimensiones de la factura |
| Asiento contable | El encabezado del asiento | La línea del asiento | Dimensiones por línea — la línea prevalece donde se define, si no fluye el encabezado |
| Recibo de caja | El encabezado del recibo | — | Las dimensiones del recibo en sus asientos |
| Aplicación de recibo de caja | El recibo de caja padre | — | Los asientos de la aplicación heredan las dimensiones del recibo |
| Desembolso | El encabezado del pago | — | Las dimensiones del pago en sus asientos |
| Aplicación de desembolso | El desembolso padre | — | Los asientos de la aplicación heredan las dimensiones del pago |
| Aplicación de nota de crédito | La nota de crédito padre | — | Heredan las dimensiones de la nota |
| Aplicación de nota de crédito de proveedor | La nota de crédito de proveedor padre | — | Heredan las dimensiones de la nota |
| Activo fijo (depreciación, baja, deterioro, capitalización) | El encabezado del Activo fijo | — | Cada asiento del activo hereda las dimensiones del activo |
Activos: el origen de la dimensión es el Activo fijo
Los asientos de activos merecen una mención especial porque la gente espera encontrarlos en el libro de activos. No es así. El registro Libro de activos no lleva dimensiones propias — en cambio, cada transacción de activo (un cargo de depreciación, una ganancia/pérdida por baja, un deterioro, una capitalización) toma sus dimensiones del Activo fijo mismo. Y como un activo suele nacer de una orden de compra, las dimensiones se propagan todo el camino:
Define Centro de costos = Operaciones en la orden de compra, y fluye al activo al momento de crearlo, y luego a cada asiento de depreciación que el activo genere alguna vez — sin volver a capturarlo, durante toda la vida del activo.
Órdenes de compra: las dimensiones se propagan, no se contabilizan
Una orden de compra está fuera del balance general — nunca crea asientos del libro mayor por sí sola. Su mapa de contabilización existe para que, cuando una factura de compra se empareja con la orden de compra, las dimensiones de la orden fluyan a las líneas de la factura de compra emparejada. Las dimensiones luego se graban en el libro mayor cuando se contabiliza la factura de compra — la orden de compra las siembra, la factura de compra las entrega.
La regla de combinación, con precisión
Para cualquier contabilización, el motor resuelve cada dimensión así:
Configurar una nueva dimensión (administrador)
Para analizar todo por, digamos, Centro de costos, un administrador hace esto una sola vez:
A partir de la siguiente contabilización, cada asiento del libro mayor lleva el Centro de costos. Sin versión nueva, sin desarrollador, sin tiempo de inactividad.
Dimensiones, agrupación, inmutabilidad e informes
- Forman parte de la agrupación. Cuando la contabilización agrupada está activada, las líneas solo se resumen juntas si comparten la misma cuenta y los mismos valores de dimensión. Dos líneas de alquiler para distintos centros de costos permanecen separadas — nunca pierdes el desglose por el resumen.
- Son inmutables como todo campo del libro mayor. Una vez grabada, una dimensión en una Transacción contable no se puede editar — y cualquier dimensión que agregues al mapa de contabilización de la Transacción contable queda bloqueada automáticamente, sin configuración adicional.
- Impulsan tus informes. Como el valor reside en cada asiento, puedes generar un estado de resultados por departamento o un informe de costos por proyecto — y, como los registros de Presupuesto y de Antigüedad llevan las mismas dimensiones, comparar esos contra el presupuesto y rastrearlos a través de la antigüedad.
- Pueden acotar el cierre de fin de año. La pantalla de Cierre de fin de año ofrece Filtros de dimensión opcionales construidos a partir de estos mismos campos — puedes cerrar el estado de resultados solo para valores de dimensión seleccionados, y las líneas del asiento de cierre llevan los valores elegidos.
Qué sigue
- Cómo funciona la contabilización — dónde se adjuntan las dimensiones durante la contabilización.
- Transacciones contables — las líneas que las dimensiones etiquetan.
- Contabilización agrupada vs. por línea — cómo las dimensiones afectan la agrupación.
- Prácticas recomendadas de configuración del catálogo de cuentas — dimensiones en lugar de cuentas adicionales.
- Filtros de informes — segmenta los informes por dimensión.
Preguntas frecuentes
No — y esto es por diseño, no una limitación. Las facturas de venta y las facturas de compra graban las dimensiones a nivel de encabezado para que el documento se mantenga cuadrado dentro de cada dimensión: el lado por cobrar (o por pagar) y el lado de ingresos (o gastos) llevan los mismos valores de dimensión, de modo que cada dimensión netea a cero. Permitir dimensiones distintas por cada línea de factura dejaría la única línea de cuentas por cobrar/por pagar descuadrada frente a las líneas divididas de ingresos/gastos. El asiento contable es el único documento con verdaderas dimensiones por línea — porque ahí quien prepara el asiento redacta cada línea y es responsable de mantener las dimensiones cuadradas. Si necesitas un control dimensional genuinamente línea por línea, un asiento contable es la herramienta adecuada.
Del registro de Activo fijo — no del libro de activos, que no lleva dimensiones propias. Las dimensiones fluyen Orden de compra → Activo fijo → asiento del libro mayor, por lo que cada asiento de depreciación, baja, deterioro y capitalización hereda automáticamente las dimensiones del activo durante toda la vida del activo.
Casi siempre es una de tres cosas: (1) el nombre subyacente del campo difiere entre el documento de origen y el asiento del libro mayor; (2) el campo no está en el mapa de contabilización en ambos lugares; o (3) lo agregaste a un origen que no se contabiliza directamente (por ejemplo, una orden de compra — sus dimensiones solo aparecen una vez que se contabiliza la factura de compra emparejada). Un valor sin un campo del libro mayor que coincida se omite de forma silenciosa por diseño.
No. Es pura configuración — crea campos que coincidan, agrégalos al mapa de contabilización en ambos lados y muéstralos en el formulario. El motor de contabilización se encarga de la copia sin código.
Por paridad. Los presupuestos llevan las mismas dimensiones que los valores reales para que la comparación de presupuesto contra real sea equivalente, y las instantáneas de antigüedad las llevan para que las cuentas por cobrar/por pagar de fin de período puedan segmentarse exactamente igual que el libro mayor en vivo. Nunca crean transacciones contables — las dimensiones solo mantienen tu análisis consistente en toda la aplicación.
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