Cómo fluyen los valores predeterminados hacia las entidades

Tus valores predeterminados de contabilidad no hacen nada hasta que llegan a una entidad — ahí es donde las cuentas se usan realmente para contabilizar. Este artículo explica exactamente cómo una nueva entidad obtiene sus cuentas contables predeterminadas: qué valores predeterminados se eligen, cómo se copian, y qué significa eso en la práctica. Para saber qué son los valores predeterminados, consulta Descripción de los valores predeterminados de contabilidad.

Ocurre una sola vez — en el momento de la creación

Los valores predeterminados fluyen hacia una entidad en el momento en que la entidad se crea. REDA busca los valores predeterminados correctos, copia las cuentas en la nueva entidad, y a partir de ahí la entidad es dueña de sus propias cuentas. Esto es una copia única, no un enlace en vivo — cambiar un valor predeterminado más adelante no vuelve atrás para actualizar entidades que ya existen.

Qué valores predeterminados se eligen

REDA elige el registro de valores predeterminados más específico para el territorio de la entidad, subiendo por la jerarquía hasta encontrar uno:

1. El territorio propio de la entidad — si ese territorio tiene un registro de valores predeterminados, es el que gana.
2. El territorio padre — si el territorio hijo no tiene registro, REDA usa el del padre.
3. Los valores predeterminados globales — el comodín que se usa cuando ni el territorio ni su padre tienen registro.

Por ejemplo: una nueva entidad en California (hijo de Estados Unidos) usa el registro de valores predeterminados de California si existe uno; si no, el registro de Estados Unidos; si ninguno existe, los valores predeterminados globales.

Si no existe ningún registro en ningún nivel — ni registro de territorio, ni registro del padre, ni registro global — la entidad se crea con sus cuentas contables predeterminadas vacías, y debes establecerlas en la entidad antes de que pueda contabilizar.

Un ejemplo práctico: Meridian Property Group tiene un registro de valores predeterminados globales (creado mediante la carga inicial) y un registro de valores predeterminados de territorio, en Brasil, donde las reglas locales exigen cuentas de control distintas. Cuando Meridian crea su entidad brasileña, se elige el registro de Brasil; cuando crea sus entidades de EE. UU., el Reino Unido e India — cuyos territorios no tienen un registro de valores predeterminados propio — se elige el registro global. Cuatro entidades, un solo lugar para mantener la línea base, una excepción regional deliberada.

El registro elegido se usa como un todo

Cómo se copian las cuentas

Una vez elegido el registro correcto, REDA copia cada cuenta predeterminada en la nueva entidad — pero solo en los campos que la entidad aún no tiene. Dicho de otro modo:

• Cualquier cuenta que hayas establecido tú mismo en la nueva entidad se conserva.
• Toda cuenta que hayas dejado en blanco se completa a partir del registro de valores predeterminados elegido.

Así puedes anular una cuenta individual en una entidad específica al momento de crearla, y REDA completa el resto a partir de los valores predeterminados.

La entidad es el nivel que realmente contabiliza

Vale la pena precisar qué leen las transacciones. Cuando una factura de compra se contabiliza, acredita la cuenta de CxP predeterminada de la entidad; cuando un recibo queda sin aplicar, acredita la cuenta de efectivo sin aplicar predeterminada de la entidad. Los registros globales y de territorio existen solo para completar esos campos de la entidad en el momento de la creación — después de eso, la entidad es la única fuente de verdad para sus propias contabilizaciones, y cualquier cambio que hagas en la entidad surte efecto de inmediato en sus futuras transacciones.

La entidad también tiene valores predeterminados que nunca formaron parte del conjunto global ni del de territorio — la Cuenta bancaria predeterminada, las cuentas de diferencia cambiaria realizada y no realizada, las cuentas por pagar y por cobrar de retención de impuestos, la compensación de dimensiones, y las cuentas de descuento en ventas y compras. Esas se configuran directamente en cada entidad a medida que se ponen en uso las funciones correspondientes; ningún registro de valores predeterminados las provee.

Después de la creación

Una vez que una entidad existe, sus cuentas son suyas. Cambiar un valor predeterminado global o de territorio después afecta solo a las entidades nuevas creadas a partir de ese momento — las entidades existentes conservan las cuentas que se les asignaron. Para cambiar las cuentas de una entidad existente, edítalas directamente en la entidad. Por eso vale la pena dejar bien configurados tus valores predeterminados antes de crear tus entidades.

Qué sigue

1. Descripción de los valores predeterminados de contabilidad — los conceptos detrás de los valores predeterminados.
2. Configuración de valores predeterminados de contabilidad — cómo configurarlos.
3. Descripción de los territorios — de dónde se originan los valores predeterminados.
4. Códigos de territorio y códigos completos — cómo se construyen los códigos.

Preguntas frecuentes